E-mail jako dowód w sprawie gospodarczej – kiedy wiadomość elektroniczna ma moc dowodową?

Świat idzie do przodu. Wiele aspektów naszego życia przeszło do internetu. W zasadzie wszystko można już tam załatwić – również, jeżeli chodzi o poważne, zawiłe sprawy biznesowe. W realiach współczesnego obrotu gospodarczego wiele ustaleń pomiędzy przedsiębiorcami odbywa się zdalnie – przez e-maile, komunikatory, systemy CRM czy nawet aplikacje mobilne. Spotkania twarzą w twarz oraz tradycyjna korespondencja papierowa odgrywają coraz mniejszą rolę. Zmiany te, mimo że wiele ułatwiają, to wprowadzają również niemałe problemy, szczególnie jeżeli chodzi o kwestie zawierania umów. Czy bowiem kontrakt zawarty za pośrednictwem elektronicznej skrzynki pocztowej jest tak samo ważny prawnie, jak umowa z własnoręcznym podpisem? Pojawia się zatem pytanie – czy e-mail jako dowód w sprawie gospodarczej ma taką samą moc, jak dokumenty papierowe?

Sprawa gospodarcza – czyli co dokładnie?

Może się wydawać, że wyjaśnianie, czym jest sprawa gospodarcza, nie ma większego sensu. Każdy przecież wie, że chodzi tu o sprawy między przedsiębiorcami i ewentualnie te na linii przedsiębiorca-konsument. Mówimy tu jednak o postępowaniu sądowym, a dokładnie dowodowym. To natomiast jest mocno sformalizowane. Przepisy prawa w tym wypadku dokładnie wskazują, co możemy traktować jako sprawy gospodarcze.

Jak czytamy w art. 458² § 1 kpc, sprawami gospodarczymi są sprawy:

1. ze stosunków cywilnych między przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, również w sytuacji, gdy którakolwiek ze stron zaprzestała prowadzenia działalności gospodarczej;
2. ze stosunku spółki oraz dotyczące roszczeń, o których mowa w art. 21¹²-21¹⁴, art. 291-300, art. 300¹²³-300¹³⁴ i art. 479-490 ksh;
3. przeciwko przedsiębiorcom o zaniechanie naruszania środowiska i przywrócenie do stanu poprzedniego lub o naprawienie szkody z tym związanej oraz o zakazanie albo ograniczenie działalności zagrażającej środowisku;
4. z umów o roboty budowlane oraz ze ściśle związanych z procesem budowlanym umów służących wykonaniu robót budowlanych;
5. z umów leasingu;
6. przeciwko osobom odpowiadającym za dług przedsiębiorcy, także posiłkowo lub solidarnie, z mocy prawa lub czynności prawnej;
7. między organami przedsiębiorstwa państwowego;
8. między przedsiębiorstwem państwowym lub jego organami a jego organem założycielskim lub organem sprawującym nadzór;
9. z zakresu prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego;
10. o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu, którym jest orzeczenie sądu gospodarczego prawomocne lub podlegające natychmiastowemu wykonaniu albo ugoda zawarta przed tym sądem;
11. o pozbawienie wykonalności tytułu wykonawczego opartego na prawomocnym lub podlegającym natychmiastowemu wykonaniu orzeczeniu sądu gospodarczego albo ugodzie zawartej przed tym sądem.

Dowód w sprawie gospodarczej

Wyjaśnienie dokładnie tego, czym jest sprawa gospodarcza, było potrzebne również dlatego, że postępowanie dowodowe w tego typu postępowaniach nieco różni się od zwykłego postępowania dowodowego w procedurze cywilnej.

Zgodnie z art. 458¹¹ kpc czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem, o którym mowa w art. 77³ kc, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych. Z przepisu tego wynika znaczne ograniczenie dowodowe. Nie można już bowiem uznać, że dowodem w sprawie gospodarczej może być wszystko, co w jakiś sposób uzasadnia istnienie określonego faktu.

Prawodawca uznał, że przedsiębiorca działający w obrocie gospodarczym powinien wykazywać się profesjonalizmem również w zakresie gromadzenia dowodów. Oznacza to konieczność utrwalania istotnych zdarzeń i czynności, tak aby w razie sporu możliwe było przedstawienie odpowiednich dokumentów. Chodzi przede wszystkim o działania własne, a szczególnie o oświadczenia woli lub wiedzy, które mogą prowadzić do powstania, zmiany albo wygaśnięcia uprawnień wynikających z istniejącego stosunku prawnego, jak choćby odbiór robót, stwierdzenie wady czy zawiadomienie kontrahenta.

