Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów, rolników ryczałtowych) mogą być zobligowani do instalacji kasy rejestrującej i ewidencjonowania tej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Mówi o tym art. 111 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT). Czy przedsiębiorcy świadczący usługi noclegowe muszą nabyć kasę rejestrującą i prowadzić ewidencję sprzedaży za jej pomocą? Czy mogą świadczyć usługi noclegowe bez konieczności zakupu kasy?
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej
Obowiązek ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej dotyczy sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) oraz rolników ryczałtowych, niemniej chodzi tu także o sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które mogą być przedsiębiorcami, ale zakupu towarów lub usług dokonują jako osoba prywatna, a nie jako firma.
Należy jednak podkreślić, że nadal występuje wiele zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, dzięki którym przedsiębiorca może uniknąć zarówno konieczności zakupu kasy, jak i rejestracji prowadzonej sprzedaży na rzecz ww. grup osób fizycznych.
Zwolnienia te ustawodawca zawarł w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zwolnienia z obowiązku stosowania kasy dla sprzedaży na rzecz konsumentów
Najogólniej rzecz biorąc, występują dwie podstawowe grupy zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej:
zwolnienia podmiotowe,
zwolnienia przedmiotowe.
Czy w zakresie świadczenia usług noclegowych podatnicy wciąż mogą skorzystać z jakichkolwiek zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej?
Usługi noclegowe a zwolnienie podmiotowe z obowiązku stosowania kasy fiskalnej
W przypadku gdy przedsiębiorca świadczy usługi noclegowe na rzecz ww. grup osób fizycznych, ma prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej wymienionego w § 3 ww. rozporządzenia.
- prowadzących przez cały poprzedni rok działalność i kontynuujących tę działalność, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł;
- rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 zł.
Z tego zwolnienia nie skorzystają podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym byli zobligowani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy albo przestali spełniać warunki do zastosowania zwolnienia z tego obowiązku.
Mówi ono, że zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, oraz
- rolników ryczałtowych
– w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł.
Powyższe zwolnienie dotyczy także podatników rozpoczynających prowadzenie sprzedaży na rzecz ww. grup osób fizycznych. Niemniej dla tych podatników obowiązuje limit nie w kwocie 20 000 zł. Limit ten podatnik ustala na podstawie liczby dni prowadzenia sprzedaży na rzecz ww. grup osób do końca roku rozpoczęcia tej sprzedaży, a oblicza jego wysokość w proporcji do liczby tych dni.
Przedsiębiorca nie może zapominać, że do wartości limitu 20 000 zł musi zaliczać otrzymane od ww. grup osób fizycznych wpłaty dokonane:
- przelewem, oraz
- gotówką.
Poza tym limit zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej 20 000 zł dotyczy wartości sprzedaży na rzecz ww. grup osób fizycznych w kwocie:
- brutto u sprzedawców będących podatnikami zwolnionymi z VAT,
- netto u sprzedawców będących czynnymi podatnikami VAT.
- podatku VAT należnego;
- sprzedaży na rzecz firm, podmiotów, innych podmiotów, które nie są konsumentami;
- dostawy towarów i świadczenia usług, które u podatnika są zaliczane do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą;
- pozostałe transakcje.
W tym miejscu należy podkreślić, że do limitu 20 000 zł podatnik ma obowiązek doliczyć wartość takich transakcji sprzedaży jak:
- eksport towarów na rzecz konsumenta,
- sprzedaż na rzecz zagranicznego konsumenta,
- sprzedaż wysyłkowa
– w przypadku gdy miejscem opodatkowania jest terytorium RP.
W przypadku gdy u podatnika wartość sprzedaży na rzecz konsumentów przekroczy limit 20 000 zł, wówczas ma 2 pełne miesiące, licząc od miesiąca następnego po miesiącu przekroczenia limitu na instalację kasy fiskalnej i rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności za pomocą kasy fiskalnej.
Przykład 1.
