W sądzie nie tylko trzeba mieć rację, należy również potrafić ją przedstawić we właściwy sposób oraz zrobić to w zgodzie z zasadami proceduralnymi. Duży nacisk kładziony jest tutaj na terminy. Wiele z nich ma tzw. termin zawity – ich niedochowanie może być jednoznaczne z przegraną w postępowaniu. Na szczęście strona ma możliwość przywrócenia terminu, musi jednak wykazać, że nie ponosi winy za zaistniałą sytuację, tj. musi mieć dobry powód uzasadniający brak podjęcia konkretnej czynności w odpowiednim czasie. Czy jednak choroba pełnomocnika spółki może być traktowana jako takie usprawiedliwienie?
Czynność podjęta po terminie jest bezskuteczna
Możliwość przywrócenia terminu w postępowaniu sądowo-administracyjnym jest wyjątkiem od reguły. Zasadą generalną jest bowiem, że czynność prawna podjęta przez stronę po upływie terminu jest bezskuteczna. Uchybienie terminu w postępowaniu sądowym ma miejsce, gdy w czasie trwania terminu wyznaczonego do dokonania określonej czynności procesowej strona nie wykona tego obowiązku. Pozostaje przy tym bez znaczenia, jakie są przyczyny takiego stanu rzeczy. To, czy możemy przypisać stronie winę lub jej brak, ma znaczenie dopiero w kwestii możliwości przywrócenia terminu przez sąd.
Zatem zawsze, kiedy dana czynność, np. wniesienie skargi na decyzję organu administracyjnego, zostanie podjęta po czasie wskazanym w ustawie, uznaje się ją za bezskuteczną z mocy samego prawa (nie musi tego potwierdzać sąd lub inny organ państwowy).
Niedochowanie terminu, oprócz bezskuteczności, może mieć jeszcze inne konsekwencje. Otóż może ono prowadzić do nałożenia przez sąd administracyjny na stronę obowiązku zwrotu kosztów postępowania stronie przeciwnej, jeżeli w ocenie sądu takie zachowanie kwalifikuje się jako niesumienne lub oczywiście niewłaściwe (są to jednak sytuacje niezwykle rzadkie).
Na marginesie warto wspomnieć, że omawiana zasada dotyczy jedynie dokonania czynności „po” terminie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy taka czynność zostanie podjęta jeszcze „przed” rozpoczęciem biegu terminu. Czynność podjęta z wyprzedzeniem, nawet jeżeli zostanie uznana za wadliwą, może wywoływać rezultaty prawne. W takim wypadku wadliwość można „uzdrowić” poprzez uzupełnienie braków formalnych, dokonywanych na wezwanie sądu administracyjnego.
Możliwość przywrócenia terminu – nie dla wszystkich!
Uchybienie terminu prowadzi do bezskuteczności danej czynności prawnej, a to z kolei może nieraz oznaczać przegraną w sprawie. Jest to zatem bardzo daleko idąca negatywna konsekwencja. Aby jednak nie karać stron, które nie miały wpływu na okoliczności danej sprawy, prawodawca wprowadził możliwość przywrócenia terminu. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny, racjonalny prawodawca jest w pełni świadomy, że niejednokrotnie do uchybienia terminu w postępowaniu sądowo-administracyjnym może dojść z uwagi na wystąpienie przyczyn obiektywnych, niezawinionych przez podmiot dopuszczający się uchybienia (por. postanowienie NSA z 8 marca 2011 roku, sygn. akt: II OZ 142/11).
Aby jednak takie przywrócenie było możliwe, strona musi podjąć inicjatywę w działaniu. Przywrócenie terminu jest bowiem możliwe wyłącznie na wniosek strony. Pismo należy wnieść do sądu, w którym czynność miała być dokonana, w ciągu 7 dni od czasu ustania przyczyny uchybienia terminu. Sam wniosek to jednak nie wszystko, trzeba jeszcze uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy strony w uchybieniu terminu.