Z tego też powodu omawiany przepis ustanawia zasadę, zgodnie z którą czynności strony powinny być udowodnione dokumentem w rozumieniu art. 77³ kc. W piśmiennictwie podkreśla się jednak, że pojęcie dokumentu w tym kontekście należy rozumieć możliwie szeroko. Nie powinno się go utożsamiać wyłącznie z pismem lub tekstem zapisanym na papierze. Dokumentem może być każdy nośnik, który pozwala zapoznać się z treścią zawartych na nim informacji. Dodatkowo przewidziano wyjątek – jeśli strona wykaże, że z przyczyn od siebie niezależnych nie może przedstawić dokumentu potwierdzającego daną czynność, wymóg ten nie obowiązuje. W takiej sytuacji dopuszczalne jest posłużenie się innymi środkami dowodowymi (por. T. III red. Marciniak 2020, wyd. 1/Robert Kulski, art. 458¹¹ kpc).

E-mail jako dowód a dokument

Czym zatem jest dokument i czy jest nim e-mail? Przyjmuje się, że kluczową cechą dokumentu jest to, że zawiera on utrwaloną treść intelektualną, czyli oświadczenie woli albo inne oświadczenie, w takiej formie, która pozwala na jego późniejsze odtworzenie. Treść dokumentu może mieć dowolną formę. Może to być zapis tekstowy, dźwiękowy czy też wizualny, a sam dokument może być zapisany na różnych nośnikach, takich jak papier, plik .doc, .pdf czy mp3.

Dokument wymaga, aby był on „utrwalony”. Należy to rozumieć jako możliwość zapoznania się z treścią dokumentu w przyszłości – niezależnie od tego, w jaki sposób powstał. Co istotne, aby uznać nośnik informacji za dokument, nie jest wymagane, aby był on opatrzony podpisem (odręcznym lub elektronicznym), ani żeby możliwe było jednoznaczne powiązanie go z osobą, która daną treść stworzyła. Tego rodzaju cechy mogą mieć jednak znaczenie przy ocenie wartości dowodowej dokumentu.

Ponadto pojęcie dokumentu obejmuje wszystkie szczególne formy składania oświadczeń woli. Oznacza to, że dokumentem jest zarówno umowa zawarta na piśmie, w formie elektronicznej czy dokumentowej, jak i umowy sporządzone w formach kwalifikowanych, takich jak akt notarialny.

W realiach współczesnego obrotu gospodarczego umowa nie pełni już wyłącznie funkcji aktu, który tworzy, modyfikuje lub rozwiązuje stosunek prawny. Bardzo często jest również narzędziem przekazywania informacji między stronami transakcji – zawiera opisy stanu faktycznego, zapewnienia, deklaracje czy różne wyjaśnienia. Rozumiana w ten sposób umowa może mieć w postępowaniu cywilnym wartość dowodową, pozwalając ustalić określone fakty istotne z punktu widzenia podstawy rozstrzygnięcia. Przykładem może być wykorzystanie treści umowy do udowodnienia, że jedna ze stron działała pod wpływem wady oświadczenia woli (por. red. Gniewek/Machnikowski 2025, wyd. 12/Radosław Strugała, art. 77³ KC).

E-mail jako dowód a forma dokumentowa

Wiemy już, że e-mail jako dowód w sprawie gospodarczej może być jak najbardziej dopuszczony przez sąd. Wiadomość przesyłana przy pomocy poczty wirtualnej traktowana jest bowiem jako dokument. Warto jednak w tej kwestii jeszcze wyjaśnić, czym jest forma dokumentowa, gdyż nie jest to to samo co dokument.

Forma dokumentowa oświadczenia woli jest całkiem świeżym rozwiązaniem cywilnym. Wprowadzono ją do kc jako najmniej sformalizowaną formę czynności prawnych. Aby ją zachować, wystarczy, że treść oświadczenia zostanie utrwalona w sposób pozwalający się z nią zapoznać – na dowolnym nośniku, np. papierze, pliku .pdf, wiadomości SMS czy właśnie e-mail. Ważne jest, aby oświadczenie dało się później odtworzyć. Dla przykładu rozmowa telefoniczna nie spełnia wymogów formy dokumentowej, jednakże już jej nagranie – jak najbardziej.