Przedsiębiorca – podatnik zwolniony z VAT – świadczy usługi noclegowe, wynajmując pokój nieopodal miejscowości nadmorskiej. W 2025 roku uzyskał przychód w wysokości 19 000 zł. W 2026 roku nie będzie on zobowiązany do zakupu i prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz ww. grup osób fizycznych przy pomocy kasy rejestrującej z uwagi na nieprzekroczenie w 2025 roku limitu zwolnienia 20 000 zł. Jeżeli w 2026 roku przychody ze sprzedaży usług noclegowych na rzecz ww. grup osób fizycznych nie przekroczą limitu zwolnienia 20 000 zł, to i w 2027 roku przedsiębiorca nie będzie zobowiązany do zakupu kasy.
Przykład 2.
Przedsiębiorca – podatnik zwolniony z VAT – rozpoczął 8 kwietnia 2026 roku prowadzenie działalności polegającej na świadczeniu usług noclegowych nieopodal miejscowości górskiej. Od tego samego dnia rozpoczął sprzedaż w ramach tej działalności na rzecz ww. grup osób fizycznych. W 2026 roku nie obowiązuje go limit zwolnienia 20 000 zł, a limit ustalony indywidualnie w proporcji do okresu prowadzenia sprzedaży na rzecz ww. grup osób fizycznych do końca roku rozpoczęcia tej sprzedaży. Limit ten w pierwszym roku (rozpoczęcia) sprzedaży na rzecz ww. grup osób fizycznych wyniósł (okres od 8 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku) 14.684,93 zł 🡪 (268 dni / 365 dni) × 20 000 zł.
W tym miejscu warto wspomnieć o jednej bardzo ważnej rzeczy. Nawet po przekroczeniu limitu jest możliwość skorzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy.
Usługi noclegowe a zwolnienia przedmiotowe z obowiązku stosowania kasy fiskalnej
Podatnicy świadczący usługi noclegowe mają prawo skorzystać ze zwolnień przedmiotowych z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Zwolnienie przedmiotowe z ww. obowiązku oznacza, że podatnik może skorzystać ze zwolnienia z kasy rejestrującej ze względu na rodzaj usług, jakie świadczy.
W 2026 roku zwolnienia przedmiotowe dla usług noclegowych dotyczą jedynie usług noclegowych świadczonych przez obozowiska dla dzieci oraz usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych.
Zwolnienia przedmiotowe z obowiązku stosowania kasy fiskalnej dla usług noclegowych | ||
Pozycja załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień | Numer PKWiU | Zakres zwolnienia przedmiotowego |
22 | PKWiU ex 55.10.10.0 | Usługi w zakresie noclegów i usługi towarzyszące świadczone przez hotele, motele, pensjonaty i inne obiekty hotelowe – dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci |
23 | PKWiU ex 55.20.19.0 | Pozostałe usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania bez obsługi – dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci |
24 | PKWiU ex 55.90.1 | Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0 – dotyczy wyłącznie: usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą |
Podatnik chcący prawidłowo określić, czy przysługuje mu dane zwolnienie, powinien zwrócić szczególną uwagę na PKWiU świadczonych przez siebie usług.
Co więcej, aby mógł on skorzystać ze zwolnienia z kasy przy świadczeniu usług noclegowych określonego w punkcie 24 rozporządzenia – usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych, ma obowiązek każdorazowo dokumentować realizowane usługi noclegowe fakturami (§ 2 ust. 2 ww. rozporządzenia).
Usługi noclegowe a specjalne zwolnienie przedmiotowe z kasy fiskalnej
Przedsiębiorca, który nie kwalifikuje się do ww. zwolnień, ma jeszcze możliwość zastosowania jednego specjalnego zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej. O jakie zwolnienie chodzi?