Intencją ustawodawcy przy tworzeniu przepisów regulujących instytucję przywrócenia terminu było umożliwienie stronie obrony swoich praw czy interesów w sytuacji, gdy upływ terminów procesowych wywołał dla niej negatywne skutki prawne, przy jednoczesnym założeniu, że strona dołożyła wszelkich możliwych starań, aby takich negatywnych konsekwencji uniknąć. Pierwszorzędne znaczenie dla rozpoznania wniosku o przywrócenie terminu do dokonania czynności w postępowaniu sądowym ma ustalenie, że fakt uchybienia przez stronę terminu nie nastąpił z jej winy (por. postanowienie NSA z 23 sierpnia 2013 roku, sygn. akt: II OZ 663/13).
Brak winy przesłanką przywrócenia terminu
Przesłanek przywrócenia terminu jest kilka, jednak najważniejszą z nich jest brak winy strony w uchyleniu terminu. Ostatecznie bowiem to od oceny sądu zależy, czy strona będzie mogła dokonać danej czynności procesowej. Konieczne jest zatem wykazanie, że pomimo dochowania należytej staranności strona nie była w stanie podjąć czynności w terminie.
Sąd przy badaniu wspomnianej „staranności” przyjmuje obiektywny miernik staranności, której można wymagać od każdego należycie dbającego o swoje interesy. Brak winy oznacza, że strona nie miała realnej możliwości działania oraz że nie miała wiedzy o przeszkodzie lub nie mogła przewidzieć, że taka przeszkoda powstanie.
W przypadku spółki oceniane jest działanie podmiotu działającego w jej imieniu. Dlatego też wszystko może tutaj zależeć od tego, czy reprezentacja podmiotu jest jednoosobowa, czy wieloosobowa, oraz czy spółka działa przez pełnomocnika profesjonalnego, czy też nie. W tym wypadku, oprócz samej przyczyny niedokonania czynności, sąd bada również, czy spółka:
- miała możliwość działania przez innych członków zarządu lub pełnomocników,
- podjęła działania w celu zapewnienia zastępstwa w razie braku dyspozycyjności reprezentanta,
- prawidłowo monitorowała przebieg postępowania i terminy sądowe.
Jak bowiem podkreśla się w piśmiennictwie, w przypadku reprezentacji strony przez kancelarię prawną zatrudniającą wielu prawników choroba jednego z nich nie może automatycznie oznaczać braku winy strony w uchybieniu terminowi. W przypadku pełnomocnika prowadzącego jednoosobową kancelarię sytuacja wygląda nieco inaczej. Jeżeli pełnomocnik rzeczywiście nie był w stanie działać, trudno, aby powierzył sprawy swojego klienta innemu (obcemu) prawnikowi, z którym do tej pory nie współpracował, i tym samym, któremu nie może całkowicie zaufać.
Oprócz braku winy w uchybieniu terminowi strona musi jeszcze:
- złożyć wniosek o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni, licząc od ustania przyczyny uchybienia (nie od dnia upłynięcia terminu);
- wraz z wnioskiem dokonać czynności, której termin dotyczył, np. złożyć skargę, zażalenie.
Choroba pełnomocnika spółki – czy zawsze oznacza brak winy?
Choroba pełnomocnika jak najbardziej może zostać uznana za przeszkodę uniemożliwiającą dochowanie terminu, o ile była ona obiektywna i nieusuwalna w danym momencie. Przy czym choroba ta musi mieć charakter niespodziewany lub musi wystąpić nagłe pogorszenie stanu zdrowia, którego nie dało się przewidzieć. Brak winy w tym wypadku wystąpi, jeżeli z powodu choroby pełnomocnik nie miał możliwości podjęcia danej czynności procesowej osobiście lub za pośrednictwem innych osób (tj. nie miał realnej możliwości kontaktu z klientem oraz/lub substytutem).
Za brakiem winy w uchybieniu może przemawiać choroba, ale nie każda, a wyłącznie taka, która miała nagły i obłożny charakter, obiektywnie uniemożliwiająca podjęcie działań albo wyręczenie się inną osobą. Przykładem jest taki rodzaj dolegliwości, który przyszedł nagle, był nie do przewidzenia, a stopień zaburzenia był na tyle znaczny, że chory wymagał pomocy osób trzecich i opieki przy wykonywaniu podstawowych czynności.
