W dobie powszechnej cyfryzacji usług prywatnych i państwowych nikogo nie dziwi już fakt, że coraz większa liczba umów jest zawierana przy pomocy narzędzi komunikacji elektronicznej. Pozostaje jednak pytanie – czy takie zobowiązania są równie skuteczne i ważne, jak umowa zawarta w tradycyjnej pisemnej formie? Czy zawieranie umów w formie skanu jest dopuszczalne w polskim prawie?
Formy umów
Formą umowną określamy sposób, w jaki zostaje zaciągnięte dane zobowiązanie. Obecnie prawo cywilne wyróżnia ich kilka:
- ustną – nie wymaga ona sporządzania żadnej umowy w formie pisemnej, zaś zobowiązanie powstaje wskutek wyartykułowania na głos oświadczeń woli stron;
- pisemną zwykłą – dla jej zachowania wystarczające jest sporządzenie umowy na zwykłej kartce papieru pismem odręcznym lub maszynowym (także komputerowym), przy czym podpisy stron zobowiązania zawsze muszą zostać złożone własnoręcznie;
- pisemną z podpisami urzędowo poświadczonymi – jest to specyficzna forma zwykła pisemna, w której podpisy stron są poświadczane w sposób urzędowy, najczęściej w obecności wybranego notariusza;
- notarialną – dla swej ważności wymaga sporządzenia umowy w formie aktu notarialnego. Pojawia się najczęściej przy umowach, których przedmiotem są nieruchomości;
- dokumentową – najnowsza forma umowna, która obowiązuje w polskim systemie prawnym od kilku lat. W praktyce uwzględnia ona elektroniczny sposób zaciągania zobowiązań przy wykorzystaniu wiadomości e-mail oraz cyfrowych wersji umów, a także komunikatorów społecznościowych.
Formy czynności prawnych są wyraźnie wskazane w ustawach, które są podstawą ich ważności i skuteczności. W sporej liczbie przypadków ich rodzaj regulowany jest przepisami Kodeksu cywilnego. Niezachowanie formy wymaganej prawem skutkuje co do zasady pełną lub częściową nieważnością zawartej umowy, czasami tylko jej bezskutecznością. Warto też zapamiętać, że zachowanie formy wyższej w sytuacji, gdy jest przewidziana forma niższa, nie rodzi żadnych negatywnych skutków dla podjętej czynności prawnej.
Przykład 1.
Michał i Jan zamierzają podpisać umowę o pracę na czas nieokreślony. Przepisy Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego nie wymagają od nich, aby została ona zawarta w formie aktu notarialnego, jednak obie strony wspólnie ustaliły, że taka jest ich wola w tym zakresie. Umowa o pracę zawarta w formie aktu notarialnego będzie prawidłowa i skuteczna, choć oczywiście wystarczająca byłaby tu zwykła forma pisemna, a nawet forma ustna. Wyższa forma notarialna w żaden sposób nie zakłóca podjętej czynności prawnej, która powinna występować co do zasady w formie niższej.
Umowa w formie skanu
Pandemia koronawirusa na świecie spowodowała, że spora część pracowników zmuszona została przenieść wykonywanie swoich obowiązków do domu. Odbiło się to także na procesie rekrutacji oraz sposobie zawierania umów – od dłuższego czasu następuje to w formie elektronicznej (za pośrednictwem maili lub wideoczatów). O ile ustne porozumienia, które zostaną potwierdzone następnie na piśmie, nie wymagają większych wyjaśnień (od dawna są prawnie dopuszczalne i akceptowalne), o tyle wyłączne pozostanie przy umowie w formie elektronicznej może nasuwać sporo wątpliwości.
W zdecydowanej większości przypadków umowy zawierane w formie skanów mogą być zawierane pod warunkiem, że nie jest dla nich wymagane zachowanie innej szczególnej formy. Konieczność zachowania wyższej formy umownej wyklucza więc możliwość stosowania skanów jako postaci skutecznych zobowiązań. Co więcej, podpisy stron zobowiązania powinny być złożone w oryginale – skan umowy można więc wydrukować, umieścić na nim swój podpis, a następnie wysłać do drugiej strony, która również powinna uczynić to samo.
Przykład 2.
