Zrozumienie, w jaki sposób zadatek w działalności gospodarczej wpływa na ewidencję księgową, jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania podatków. W artykule wyjaśniamy podatkowy status otrzymanego zadatku w świetle przepisów ustawy o PIT, analizując, kiedy staje się on definitywnym przychodem firmy oraz w jaki sposób należy poprawnie ująć go w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR).
Zadatek w działalności gospodarczej – otrzymanie a zatrzymanie kwoty
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Przechodząc na grunt prawa cywilnego, wskażmy, że zgodnie z art. 389 ustawy Kodeks cywilny umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy (umowa przedwstępna), powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej.
W myśl art. 394 § 1 ww. ustawy w przypadku braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju, w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczania terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeśli go sama dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
Szczególna rola zadatku ujawnia się w przypadku niewykonania umowy z powodu okoliczności, za które dłużnik ponosi wyłączną odpowiedzialność. W takim przypadku wierzyciel może bez wyznaczenia dodatkowego terminu od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sam go dał, może żądać sumy dwukrotnie wyższej i to bez względu na to, czy poniósł szkodę i w jakiej wysokości. Zatem dany zadatek pełni tu funkcję surogatu odszkodowania.
Zachowanie zadatku lub uzyskany zwrot jego podwójnej wartości nie stanowią jednak odszkodowania, a jedynie pełnią tę samą funkcję. Konsekwencją powyższego charakteru jest – zarówno w przypadku przepadku zadatku, jak i uzyskania sumy dwukrotności przekazanego zadatku – niemożność domagania się uzupełniającego odszkodowania na zasadach ogólnych kc.
Zadatek staje się przychodem dopiero wtedy, gdy jego wpłata staje się definitywna. Sam fakt otrzymania przez sprzedającego zadatku przy zawieraniu umowy przedwstępnej nie generuje obowiązku podatkowego, dopóki nie nastąpi okoliczność polegająca na tym, że przyszły kupujący wywiąże się lub nie wywiąże z postanowień umowy przedwstępnej.
Mając na uwadze powyższe, przychód z zatrzymania zadatku przez sprzedającego w związku z niedotrzymaniem warunków umowy przedwstępnej sprzedaży w ramach prowadzonej przez zbywcę działalności gospodarczej należy przyporządkować do przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej.
W konsekwencji za przychód trzeba uznać każde przysporzenie majątkowe o charakterze trwałym, definitywnym, bezzwrotnym. Przy czym w przypadku przychodów uzyskiwanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej już sam fakt, że przychód staje się należny, powoduje powstanie obowiązku podatkowego.
Zadatek w działalności gospodarczej a ewidencja w księgach podatkowych
Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami ustawy o PIT.
Jak już wskazaliśmy, w momencie otrzymania zadatek nie był przysporzeniem definitywnym i ostatecznym, a zatem podatnik nie powinien takiej kwoty ewidencjonować w KPiR. Zasada ta obowiązuje, nawet jeżeli zadatek został udokumentowany fakturą VAT (do czego podatnik jest zobowiązany na mocy art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług).
Ponadto zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, powinna zawierać:
dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
otrzymaną kwotę zapłaty;
kwotę podatku wyliczoną według wzoru:
ZB x SP
KP = —————
100 + SP
gdzie:
KP – oznacza kwotę podatku,
ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
SP – oznacza stawkę podatku;
dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, liczbę zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Wskażmy bowiem, że na gruncie podatku VAT kwota zadatku generuje obowiązek podatkowy. Otóż w myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Kwota otrzymanego zadatku może być ujęta w kolumnie 19 „Uwagi”, która nie jest uwzględniana przy ustalaniu dochodu.
Inaczej natomiast będzie w momencie, kiedy dochodzi do zatrzymania zadatku. W takiej sytuacji występuje przychód podatkowy, co oznacza, że konieczne jest ujęcie tej kwoty w KPiR. Przychód ten należy ująć w kolumnie 10 księgi podatkowej „Pozostałe przychody”.
Zgodnie z pkt 8 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów kolumna ta jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów (innych niż ujmowane w kolumnie 9 „Wartość sprzedanych towarów i usług”).
Przychód ten można wpisać do KPiR na podstawie dowodu księgowego sporządzonego przy uwzględnieniu umowy sprzedaży. Taki dowód wewnętrzny powinien zawierać elementy określone w § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy;
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych;
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Podsumowując powyższe, należy zatem wskazać, że w zakresie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek ewidencjonowania wyłącznie kwoty zatrzymanego zadatku. Jego ujęcie w KPiR odbywa się przy uwzględnieniu sporządzonego na podstawie umowy dowodu wewnętrznego.
Polecamy:
