Przepisy ściśle określają katalog dowodów księgowych, które mogą być podstawą zapisu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Księgowanie wydatków w większości przypadków odbywa się na podstawie tradycyjnej faktury VAT lub rachunku. W określonych sytuacjach faktura nie musi zawierać pełnego zakresu danych i w związku z tym podstawą księgowania może okazać się na przykład paragon fiskalny. Sprawdźmy, jakie warunki muszą być spełnione, aby księgowanie na podstawie paragonu było możliwe.
Czym jest dowód księgowy?
Dowód księgowy to inaczej dokument, który stanowi podstawę do zapisu księgowego. Aby dany dokument został uznany za dowód księgowy, musi być kompletny i zawierać odpowiednie informacje szczegółowo odzwierciedlające dokonanie operacji gospodarczej.
Dowodami księgowymi, na podstawie § 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
- datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
- wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
- wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
- podpis osoby sporządzającej dokument, lub
- inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Warto mieć również na uwadze, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim - wskazuje § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia, który w swoim brzmieniu mówi o treści dowodu, która ma być pełna i zrozumiała. Dodatkowo, jeśli wartość na dowodzie jest wyrażona w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Czym jest paragon fiskalny?
Paragon fiskalny to dokument fiskalny, który wystawia kasa rejestrująca podczas sprzedaży. Jest on potwierdzeniem dokonania sprzedaży i powinien być on wystawiony dla nabywcy najpóźniej z chwilą przyjęcia od niego pieniędzy, bez względu na formę płatności.
Jak wskazuje rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących w § 25 ust. 1, w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii powinien zawierać co najmniej:
Paragon fiskalny jako dowód księgowy
Zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR dowodem księgowym (dokumentem stanowiącym podstawę zapisu księgowego) po spełnieniu określonych wymagań może być również wydruk z kasy fiskalnej, czyli paragon fiskalny.
Paragon, który ma zostać wykorzystany jako dowód księgowy, może dotyczyć jedynie takich kosztów, jak:
- koszty zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości, BHP i materiałów biurowych;
- opłaty poniesione na zakup paliwa i olejów za granicą.
Ważne jest również, aby paragon posiadał datę i stempel sprzedawcy, a także by była na nim widoczna ilość, cena jednostkowa oraz wartość, za jaką dokonano zakupu.
Trzeba pamiętać, że na odwrocie paragonu podatnik musi także podać swoje dane, czyli dokładną nazwę zakładu, adres, a także rodzaj zakupionego towaru.
Odliczenie podatku VAT na podstawie paragonu
Podstawowym dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT są faktury, ale w niektórych przypadkach podatnik może posłużyć się w tym celu również paragonem fiskalnym.
Według § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur przedsiębiorcy mają prawo do dokonania odliczeń podatku VAT od wydatków udokumentowanych na podstawie paragonu za przejazdy autostradami płatnymi (pod warunkiem że mają one związek z odbyta podróżą służbową) oraz za jednorazowe bilety. Trzeba pamiętać, że paragon za przejazd autostradą poza granicami kraju najpierw powinien być przeliczony na złotówki i dopiero potem ujęty w KPiR.
Aby paragon za przejazd autostradą mógł być dokumentem, który umożliwi przedsiębiorcy odliczenie podatku naliczonego, musi zawierać wszystkie niezbędne dane:
- numer i datę wystawienia;
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy);
- numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata;
- kwotę podatku;
- kwotę należności ogółem.
Niespełnienie choćby jednego z wyżej wymienionych warunków uniemożliwi odliczenie podatku naliczonego na podstawie dokumentu innego niż faktura.
Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna z 24 lutego 2017 roku wydana przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy, 0461–ITPP2.4512.977.2016.1.AD, z której wynika, że jeżeli „[...] otrzymane paragony fiskalne zawierają ww. informacje, [podatnik] ma prawo je uznać za faktury dokumentujące przejazd na autostradach płatnych w kraju”.
Pan Adam odbył podróż służbową samochodem firmowym i posiada dokument potwierdzający przejazd płatną autostradą. Przedsiębiorca zastanawia się, czy mógłby dokonać odliczenia podatku VAT na podstawie paragonu za przejazd autostradą, który otrzymał podczas podróży, który zawiera dane wspomniane w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur.
Podatnik będzie miał możliwości odliczenia podatku VAT na podstawie paragonu za przejazd autostradą, ponieważ zawiera on niezbędne dane oraz przejazd ten odbył w celach służbowych.
Faktura uproszczona a paragon z NIP nabywcy
Podatnik nie ma możliwości ujęcia w kosztach wydatków na podstawie paragonu innych niż te, które zostały wymienione powyżej. Występuje jednak wyjątek od tej zasady – gdy paragon spełnia wymogi tzw. faktury uproszczonej.
Czym jest faktura uproszczona?
Jak wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, w momencie gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro brutto, podatnik może wydać tzw. fakturę uproszczoną – nie trzeba wówczas podawać wszystkich danych, które musiałaby posiadać zwykła faktura.
Faktura uproszczona musi zawierać następujące informacje:
- datę wystawienia;
- kolejny numer faktury;
- numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy lub wystawcy, a także nabywcy;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeżeli została określona oraz gdy różni się od daty wystawienia faktury);
- nazwę towaru lub usługi;
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen oraz te dotyczące powstałego rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty (w momencie gdy nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto);
- kwotę należności ogółem.
Obowiązkowym elementem faktury uproszczonej są informacje, na podstawie których można określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku. Do tego rodzaju informacji zaliczamy na przykład kwotę netto towaru czy usługi oraz stawkę podatku VAT.
Faktury uproszczonej nie można wystawić, gdy:
- dokonuje się sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju;
- kontrahent jest osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie posiada numeru NIP;
- dokonuje się wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru;
- w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska, dla których to transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.
Przykład 2.
Pan Roman dokonał zakupu paliwa do samochodu firmowego na kwotę 300 zł brutto. Przedsiębiorca chce uzyskać od sprzedawcy fakturę uproszczoną – czy będzie miał taką możliwość?
Tak, pan Roman będzie mógł uzyskać fakturę uproszczoną, ponieważ kwota jego należności nie przekroczyła 450 zł brutto.
Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna z 12 maja 2005 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0114–KDIP1–3.4012.257.2020.1.ISK, w której czytamy, że:
„[...] paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną. Paragon w takim przypadku zawiera bowiem wszystkie dane wymagane zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz dodatkowo NIP nabywcy”.
Przykład 3.
Pan Edward prowadzi sklep z artykułami biurowymi. Wystawił klientowi paragon o wartości 500 zł brutto. Klient jeszcze przed wystawieniem paragonu podał sprzedawcy numer NIP. Czy wystawiony paragon może zostać potraktowany przez pana Edwarda jako faktura uproszczona?
Nie, ponieważ wartość zakupionego towaru przekroczyła limit 450 zł, więc klient powinien poprosić pana Edwarda o wystawienie faktury do paragonu.
Księgowanie na podstawie paragonu z NIP w systemie wFirma.pl
Księgowanie na podstawie paragonu z NIP, który traktowany jest jako faktura uproszczona będzie możliwe dzięki zastosowaniu następującego schematu: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT. Następnie w oknie DODAWANIE NOWEGO WYDATKU trzeba uzupełnić wszystkie wymagane pola.
Tak zaksięgowany paragon zostanie ujęty w rejestrze VAT zakupów oraz jako wydatek w KPiR.
