To, czy daną umowę można zawrzeć w formie skanu lub e-maila – czyli w formie dokumentowej – zależy od konkretnego przypadku, w tym od tego, czy dla danej umowy zostały przewidziane, np. w przepisach lub w umowie, wymogi odnośnie do formy oraz pod jakim rygorem taki wymóg został zastrzeżony. Od jakich sytuacji mogą zależeć formy zawierania umów? Zapoznaj się z poniższym artykułem i dowiedz się więcej o formie czynności prawnej i rygorze, a także innych aspektach związanych z wymogami dla formy dokumentowej.
Forma czynności prawnej – co należy wiedzieć?
Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Zasady tej nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Jednakże mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.
Jeżeli forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony.
Przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
Czynności prawne dotyczące przedsiębiorstwa
Zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Zbycie przedsiębiorstwa należącego do osoby wpisanej do rejestru powinno być wpisane do rejestru. Powyższej zasady nie stosuje się odpowiednio w wypadku wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania.
Zastrzeżenie formy zawierania umów przez strony
Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy.
Gdy jednak strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
Zmiany umowy oraz rozwiązanie, odstąpienie i wypowiedzenie
Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy zawierania umów, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.
Pismo potwierdzające
W wypadku, gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie.
Przykład 1.
Spółka ABC i spółka XYZ zawarły umowę ustną – a zatem bez zachowania formy dokumentowej. Spółka ABC niezwłocznie potwierdziła w skanie przesłanym mailem do spółki XYZ zawarcie umowy. Skan zawierał jednak zmiany i uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści. W takim przypadku strony wiąże umowa o treści określonej w skanie, chyba że spółka XYZ niezwłocznie się temu sprzeciwi w dokumencie przesłanym do spółki ABC.
Forma dokumentowa
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Jak wskazuje orzecznictwo: „Dla złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu wystarczające jest złożenie oświadczenia w jakiejkolwiek postaci umożliwiającej zapoznanie się z jego treścią (pismo, obraz, dźwięk) oraz utrwalenie tej treści na jakimkolwiek nośniku informacji (papier, plik graficzny, plik dźwiękowy). Identyfikacja osoby składającej oświadczenie woli może nastąpić bądź na podstawie treści samego dokumentu, w którym złożone zostało oświadczenie, bądź po sprawdzeniu np. informatycznego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie. Przesłanka ta jest więc spełniona zarówno w odniesieniu do dokumentów, których treść wprost identyfikuje wystawcę dokumentu (podpis na dokumencie, niebędący jednak podpisem własnoręcznym lub elektronicznym – przykładowo: podpis klawiaturowy czy odwzorowany mechanicznie podpis własnoręczny, ale także wzmianka w treści dokumentu określająca osobę składającą oświadczenie), jak i dokumentów zawierających treść anonimową, których sposób sporządzenia lub przekazania odbiorcy pozwala na identyfikację ich wystawcy (adres poczty elektronicznej, z którego dokument został przesłany, adres IP urządzenia sieciowego czy numer telefonu, za pomocą którego wysłana została wiadomość tekstowa)” (wyrok Sądu Okręgowego w Nowym Sączu – III Wydział Cywilny Odwoławczy z 15 lipca 2021 roku, III Ca 307/21).
Od dokumentowej formy zawierania umów należy odróżnić formę elektroniczną.
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Umowa dowodowa
Strony mogą się umówić na wyłączenie określonych dowodów w postępowaniu w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie umowy (umowa dowodowa). W przypadku zawarcia takiej umowy strony powinny dbać o to, aby współpraca, której dotyczą dowody, była dokumentowana z uwzględnieniem zasad wynikających z umowy dowodowej.
Umowę dowodową zawiera się na piśmie pod rygorem nieważności albo ustnie przed sądem. W przypadku wątpliwości uważa się, że umowa późniejsza utrzymuje w mocy te postanowienia umowy wcześniejszej, które da się z nią pogodzić.
Umowa dowodowa zawarta pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu jest nieważna.
Zarzut nieważności lub bezskuteczności umowy dowodowej można podnieść najpóźniej na posiedzeniu, na którym powołano się na tę umowę, a jeśli uczyniono to w piśmie procesowym – najpóźniej w następnym piśmie procesowym albo na najbliższym posiedzeniu.
Objęcie umową dowodową dowodu przeprowadzonego przed sądem przed jej zawarciem nie pozbawia go mocy dowodowej.
Sąd nie dopuści z urzędu dowodu wyłączonego umową dowodową.
Fakty, które miałyby zostać wykazane dowodami wyłączonymi przez umowę dowodową, sąd może ustalić na podstawie twierdzeń stron, biorąc pod rozwagę całokształt okoliczności sprawy.
Dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w przypadku ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.
