Ujęcie sprzedaży na rzecz konsumentów w księgach rachunkowych - jak przebiega?

Przedsiębiorcy, którzy realizują sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, muszą pamiętać o prawidłowej ewidencji tych zdarzeń. Ujęcie sprzedaży na rzecz konsumentów w księgach rachunkowych wymaga precyzji, szczególnie w przypadku korzystania z kasy fiskalnej lub gdy przedsiębiorca jest z takiego obowiązku zwolniony. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak poprawnie zaksięgować te operacje, aby zachować zgodność z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie z art. 2 oraz 3 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) osoby prawne, podmioty państwowe, spółki kapitałowe, spółki osobowe, takie jak spółka jawna, komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, gminy, powiaty, zakłady budżetowe, jednostki budżetowe, instytucje finansowe i ubezpieczeniowe i inne podmioty zobowiązane są bez względu na obroty do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Z kolei osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku:

1. mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro,
2. mogą dobrowolnie zaprowadzić księgi rachunkowe, nawet gdy ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro.

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim oraz w walucie polskiej.

Rachunkowość jednostki obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Dziennik jako obowiązkowy element ksiąg rachunkowych

Prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym odbywa się w dzienniku. 

Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych powinien on umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. 

Księgi rachunkowe wymagają więc rejestracji każdego zdarzenia zaistniałego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak przebiega ujęcie sprzedaży na rzecz konsumentów w księgach rachunkowych?

Sprzedaż na rzecz konsumentów ewidencjonowana na kasie fiskalnej

Sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności przez przedsiębiorców, którzy ewidencjonują ją na kasie fiskalnej, rejestrowana jest w księgach rachunkowych zbiorczo.

Oznacza to, że przedsiębiorca dokonuje na podstawie miesięcznego raportu sprzedażowego wygenerowanego z kasy fiskalnej zbiorczego księgowania:

1. kwoty należności ogółem ze sprzedaży detalicznej za poprzedni miesiąc,
2. przychodu ze sprzedaży na rzecz konsumentów za poprzedni miesiąc,
3. wartości podatku VAT należnego ze sprzedaży na rzecz konsumentów – tylko u czynnych podatników VAT.

Księgowania dokonuje za pomocą wewnętrznego dokumentu księgowego – polecenie księgowania (PK).

U czynnego podatnika VAT dodatkowo księguje się podatek VAT należny od tej sprzedaży wynikający z miesięcznego raportu. U podatników zwolnionych z VAT takie księgowanie nie nastąpi z uwagi na brak podatku VAT należnego od tej sprzedaży.

Druga kwestia to uregulowanie płatności dotyczącej sprzedaży na rzecz konsumentów (sprzedaż z miesięcznego raportu).

W tym przypadku zapłata może nastąpić:

1. gotówką – powoduje wpływ środków do kasy firmy,
2. przy pomocy terminala – powoduje wpływ środków na konto firmowe przedsiębiorcy,

Księgowanie odbywa się według poniższego zaproponowanego schematu.

Jeżeli przedsiębiorca wystawi fakturę do paragonu, który został zarejestrowany na kasie (wartość sprzedaży zawarta w miesięcznym raporcie sprzedaży), wówczas nie ewidencjonuje jej w księgach rachunkowych. W takim przypadku zdublowałby zapisy na kontach księgowych z uwagi na to, iż na kasie rejestrującej została już zarejestrowana:

• wartość brutto należności z tej sprzedaży, 
• wartość tej sprzedaży, 
• podatek VAT od tej sprzedaży

– a miesięczny raport z kasy fiskalnej będzie podlegał księgowaniu z ostatnim dniem miesiąca, którego dotyczy dana sprzedaż detaliczna.

Jeżeli natomiast z różnych przyczyn sprzedaż na rzecz konsumenta zostanie zaewidencjonowana tylko przy pomocy faktury wystawionej poza kasą fiskalną, wówczas podlega księgowaniu tak jak faktura wystawiona na rzecz firmy.

Kiedy tak się stanie?

Ujęcie sprzedaży na rzecz konsumentów w księgach rachunkowych bez kasy rejestrującej

Wśród przedsiębiorców są firmy, które nie są zobligowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej z powodu:

1. niewielkiej sprzedaży na rzecz konsumentów (nieprzekroczenie limitu sprzedaży detalicznej 20 tys. zł),
2. korzystania ze zwolnienia przedmiotowego przy sprzedaży na rzecz konsumentów

– i jednocześnie nieprowadzenia sprzedaży towarów lub usług, które obligatoryjnie wymagają ewidencji za pomocą kasy rejestrującej (§4 Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Jeśli zatem przedsiębiorca zwolniony z obowiązku stosowania kasy rejestrującej:

1. dobrowolnie wystawi fakturę na rzecz konsumenta,
2. otrzyma od konsumenta żądanie wystawienia faktury 

– wówczas ma obowiązek ująć wystawioną fakturę w księgach rachunkowych.

Księgowania dokonuje w taki sam sposób, w jaki dokonałby, gdy sprzedaż dotyczyła firmy.

Na koniec warto dodać jeszcze jedną kwestię.

Przedsiębiorca zwolniony z obowiązku stosowania kasy rejestrującej musi prowadzić ewidencję sprzedaży nieudokumentowanej fakturami lub rachunkami, która zawiera sprzedaż nie tylko na rzecz konsumentów, ale także na rzecz firm (podatnik zwolniony z VAT).

Sprzedaż na rzecz konsumentów może ujmować w księgach rachunkowych na koniec każdego dnia, ale też miesięcznym zapisem zbiorczym, w taki sam sposób jak sprzedaż z miesięcznego raportu sprzedaży z kasy fiskalnej.

Poza wskazanymi wyżej zapisami przedsiębiorca ujmuje w księgach rachunkowych w analogiczny sposób również korekty dokonywane in minus, w szczególności:

1. korektę miesięcznej sumy sprzedaży anulowanej dotyczącej sprzedaży detalicznej (ewidencja anulowanych paragonów),
2. korektę miesięcznej sumy wynikającej z ewidencji pomyłek na kasie rejestrującej.