Jan i Maria chcą sfinalizować transakcję sprzedaży domu. Z uwagi na to, iż obu stronom zależy na czasie, zaś Maria jako sprzedająca przebywa na 10-dniowej kwarantannie, oboje zdecydowali, że poproszą notariusza o zdalne zawarcie umowy. Zaproponowali, że notariusz sporządzi odpowiednią umowę, zeskanuje ją, a następnie wyśle zarówno do Jana, jak i Marii. Podpiszą oni swoje wersje i wyślą e-mailem do notariusza. Taka sytuacja nie jest prawnie dopuszczalna w Polsce, ponieważ Kodeks cywilny oraz ustawa Prawo o notariacie wyraźnie wskazują, że transakcje, których przedmiotem jest sprzedaż jakiejkolwiek nieruchomości, wymagają osobistego udziału kupującego, sprzedającego oraz notariusza. Zawarcie umowy poprzez wysyłanie jej skanów będzie nieważne i bezskuteczne – do sprzedaży w ogóle nie dojdzie.
Skan – forma pisemna czy dokumentowa?
Wydrukowanie, podpisanie, zeskanowanie, a następnie odesłanie umowy nadawcy wiele osób mylnie utożsamia z zachowaniem formy pisemnej. W rzeczywistości nie dochodzi tutaj do osobistego podpisania umowy i przekazania jej drugiej stronie zobowiązania, ponieważ zeskanowany dokument, który jest następnie wysyłany elektronicznie, stanowi zaledwie formę odwzorowania podpisu strony, która umieściła swój podpis na umowie (nawet jeśli faktycznie zrobiła to własnoręcznie). Podpisana i zeskanowana umowa nie jest więc postacią zwykłej formy pisemnej, o której mówi wiele przepisów prawa cywilnego. Ze względu na spore niedogodności z tym związane ustawodawca wprowadził nową formę – formę dokumentową.
Zgodnie z treścią art. 772 kc do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Forma taka pojawia nam się wtedy, gdy niemożliwe jest zachowanie zwykłej formy pisemnej, ale zawiera w sobie podpis osoby składającej oświadczenie woli (taki podpis może być zeskanowany lub przybierać postać faksymile, względnie zawierać w sobie informację o podpisie elektronicznym).
Zawieranie umów w formie skanu jest dopuszczalne przez polskie prawo, o ile jednak nie narusza obowiązku zachowania innych niż dokumentowa form złożenia oświadczenia woli konkretnego rodzaju. Innymi słowy, jeśli dla ważności danej umowy konieczne jest jej zawarcie w zwykłej formie pisemnej lub formie notarialnej, skan będzie bezskutecznym sposobem dla podpisania kontraktu. Aby skan podpisanej umowy mógł zostać uznany za w pełni wiążący, druga strona zobowiązania musi wyrazić zgodę na zawarcie umowy w formie dokumentowej. Konieczne jest także potwierdzenie adresów e-mail, z których będą wysyłane skany tej samej umowy.
Złożenie przez strony oświadczenia woli o zmianie zawartej na piśmie umowy, przy pomocy faksu, spełnia zatem wymogi art. 77 kc, skoro dotyczyło umowy, dla ważności której ustawa nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dla ważności zmiany umowy stron nie miało też znaczenia niewskazanie w piśmie przesłanym faksem daty zmiany umowy ani dat umów, których zmiana dotyczy, skoro treść proponowanej zmiany i okoliczności jej dokonania w sposób dostatecznie jasny wskazywały, o zmianę jakich umów chodzi i od kiedy zmiana ma obowiązywać. O tym, że także pozwana nie miała co do tego wątpliwości, świadczy fakt, że podpisała aneks bez zastrzeżeń i bez ustalania jakichkolwiek okoliczności odnoszących się do zmiany umowy, a nawet częściowo wykonała zobowiązanie wynikające ze zmienionej umowy.
Podsumowanie - zawieranie umów w formie skanu
Zawieranie umów w formie skanu jest dopuszczalną, choć w pewnym sensie ryzykowną czynnością. W pierwszej kolejności należy ustalić, jaką formę musi posiadać dane zobowiązanie – wynika to wprost z przepisów regulujących przyszłą umowę. Jeśli prawo dopuszcza zastosowanie formy dokumentowej, skan będzie wystarczający do skutecznego zaciągnięcia zobowiązania. Jeśli jednak przepisy wymagają zachowania innej formy (np. zwykłej pisemnej lub notarialnej), umowa zawarta poprzez skan będzie nieważna i bezskuteczna (w świetle prawa w ogóle nie dojdzie do jej zawarcia). Dla skuteczności skanu konieczna jest również zgoda stron zawieranej umowy co do posługiwania się tą formą wymiany informacji.
