Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowanie na podstawie paragonu – w jakiej sytuacji paragon staje się dowodem księgowym?

Przepisy ściśle określają katalog dowodów księgowych, które mogą być podstawą zapisu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Księgowanie wydatków w większości przypadków odbywa się na podstawie tradycyjnej faktury VAT lub rachunku. W określonych sytuacjach faktura nie musi zawierać pełnego zakresu danych i w związku z tym podstawą księgowania może okazać się na przykład paragon fiskalny. Sprawdźmy, jakie warunki muszą być spełnione, aby księgowanie na podstawie paragonu było możliwe.

Czym jest dowód księgowy?

Dowód księgowy to inaczej dokument, który stanowi podstawę do zapisu księgowego. Aby dany dokument został uznany za dowód księgowy, musi być kompletny i zawierać odpowiednie informacje szczegółowo odzwierciedlające dokonanie operacji gospodarczej.

Dowodami księgowymi, na podstawie których podatnicy dokonują zapisu w KPiR, są przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, faktury bez VAT, rachunki oraz dokumenty celne. W § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR oprócz wyżej wymienionych dokumentów ujęte są również inne dokumenty uważane za dowody księgowe.

Podstawą zapisów w KPiR są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresów), które uczestniczą w operacji gospodarczej;
  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej (jeżeli są to te same daty, wystarczy ujęcie jednej z nich);
  3. przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość oraz ilościowe określenie;
  4. podpisy osób uprawnionych do udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi.

Czym jest paragon fiskalny?

Paragon to dokument drukowany przez kasy rejestrujące (fiskalne), który potwierdza dokonanie zakupu. Wydrukowany z kasy paragon powinien być niezwłocznie wydany nabywcy zaraz po dokonaniu przez niego transakcji. Na paragonie fiskalnym znajdują się między innymi dane o sprzedawcy, informacje o cenie zakupionego produktu oraz o kwocie naliczenia związanego z podatkiem VAT.

Według § 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny powinien zawierać co najmniej:

  • imię, nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres zamieszkania lub siedziby podatnika;

  • numer NIP;

  • numer kolejny wydruku;

  • datę i czas sprzedaży;

  • nazwę towaru lub usługi oraz opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

  • cenę jednostkową towaru lub usługi;

  • ilość i wartość sprzedaży;

  • wartość sprzedaży;

  • kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku;

  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;

  • łączną kwotę podatku;

  • łączną kwotę należności;

  • kolejny numer paragonu fiskalnego;

  • kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera (przy więcej niż jednym stanowisku kasowym);

  • logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy;

  • oznaczenie waluty i numer unikatowy kasy.

Paragon fiskalny jako dowód księgowy

Zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR dowodem księgowym (dokumentem stanowiącym podstawę zapisu księgowego) po spełnieniu określonych wymagań może być również wydruk z kasy fiskalnej, czyli paragon fiskalny.

Paragon, który ma zostać wykorzystany jako dowód księgowy, może dotyczyć jedynie takich kosztów, jak:

  • koszty zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości, BHP i materiałów biurowych;
  • opłaty poniesione na zakup paliwa i olejów za granicą.

Ważne jest również, aby paragon posiadał datę i stempel sprzedawcy, a także by była na nim widoczna ilość, cena jednostkowa oraz wartość, za jaką dokonano zakupu.

Trzeba pamiętać, że na odwrocie paragonu podatnik musi także podać swoje dane, czyli dokładną nazwę zakładu, adres, a także rodzaj zakupionego towaru.

Odliczenie podatku VAT na podstawie paragonu

Podstawowym dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT są faktury, ale w niektórych przypadkach podatnik może posłużyć się w tym celu również paragonem fiskalnym.

Według § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur przedsiębiorcy mają prawo do dokonania odliczeń podatku VAT od wydatków udokumentowanych na podstawie paragonu za przejazdy autostradami płatnymi (pod warunkiem że mają one związek z odbyta podróżą służbową) oraz za jednorazowe bilety (przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km). Trzeba pamiętać, że paragon za przejazd autostradą poza granicami kraju najpierw powinien być przeliczony na złotówki i dopiero potem ujęty w KPiR.

Aby paragon za przejazd autostradą mógł być dokumentem, który umożliwi przedsiębiorcy odliczenie podatku naliczonego, musi zawierać wszystkie niezbędne dane:

  • numer i datę wystawienia;

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy);

  • numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata;

  • kwotę podatku;

  • kwotę należności ogółem.

Niespełnienie choćby jednego z wyżej wymienionych warunków uniemożliwi odliczenie podatku naliczonego na podstawie dokumentu innego niż faktura.

