Księgowanie na podstawie paragonu – w jakiej sytuacji paragon staje się dowodem księgowym?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do właściwego udokumentowania każdego wydatku, który chcą zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Zdarzają się sytuacje, w których zamiast faktury otrzymują oni paragon. Czy mogą go uznać za dowód księgowy i możliwe jest księgowanie na podstawie paragonu?

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności

Nawiązując do art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT), podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów lub usług, stosując kasę fiskalną, jest zobligowany wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: 

1. w postaci papierowej, lub

2. za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Obowiązek ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej następuje w przypadku:

• przekroczenia w ciągu roku albo za poprzedni rok wartości sprzedaży – 20 000 zł,

• rozpoczęcia sprzedaży towarów lub usług wyłączonych ze zwolnienia z ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 roku w sprawie kas rejestrujących sprzedawca prowadzący ewidencję sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej wystawia i wydaje nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Co stanowi dowód księgowy?

Nawiązując do § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowodem księgowym jest dokument, który przedstawia informację o wystąpieniu zdarzenia gospodarczego wraz z datą jego wystąpienia (zakończenia).

Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych. 

Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik mający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym (wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej).

Dowód księgowy będący podstawą zapisu księgowego w PKPiR musi zawierać wszystkie ustawowe elementy szczegółowo odzwierciedlające dokonanie operacji gospodarczej.

Dowodami księgowymi będącymi podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody przedstawione w poniższej tabeli.

Innymi dowodami księgowymi wymienionymi w § 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR są:

• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

• dowody opłat pocztowych i bankowych;

• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dowody zawierające dane przedstawione w punkcie 3 powyższej tabeli.

Z kolei innymi dowodami księgowymi wymienionymi w § 8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR są dowody wewnętrzne, przy pomocy których podatnik może ująć w PKPiR operacje gospodarcze typu:

• zakupy, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

• zakupy od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

• koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

• zakupy od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

• wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

• opłaty sądowe i notarialne;

• wydatki związane z parkowaniem samochodu, w przypadku gdy są one potwierdzone dokumentami niezawierającymi danych przedstawionych w punkcie 3. powyższej tabeli, podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna z 29 listopada 2024 roku (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.749.2024.3.EC) wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z której wynika, że jeżeli otrzymane paragony fiskalne zawierają elementy wymienione w § 7 oraz w § 8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, to nabywca ma prawo je zewidencjonować w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego.

Czym jest paragon fiskalny?

Paragon fiskalny to dokument fiskalny, który wystawia sprzedawca przy pomocy kasy fiskalnej podczas wystąpienia zdarzenia gospodarczego – sprzedaży, otrzymania zaliczki.

Paragon fiskalny to potwierdzenie dokonania sprzedaży. Powinien być on wystawiony dla nabywcy najpóźniej z chwilą przyjęcia od niego pieniędzy, bez względu na formę płatności.

Elementy paragonu w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii:

1. imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
2. numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
3. numer kolejny wydruku;
4. data oraz godzina i minuta sprzedaży;
5. oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
6. nazwa towaru lub usługi pozwalająca na ich jednoznaczną identyfikację;
7. cena jednostkowa towaru lub usługi;
8. ilość i wartość sumaryczna sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
9. wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;
10. wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym łączna wysokość podatku należnego łączna wartość sprzedaży brutto oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto kolejny numer paragonu fiskalnego numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy logo fiskalne i numer unikatowy.

Paragon fiskalny jako dowód księgowy

Zgodnie z § 8 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie prowadzenia PKPiR dowodem księgowym (dokumentem stanowiącym podstawę zapisu księgowego) po spełnieniu określonych wymagań może być również paragon fiskalny lub dowód kasowy.

Jednakże dotyczy to tylko wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa lub olejów.

W tej sytuacji paragon fiskalny lub dowód kasowy powinien zawierać następujące dane:

• data;

• oznaczenie jednostki wydającej dokument;

• ilość;

• cena jednostkowa oraz wartość, za jaką dokonano zakupu

– a na odwrocie paragonu fiskalnego lub dowodu kasowego wpisuje się imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) dokonanego zakupu.

Odliczenie podatku VAT od paragonu

Podstawowym dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT są faktury, ale w niektórych przypadkach podatnik może posłużyć się w tym celu również paragonem fiskalnym.

Zgodnie bowiem z § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 roku w sprawie wystawiania faktur przedsiębiorcy mają prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków udokumentowanych na podstawie paragonu za przejazdy autostradą płatną lub za przewóz osób na dowolną odległość:

• kolejami normalnotorowymi, 

• taborem samochodowym, 

• statkami pełnomorskimi, 

• środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, 

• promami, 

• samolotami i śmigłowcami

– wystawianego w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług.

