W Kodeksie cywilnym od 8 września 2016 r. istnieje pojęcie formy dokumentowej czynności prawnej. Zatem zgodnie z art. 772 Kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Natomiast zgodnie z art. 773 Kodeksu cywilnego dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Wobec powyższego dokumentem możemy dziś nazwać e-mail, wiadomość tekstową taką jak SMS i MMS, plik video umieszczony np. na stronie WWW, nagranie dźwiękowe, np. na komunikatorze typu WhatsApp, Viber. Dokument złożony w powyższej formie w postaci zdjęcia czy grafiki, zapisany na dowolnym nośniku powinien spełniać wymogi z art. 772 Kodeksu cywilnego. Ważne, aby można było odczytać dokument oraz określić, od kogo pochodzi to oświadczenie. Dodatkowo w porównaniu z innymi, powyższa forma złożenia oświadczenia nie wymaga podpisu, zatem jest mniej wymagająca.
Informacja zawarta w dokumencie może być oświadczeniem woli bądź wiedzy. Z art. 772 Kodeksu cywilnego wynika, że musi być w nim zawarte oświadczenie woli, jeżeli dokument ma służyć złożeniu tego rodzaju oświadczenia. Forma czynności prawnych jest bowiem sposobem przejawienia woli, której wyrażenie (ujawnienie) jest konstytutywnym elementem oświadczenia woli (por. Komentarz do Kodeksu cywilnego, Tom I, Część ogólna (art. 1-125) Fras Mariusz (red.), Habdas Magdalena (red.)).
Brak uregulowań formy dokumentowej w zakresie wypowiadania umowy o pracę
Należy wskazać, że w Kodeksie pracy nie została uregulowana kwestia formy dokumentowej w zakresie zawierania umów o pracę. Warto przypomnieć, że na podstawie art. 300 Kodeksu pracy można na zasadzie odesłania stosować przepisy Kodeksu cywilnego. Jednak w sytuacji, w której przepisy Kodeksu pracy wymagają formy pisemnej dla oświadczeń woli czy wiedzy, potwierdzonych podpisami stron, wyżej wskazana forma dokumentowa nie będzie miała zastosowania.
Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Zatem w aktualnym stanie prawnym umowa o pracę przez SMS jest niedopuszczalna, z uwagi na naruszenie przepisów Kodeksu pracy. Na marginesie warto wspomnieć, że w przypadku zawierania umów cywilnoprawnych istnieją pewne sytuacje, w których dopuszczalne będą formy dokumentowe. Na przykład przy zawieraniu umowy zlecenia zleceniobiorca może umówić się ze zleceniodawcą, że będzie potwierdzał w wiadomości tekstowej SMS liczbę godzin wykonywania zlecenia lub świadczonych usług w celu wyliczenia kwoty wynagrodzenia.
Umowa o pracę przez SMS czyli formy czynności prawnych w stosunkach pracowniczych
Należy wspomnieć, że przy niektórych czynnościach ze sfery Kodeksu pracy, w relacjach pomiędzy pracodawcą a pracownikami będzie możliwość korzystania z formy dokumentowej czynności prawnych. W szczególności w celach dowodowych forma SMS czy e-mail już od dawna stosowana jest między innymi w procesach sądowych przed sądami pracy.
Warto przytoczyć wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 26 sierpnia 2015 r. o sygnaturze akt VI ACa 1285/14, w którym wskazano, że wiadomość mailowa, SMS, jak również wydruk mogą zostać uznane za "inny środek dowodowy" w rozumieniu art. 309 Kodeksu postępowania cywilnego, w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego nie zawarto bowiem zamkniętego katalogu dowodów i dopuszczalne jest skorzystanie z każdego źródła informacji o faktach istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, jeśli tylko nie jest to sprzeczne z przepisami prawa.
Warto wskazać, że formy dokumentowe takie jak SMS będą miały zastosowanie przy tych przepisach Kodeksu pracy, które nie wymagają formy pisemnej. Zatem przy udzieleniu zgody na urlop wypoczynkowy, zgody na udzielenie dnia wolnego w zamian za przepracowane nadgodziny, zgody na stosowanie indywidualnego czasu pracy, rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, pracodawca będzie mógł skorzystać z formy dokumentowej.
Ponadto rozwój techniki wymaga ponownego rozważenia, czy pojawiające się w Kodeksie pracy wyrażenie „na piśmie” oznacza na pewno formę pisemną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Przyjęcie tej dotychczasowej interpretacji powoduje konieczność zarówno zawarcia umowy o pracę, jak i jej wypowiedzenia w elektronicznej postaci formy pisemnej, a więc opatrzenia oświadczenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (por. art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego). Tymczasem bezpieczny podpis elektroniczny nie zdał praktycznego egzaminu. Skłania to do elastycznej wykładni terminu „na piśmie”, która dopuszczałaby składanie oświadczeń drogą elektroniczną, tj. e-mail, SMS. Wypada wskazać, że w doktrynie międzynarodowej ocenia się, że wymaganie pisemności zostaje spełnione przez wiadomość elektroniczną, jeżeli może być ona pozyskana w zrozumiałej formie, co stanowiłoby zasadniczą funkcję pisma (por. Gersdorf Małgorzata, Rączka Krzysztof, Prawo pracy w pytaniach i odpowiedziach).
Zgodnie z art. 77 Kodeksu cywilnego
§ 1. Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
§ 2. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
§ 3. Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.
Konkludując, warto wskazać, że wprowadzenie do Kodeksu cywilnego formy dokumentowej stanowi dodatkowe ułatwienie przy dokonywaniu czynności prawnej. Oprócz sformalizowanych form pisemnej czy ustnej dokonanie czynności prawnej będzie możliwe za pomocą SMS-a, e-maila, informacji zapisanej na pendrivie itp. Utrwalenie informacji w powyższy sposób oraz umożliwienie jej zachowania i odtworzenia będzie spełniać wymogi dowodowe w celu potwierdzenia dokonania ustaleń pomiędzy stronami. Wobec powyższego umowa o pracę przez SMS w obecnym stanie prawnym nie jest dopuszczalne z uwagi na brak uregulowań w tym zakresie w Kodeksie pracy. Ponadto w przepisach dotyczących zawierania umów o pracę wymagana jest forma pisemna. Należy jednak zwrócić uwagę, że pracownik czy pracodawca mogą wypowiedzieć umowę o pracę za pomocą SMS-a, będzie to czynność skuteczna, ale niezgodna z przepisami. Przed sądem pracy może zostać podważona taka decyzja o rozstaniu pomiędzy stronami.Zatem Kodeks cywilny zezwala na rozwiązanie umowy zawartej na piśmie za zgodą stron, odstąpienie od umowy lub wypowiedzenie w formie SMS. W sytuacji, w której w treści umowy nie zawarto zapisu, iż może być ona wypowiedziana w formie pisemnej pod rygorem nieważności, forma SMS czy nagranie wideo będą mogły skutecznie ją rozwiązać. Warto dodać, iż wypowiedzenie umowy o pracę dokonane przez SMS czy e-mail jest skuteczne, ale dokonane w sposób wadliwy. Takie wypowiedzenie może być zakwestionowane przez sąd pracy i skutkować przywróceniem pracownika do pracy.