W praktyce forma dokumentowa najczęściej dotyczy korespondencji e-mailowej, wyciągów z bankowości elektronicznej, formularzy internetowych, dokumentów podpisywanych cyfrowo (ale nie kwalifikowanym podpisem elektronicznym) oraz wiadomości przesyłanych przez różnego rodzaju komunikatory internetowe.

Aby jednak e-mail mógł zostać uznany przez sąd za dowód, musi zawierać dane pozwalające powiązać treść wiadomości z konkretnym nadawcą. Wydruk zrzutu ekranu lub pliku .docx z przekopiowanym tekstem może tutaj nie wystarczyć, gdyż nie przedstawia on tzw. metadanych, czyli technicznych informacji zapisanych w nagłówku wiadomości. W praktyce należy posługiwać się tzw. wiadomością oryginalną, czyli wiadomością wraz z nagłówkiem, w którym widnieją m.in. adres nadawcy, adres odbiorcy, dokładna data i godzina wysyłki, identyfikator serwera pocztowego oraz adresy IP użyte przy wysyłaniu. Metadane te pozwalają ustalić, że wiadomość faktycznie pochodziła z danej skrzynki e-mail, a nie została zmodyfikowana lub wytworzona przez osobę trzecią.

Przykład 1.

Przedsiębiorca otrzymuje od kontrahenta oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Wiadomość została otrzymana na skrzynce gmail.com. Aby taki e-mail mógł stanowić dowód, należy pobrać wiadomość oryginalną wyglądającą następująco:

Identyfikator wiadomości:

Utworzono: 1 grudnia 2025 10.00 (Dostarczono po 93 sekundach)

Od: Jan Kowalski

Do: piotr.nowak@gmail.com

Temat: Odstąpienie od umowy

SPF: PASS, IP 211.87.220.41 

DKIM: 'PASS' z domeną firma-pl.20760602.gappssmtp.com 

DMARC: 'PASS' 

Treść wiadomości:

Oświadczam, że odstępuję od umowy zawartej dnia 10 sierpnia 2025 roku

Jan Kowalski

Forma dokumentowa – istotne, kto złożył oświadczenie

Aby umowa zawarta przez wirtualną skrzynkę pocztową zachowywała formę dokumentową, musi być wiadome, kto dokładnie złożył określone oświadczenie. Zatem warunkiem zachowania formy dokumentowej, poza samym utrwaleniem treści, jest ustalenie osoby składającej oświadczenie. Wystarczy, by istniały obiektywne dane pozwalające zweryfikować jego autora, np. adres e-mail, numer telefonu, IP, analiza pisma lub nagrania. Nie musi być to zawsze podpis własnoręczny lub kwalifikowany.

Ponadto nie ma znaczenia, kto fizycznie utrwalił treść dokumentu – może to być to strona umowy, jak również osoba trzecia (np. pracownik działu informatycznego przedsiębiorcy). Kluczowe jest to, czy dane oświadczenie można przypisać konkretnej osobie.

Przykłady:

1. Jeśli ktoś lekkomyślnie udostępni innemu swoją skrzynkę mailową, a ta osoba wyśle z niej oświadczenie – forma dokumentowa będzie zachowana, a treść może zostać przypisana właścicielowi konta.
2. Jeżeli jednak ktoś wyśle wiadomość z obcego adresu, podszywając się pod inną osobę, forma dokumentowa również będzie zachowana, ale oświadczenia nie będzie można przypisać osobie, której nazwisko widnieje pod wiadomością.

E-mail jako dowód w sprawie gospodarczej – kiedy wiadomość elektroniczna ma moc dowodową?

W sprawach gospodarczych, które coraz częściej załatwiane są online, prawidłowe przedstawienie korespondencji e-mail może przesądzić o wyniku postępowania. Sąd nie ocenia wiadomości wyłącznie po jej treści – wymaga również danych, które pozwalają potwierdzić, czy rzeczywiście jej autorem jest strona procesu. Wiadomość oryginalna z metadanymi jest więc technicznym fundamentem wiarygodności, umożliwiającym powiązanie oświadczenia z konkretną osobą oraz momentem jego złożenia. Dlatego też każdy przedsiębiorca, przygotowując się do ewentualnego sporu z kontrahentem, powinien zadbać o właściwe przechowywanie wiadomości wraz z ich metadanymi.