Nagła choroba pełnomocnika musi być przy tym stwierdzona zaświadczeniem lekarskim, które potwierdza, że stan zdrowia w danym okresie uniemożliwiał prowadzenie spraw i dokonywanie czynności procesowych mocodawcy. Trzeba mieć jednak na uwadze, że samo zwolnienie lekarskie nie jest potwierdzeniem braku winy strony w uchybieniu terminu, niekoniecznie wyklucza bowiem możliwość dokonania czynności procesowej przez stronę bądź zlecenia tego innej osobie, zwłaszcza gdy z treści zwolnienia lekarskiego wynika możliwość chodzenia (por. postanowienie NSA z 26 czerwca 2008 roku, sygn. akt: I OZ 428/08).
Czy choroba musi trwać przez cały czas trwania terminu?
Choroba pełnomocnika musi mieć charakter „nagły”, tzn. że przychodzi niespodziewanie. Ile jednak musi trwać, aby można ją było uznać za usprawiedliwienie w niedochowaniu terminu? Wystarczy 1 dzień w trakcie trwania terminu. Czy może musi się utrzymywać przez cały ten okres? Z odpowiedzią przyszedł Naczelny Sąd Administracyjny w swoim niedawnym postanowieniu, w którym uznał, że znaczenie ma wyłącznie stan zdrowia pełnomocnika w ostatnim dniu do dokonania czynności procesowej. Wynika to z faktu, że strona nie ma prawnego obowiązku dokonywania czynności procesowych wcześniej niż do końca ostatniego dnia terminu. Sąd nie może odrzucić wniosku o przywrócenie terminu, uznając, że pełnomocnik (lub inny reprezentant) zachorował pod koniec wskazanego mu czasu na dokonanie konkretnej czynności, natomiast należyta staranność nakazuje działać jak najprędzej, nie czekając do samego końca terminu (por. postanowienie NSA z 29 sierpnia 2024 roku, sygn. akt: I FZ 150/24).
Możliwość przywrócenia terminu – jak wygląda to od strony procesowej?
Możliwość przywrócenia terminu ma każdy uczestnik postępowania, o ile spełni on określone przesłanki materialne i procesowe. Wszystko tutaj tak naprawdę zależy od działania strony. Sąd nie wzywa z urzędu do złożenia wyjaśnień, czemu strona uchybiła terminowi.
Spółka musi zatem złożyć odpowiedni wniosek oraz jednocześnie dokonać czynności procesowej, której termin dotyczy. Pismo przy tym musi być odpowiednio umotywowane i udokumentowane.
Odpowiednie wykazanie należytej staranności i braku winy nie oznacza jednak obowiązku tego udowodnienia, a jedynie uprawdopodobnienia. Takie uprawdopodobnienie jest środkiem zastępczym wobec dowodu i jako takie nie daje pewności, lecz tylko wiarygodność i prawdopodobieństwo twierdzenia o określonym fakcie. Wskazuje się, że pojęcie uprawdopodobnienia sprowadza się do: postępowania zmierzającego do stwierdzenia istnienia lub nieistnienia określonego zdarzenia, czynności podjętej w ramach postępowania, wyniku tego postępowania bądź wreszcie do zastępczego środka dowodowego. Z tego powodu uprawdopodobnienie określane jest jako ułatwione postępowanie dowodowe, postępowanie zmierzające do uwiarygodnienia twierdzeń, surogat, namiastka dowodu bądź środek zastępczy dowodu niedający pewności, lecz jedynie prawdopodobieństwo (por. postanowienie NSA z 6 marca 2014 roku, sygn. akt: I OZ 153/14).
Oznacza to, że sąd nie przeprowadza szczegółowego postępowania dowodowego, a ocenia, czy strona ubiegająca się o przywrócenie terminu dołożyła wszelkich starań i wysiłków w celu wyjaśnienia przyczyn swojego uchybienia. Instytucja uprawdopodobnienia jest przy tym dalece mniej rygorystyczna niż udowodnienie danej okoliczności. W praktyce spółka jest zobowiązana jedynie w sposób wiarygodny uzasadnić okoliczności, które spowodowały niemożność dokonania czynności w terminie, bez konieczności wykazywania ich w sposób ostateczny.
