Czynny podatnik VAT, który chce zrealizować swoje prawo do odliczenia podatku VAT, musi mieć fakturę wystawioną przez sprzedawcę. W tym zakresie pojawia się pytanie, czy otrzymanie faktury drogą mailową w pliku PDF lub faksem jest zgodne z przepisami i pozwala na skuteczne odliczenie podatku naliczonego.
Rodzaje faktur w rozumieniu przepisów ustawy o VAT a prawo do odliczenia podatku VAT
Z treści art. 106b ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnik dokonujący sprzedaży (odpłatnej dostawy towarów lub odpłatnego świadczenia usług) na rzecz innego podatnika jest obowiązany do wystawienia faktury. Terminy wystawienia faktur zostały określone w art. 106i ustawy o VAT. Natomiast wymagane elementy treści faktury ustawodawca określił w art. 106e ustawy o VAT.
Ustawa o VAT zawiera legalną definicję pojęcia faktury – art. 2 pkt 21 ustawy o VAT – zgodnie z którą faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jak zatem widać, jedną z postaci faktur jest faktura elektroniczna, która również została zdefiniowana w ustawie o VAT. Otóż w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Dodatkowo należy wskazać, że zgodnie z art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż 1 faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
Przez fakturę należy rozumieć nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, która może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, pamiętając o tym, aby zawierała elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Do kwestii wystawiania faktur VAT w formie pliku PDF odniósł się Dyrektor KIS w interpretacji z 11 września 2019 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.432.2019.1.ALN): „W omawianej sytuacji nabywca, akceptując regulamin aplikacji mobilnej, wyraża zgodę na zawarte w tym regulaminie żądanie otrzymywania faktur dokumentujących transakcje sprzedaży na stacji paliw Wnioskodawcy, w formie pliku PDF przesłanego na podany przy rejestracji adres e-mail nabywcy. Tym samym w momencie dokonania przez nabywcę zakupu na stacji Wnioskodawcy, X. w imieniu Wnioskodawcy wyda (przydzieli) fakturę nabywcy na wskazany adres e-mail, za pośrednictwem infrastruktury związanej z aplikacją mobilną pobraną przez nabywcę.
Zatem wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę e-mail, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony (przydzielony)”.
Natomiast za fakturę elektroniczną nie można uznać faktury przesłanej faksem. Podkreśla się bowiem, że faktura elektroniczna od samego początku nie ma postaci papierowej. Jeżeli natomiast mamy do czynienia z wystawieniem faktury papierowej, która następnie jest przesyłana faksem, to tylko z uwagi na użycie faksu nie staje się ona fakturą elektroniczną. W konsekwencji w przypadku przesyłania faktury faksem nie znajduje zastosowania art. 106n ustawy o VAT, a zatem nie jest konieczna akceptacja odbiorcy do otrzymania faktury faksem.
Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych mailem lub faksem
W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymywanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Na podstawie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importownych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).
Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Należy zaznaczyć, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego. Co istotne, przepisy nie różnicują prawa do odliczenia w zależności od tego, czy podatnik dysponuje fakturą elektroniczną, czy papierową.
W tym miejscu warto również zwrócić uwagę na treść art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy których wykorzystaniu podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa, należy stwierdzić, że regulacje podatku VAT dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem.
Tym samym podatnikom przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach od dostawców otrzymanych pocztą elektroniczną bądź faksem w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Podsumowując, należy wskazać, że w przypadku zapewnienia autentyczności oraz integralności faktur stanowią one podstawę do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, nawet jeżeli są przekazywane do odbiorcy w innej formie niż drogą pocztową.