W przypadku gdy paragon fiskalny nie zostanie uznany za fakturę, należy zaksięgować go w KPiR za pomocą dowodu wewnętrznego.
Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna z 24 lutego 2017 roku wydana przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy, 0461–ITPP2.4512.977.2016.1.AD, z której wynika, że jeżeli

„[...] otrzymane paragony fiskalne zawierają ww. informacje, [podatnik] ma prawo je uznać za faktury dokumentujące przejazd na autostradach płatnych w kraju”.

 
Przykład 1.

Pan Adam odbył podróż służbową samochodem firmowym i posiada dokument potwierdzający przejazd płatną autostradą. Przedsiębiorca zastanawia się, czy mógłby dokonać odliczenia podatku VAT na podstawie paragonu za przejazd autostradą, który otrzymał podczas podróży.

Podatnik będzie miał możliwości odliczenia podatku VAT na podstawie paragonu za przejazd autostradą, ponieważ przejazd ten odbył w celach służbowych.

Faktura uproszczona a paragon z NIP nabywcy

Podatnik nie ma możliwości ujęcia w kosztach wydatków na podstawie paragonu innych niż te, które zostały wymienione. Występuje jednak wyjątek od tej zasady – gdy paragon spełnia wymogi tzw. faktury uproszczonej.

Czym jest faktura uproszczona?

Jak wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, w momencie gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro brutto, podatnik może wydać tzw. fakturę uproszczoną – nie trzeba wówczas podawać wszystkich danych, które musiałaby posiadać zwykła faktura.

Faktura uproszczona musi zawierać następujące informacje:

  • datę wystawienia;

  • kolejny numer faktury;

  • numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy lub wystawcy, a także nabywcy;

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeżeli została określona oraz gdy różni się od daty wystawienia faktury);

  • nazwę towaru lub usługi;

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen oraz te dotyczące powstałego rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty (w momencie gdy nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto);

  • kwotę należności ogółem.

Obowiązkowym elementem faktury uproszczonej są informacje, na podstawie których można określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku. Do tego rodzaju informacji zaliczamy na przykład kwotę netto towaru czy usługi oraz stawkę podatku VAT.

Faktury uproszczonej nie można wystawić, gdy:

  • dokonuje się sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju;

  • kontrahent jest osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie posiada numeru NIP;

  • dokonuje się wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru;

  • w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska, dla których to transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

Termin wystawienia faktury uproszczonej jest taki sam jak standardowej faktury VAT – najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończona została dostawa czy usługa i nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy czy wykonaniem usługi.

Przykład 2.
Pan Roman dokonał zakupu paliwa do samochodu firmowego na kwotę 300 zł brutto. Przedsiębiorca chce uzyskać od sprzedawcy fakturę uproszczoną – czy będzie miał taką możliwość?

Tak, pan Roman będzie mógł uzyskać fakturę uproszczoną, ponieważ kwota jego należności nie przekroczyła 450 zł brutto.

Wystawienie faktury uproszczonej jest prawem podatnika, a nie jego obowiązkiem. Zatem jeżeli kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro, podatnik sam decyduje, czy wyda fakturę uproszczoną, czy tradycyjną.
Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna z 12 maja 2005 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0114–KDIP1–3.4012.257.2020.1.ISK, w której czytamy, że:

„[...] paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną. Paragon w takim przypadku zawiera bowiem wszystkie dane wymagane zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz dodatkowo NIP nabywcy”.

Przykład 3.
Pan Edward prowadzi sklep z artykułami biurowymi. Wystawił klientowi paragon o wartości 500 zł brutto. Klient jeszcze przed wystawieniem paragonu podał sprzedawcy numer NIP. Czy wystawiony paragon może zostać potraktowany przez pana Edwarda jako faktura uproszczona?

Nie, ponieważ wartość zakupionego towaru przekroczyła limit 450 zł, więc klient powinien poprosić pana Edwarda o wystawienie faktury do paragonu.

Księgowanie na podstawie paragonu z NIP w systemie wFirma.pl

Księgowanie na podstawie paragonu z NIP, który traktowany jest jako faktura uproszczona będzie możliwe dzięki zastosowaniu następującego schematu: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT. Następnie w oknie DODAWANIE NOWEGO WYDATKU trzeba uzupełnić wszystkie wymagane pola.

Księgowanie na podstawie paragonu
Tak zaksięgowany paragon zostanie ujęty w rejestrze VAT zakupów oraz jako wydatek w KPiR.