Poradnik Przedsiębiorcy

Jakie obowiązują formy czynności prawnej?

W Polsce obowiązuje zasada swobody umów, można je zawrzeć ustnie, pisemnie bądź drogą elektroniczną. Kodeks cywilny szczegółowo reguluje dokonywanie czynności prawnych. Jakie są formy czynności prawnej? Sprawdź czytając nasz artykuł!

Obowiązujące formy czynności prawnej 

Tytułem wprowadzenia należy wyjaśnić, że mówiąc o formie dokonywania czynności prawnej, mamy na myśli sposób, w jaki składamy oświadczenia woli, w tym w szczególności sposób, w jaki zawieramy umowy.

Ustawodawca zastrzegając określone formy prawne dla różnego rodzaju umów czy oświadczeń, miał przede wszystkim na uwadze ochronę sytuacji prawnej stron dokonujących tych czynności. Obecnie jednak standardem jest niesformalizowane zawieranie umów – najczęściej drogą mailową. Wiadomość mailowa nie spełnia jednak wymogów formy pisemnej. Co istotne, z punktu widzenia Kodeksu cywilnego nie jest to także czynność dokonana w formie elektronicznej. Odpowiedzią na zmieniające się realia obrotu prawno-gospodarczego ma być właśnie forma dokumentowa.

W prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody formy czynności prawnej, w jakiej strony stosunków prawnych mogą zawierać umowy czy składać inne oświadczenia woli. Oznacza to, że umowę możemy ważnie zawrzeć zarówno ustnie, jak i w sposób dorozumiany (czyli przez każdy inny objaw naszej woli, z którego wynika treść umowy).

Obowiązek zachowania określonej formy czynności prawnej wynikać może między innymi z umowy. Częstą praktyką jest wprowadzanie do umownych przepisów końcowych obowiązku zachowania formy pisemnej (bądź innej) dla wszelkich zmian, odstąpienia czy wypowiedzenia umowy. Przede wszystkim jednak obowiązek taki wynikać będzie z ustawy. Przepisy prawne przewidywały dotychczas następujące formy czynności prawnych:

- pisemną,

- elektroniczną,

- pisemną z podpisami notarialnie/urzędowo poświadczonymi,

- pisemną z datą pewną,

- akt notarialny.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że formy czynności prawnej różnią się ze względu na skutki ich niedochowania. Mogą być zastrzeżone pod rygorem trudności dowodowych. Wtedy w razie niedochowania formy nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na okoliczność dokonania czynności. Rygor ten nie dotyczy jednak czynności między przedsiębiorcami. Forma prawna może być także zastrzeżona pod rygorem nieważności dokonywanej czynności. Niekiedy natomiast czynność prawna będzie musiała zostać powzięta w danej formie, by wywołać określone skutki prawne. Przykładem jest umowa najmu na czas określony przekraczający 1 rok, która powinna być zawarta w formie pisemnej. Skutkiem braku realizacji tego obowiązku jest natomiast uznanie, że taka umowa została ważnie zawarta, ale na czas nieokreślony.

Forma elektroniczna – to nie wiadomość e-mail!

Forma elektroniczna stała się odrębną od pisemnej formą czynności prawnej. Zgodnie jednak z art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Przy czym odrębność obu form przejawia się w tym, że powyższa zastępowalność dotyczy tylko form zastrzeżonych ustawą. Formy elektronicznej wynikającej z umowy, w braku wyraźnego odmiennego uregulowania, nie będzie można zastąpić formą pisemną [E. Gniewek, Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. 8, Warszawa 2017, art. 781 Kodeksu cywilnego].

Powyższa zmiana Kodeksu cywilnego nie oznacza jednak, wbrew potocznemu rozumieniu sformułowania „forma elektroniczna”, że można skutecznie zawrzeć umowę, dla której wymogiem ustawowym jest zachowanie formy pisemnej lub elektronicznej poprzez e-mail. Dla zachowania tej formy Kodeks wymaga posługiwania się tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Co to jest forma dokumentowa?

Kodeks cywilny zawiera definicję dokumentu, którym jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Dochowanie formy dokumentowej, zgodnie z art. 772 Kodeksu cywilnego, polegać ma natomiast na złożeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Już na pierwszy rzut oka widać, że jest to najmniej sformalizowany sposób składania oświadczeń woli. Forma dokumentowa będzie zachowana, gdy złożymy oświadczenie w jakiejkolwiek postaci – obrazu, dźwięku, tekstu itd. i użyjemy jakiegokolwiek nośnika – papieru, pliku PDF bądź innego o dowolnym rozszerzeniu. Konieczne jest jedynie takie utrwalenie naszego przekazu, by istniała możliwość jego wielokrotnego odtwarzania. Idąc tym tropem, można stwierdzić, że rozmowa telefoniczna tylko wtedy spełni wymogi formy dokumentowej, gdy będzie nagrywana. Co istotne, w tej formie umowę możemy zawrzeć poprzez faks, skan, e-mail czy nawet SMS i MMS.

Forma dokumentowa dla swej skuteczności wymaga także, by możliwe było ustalenie osoby składającej oświadczenie. Za spełnienie tej przesłanki uznaje się identyfikację poprzez numer IP, telefonu czy adres e-mail [E. Gniewek, Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. 8, Warszawa 2017, art. 781 Kodeksu cywilnego].

Regulacje dotyczące formy dokumentowej

Zasadą jest, że uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy czynności prawnej, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego wprowadza jednak regułę, że w przypadku, gdy umowę zawarto w zwykłej formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej jej rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania jedynie formy dokumentowej. Oznacza to zatem, że po nowelizacji z 2016 r. zakończenie umowy zawartej w każdej z trzech powyżej wymienionych form może nastąpić w najmniej sformalizowany sposób, np. poprzez SMS.

Z kolei jeżeli strony zawrą umowę w formie dokumentowej, elektronicznej lub pisemnej, jednocześnie nie dokonując wyboru, jaki skutek będzie miało niedochowanie wybranej przez nie formy, Kodeks cywilny przewiduje wyłącznie najsłabszy rygor - utrudnień dowodowych. Wyjątkiem jest oczywiście narzucenie określonego skutku niedochowania formy czynności prawnej przez ustawę.

W nieco innej sytuacji są natomiast przedsiębiorcy. Rygor utrudnień dowodowych nie dotyczy umów zawieranych w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Jeśli zatem przedsiębiorca zawrze umowę, nie dochowując formy dokumentowej – druga strona może niezwłocznie potwierdzić – także w formie dokumentowej - treść zawartej umowy. Jeżeli dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, które nie zmieniają istotnie jej treści, strony są związane treścią tego dokumentu potwierdzającego, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwi.

Zmiany w Kodeksie cywilnym są zatem odpowiedzią na postęp technologiczny i społeczny. Wprowadzają duże ułatwienia zarówno przy zawieraniu umów, jak i przy ich wypowiadaniu. Stanowią dostosowanie do istniejącej już praktyki zawierania umów drogą elektroniczną - szczególnie w obrocie profesjonalnym. Istotne w praktyce jest jednak rozróżnienie formy elektronicznej od dokumentowej, ponieważ potoczne rozumienie tych pojęć różni się znacznie od ich ustawowej definicji, co może rodzić nieporozumienia.