Warunkiem odliczenia jest jednak, że wydatki te mają związek z odbyta podróżą służbową (są przeznaczone na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz sprzedaż opodatkowaną VAT), a paragony dokumentujące te wydatki zawierają takie dane jak:

• numer i data wystawienia;

• imię i nazwisko lub nazwa podatnika;

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;

• kwota podatku;

• kwota należności ogółem.

Niespełnienie choćby jednego z wyżej wymienionych warunków uniemożliwi odliczenie podatku VAT naliczonego na otrzymanego biletu (paragonu).

Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna z 24 lutego 2017 roku wydana przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy (0461–ITPP2.4512.977.2016.1.AD), z której wynika, że jeżeli „[...] otrzymane paragony fiskalne zawierają ww. informacje, [podatnik] ma prawo je uznać za faktury dokumentujące przejazd na autostradach płatnych w kraju […]”.

Przykład 1.

Czynny podatnik VAT odbył podróż służbową samochodem firmowym. W czasie jej trwania poniósł różnego rodzaju wydatki, m.in. opłaty za przejazd autostradą udokumentowane paragonem. Przedsiębiorca zastanawia się, czy mógłby dokonać odliczenia podatku VAT od tego paragonu, który otrzymał podczas podróży. Paragon zawiera: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy wraz z jego numerem identyfikacji podatkowej dla celów podatku od wartości dodanej, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku od wartości dodanej, kwotę należności ogółem. Przedsiębiorca w tej sytuacji będzie miał możliwość odliczenia podatku VAT od otrzymanego paragonu za przejazd płatną autostradą, ponieważ zawiera on niezbędne dane oraz przejazd ten odbył w celach służbowych.

Faktura uproszczona a paragon z NIP-em nabywcy

Podatnik nie ma możliwości ujęcia w kosztach wydatków na podstawie paragonu innych niż te, które zostały wymienione powyżej. Występuje jednak pewien wyjątek od tej zasady – gdy paragon spełnia wymogi tzw. faktury uproszczonej.

Czym jest faktura uproszczona?

Jak wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, w momencie, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro brutto, podatnik może wydać tzw. fakturę uproszczoną – nie trzeba wówczas podawać wszystkich danych, które musiałaby mieć zwykła faktura.

Faktura uproszczona musi zawierać następujące informacje:

• datę wystawienia;

• kolejny numer faktury;

• imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy oraz jego adres;

• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy lub wystawcy, a także nabywcy;

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (jeżeli została określona oraz gdy różni się od daty wystawienia faktury);

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen oraz te dotyczące powstałego rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty (w momencie, gdy nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto);

• kwotę należności ogółem.

Obowiązkowymi elementami faktury uproszczonej są informacje, na podstawie których można określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku. Do tego rodzaju informacji zaliczamy np. kwotę netto towaru czy usługi oraz stawkę podatku VAT.

W art. 106e ust. 6 ustawy o VAT prawodawca przewidział przypadki, w których nie można wystawić faktur uproszczonych:

1. Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość;
2. Sprzedaż na odległość towarów importowanych;
3. Sprzedaż, dla której nie jest na fakturze podawany NIP nabywcy (nabywca jest osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie ma NIP-u lub prowadzi działalność, ale nabywa towary lub usługi prywatnie, a nie na cele działalności);
4. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;
5. W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska, dla których to transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

Jaki jest termin wystawienia faktury uproszczonej?

Faktury uproszczone (paragony z NIP-em do 450 zł lub 100 euro brutto) do końca 2026 roku są wyłączone z obowiązku przesyłania do KSeF. 

W okresie przejściowym można je nadal dokumentować tradycyjnie lub przez kasy fiskalne. 

Od 1 stycznia 2027 roku wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w KSeF jako ustrukturyzowane, a podatnicy nie będą mieli możliwości wystawiania faktur uproszczonych.

Przykład 2.

Czynny podatnik VAT prowadzi sklep z artykułami biurowymi. Wystawił on klientowi paragon o wartości 550 zł brutto z NIP-em klienta. Czy wystawiony paragon może zostać potraktowany przez klienta jako faktura uproszczona? Nie, ponieważ wartość zakupionego towaru przekroczyła limit 450 zł, więc klient powinien poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury w KSEF (albo do końca grudnia 2026 roku poza KSEF, jeżeli sprzedawca nie przekracza w żadnym miesiącu wartości sprzedaży 10 000 zł) do paragonu.

Księgowanie na podstawie paragonu z NIP-em w systemie wFirma.pl

Księgowanie na podstawie paragonu z NIP-em, który traktowany jest jako faktura uproszczona, będzie możliwe dzięki zastosowaniu następującego schematu: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT. Następnie w oknie DODAWANIE NOWEGO WYDATKU trzeba uzupełnić wszystkie wymagane pola.

Tak zaksięgowany paragon zostanie ujęty w rejestrze VAT zakupów oraz jako wydatek w KPiR.