Zwolnienia przedmiotowe z obowiązku stosowania kasy fiskalnej dla usług noclegowych ze względu na sposób płatności | |
Pozycja załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień | Zakres zwolnienia przedmiotowego |
42 | Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła |
Na czym polega owo zwolnienie?
wszystkie zapłaty od osób fizycznych za te wyświadczone usługi otrzyma w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w SKOK-u, której jest członkiem), oraz
z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie usługi dotyczyły zapłaty i na czyją rzecz zostały dokonane (dane nabywcy, w tym jego adres).
Podatnicy, którzy przekroczyli limit wartości sprzedaży 20 000 zł (także ci, którzy tego limitu nie przekroczyli), mają prawo skorzystać z powyższego zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.
Co więcej, może wystąpić sytuacja, w której:
sprzedawca korzysta z ww. zwolnienia przedmiotowego z obowiązku stosowania kasy dla sprzedaży usług noclegowych (obowiązek prowadzenia prostej ewidencji bezrachunkowej dokumentującej wysokość tej sprzedaży), oraz
sprzedawca musi zainstalować kasę i prowadzić ewidencję sprzedaży dla sprzedaży innych towarów lub usług dla ww. grup osób fizycznych.
O co konkretnie chodzi?
W § 4 ust. 1 pkt 1 oraz 2 ww. rozporządzenia prawodawca wyszczególnił niektóre towary i usługi, których rozpoczęcie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności wymaga natychmiastowej instalacji kasy rejestrującej i zewidencjonowania tej sprzedaży przy pomocy kasy.
Ponadto pierwsza sprzedaż jakiegokolwiek towaru lub usługi poniżej wyszczególnionych spowoduje utratę wszystkich zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy już w dniu tej pierwszej sprzedaży.
Wśród tych usług nie występują usługi noclegowe, ale występują np. usługi gastronomiczne i cateringowe.
Warto zatem zweryfikować poniżej wymieniony aktualny na 2026 rok kompletny wykaz towarów i usług, których sprzedaż powoduje utratę zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Towary i usługi, których rozpoczęcie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności obliguje do stosowania kasy fiskalnej | |
Usługi | Towary |
Przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem transportu lądowego pasażerskiego, rozkładowego: międzymiastowego i specjalizowanego, jak i pozostałego transportu lądowego i pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego | Gaz płynny |
Taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą | Części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00) |
Naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania | Silniki do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408) |
W zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów | Nadwozia do pojazdów silnikowych (CN 8707) |
W zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów | Przyczepy i naczepy (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenery (CN 8609 00) |
W zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych osobiście przez osoby niewidome mające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają pracowników niewidomych mających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności | Części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90) |
Prawnicze z wyłączeniem usług notarialnych | Części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), tj. do:
– z wyłączeniem motocykli |
Doradztwa podatkowego | Komputery stacjonarne i przenośne, w tym laptopy i tablety, oraz urządzenia peryferyjne do nich, konsole do gier, części do komputerów i konsol |
Związane z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie: – świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering) | Wyroby elektroniczne, w tym odbiorniki telewizyjne i radiowe, gramofony, głośniki, telefony, w tym smartfony, smartwatche, anteny, wyświetlacze, monitory, aparaty do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzenia pamięci trwałej, taśmy, dyski, urządzenia alarmowe |
Fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne | Wyroby optyczne, w tym lornetki, lunety, rzutniki |
Kulturalne i rozrywkowe – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe | Silniki elektryczne, prądnice i transformatory |
Związane z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne | Sprzęt fotograficzny, w tym cyfrowe i konwencjonalne aparaty fotograficzne, soczewki, obiektywy, kamery, projektory filmowe |
Mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0) | Wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku VAT |
Parkingu samochodów i innych pojazdów | Zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych |
Wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN | |
Wyroby tytoniowe (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
Świadczone przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) | Napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów |
Perfumy i wody toaletowe (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
Wyroby klasyfikowane do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczone do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
X | Wyroby zawierające w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczone do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalniki, płyny odkażające, rozcieńczalniki farb, płyny do odmrażania |
Węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczone do celów opałowych | |
Towary przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar | |
Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów, rolników ryczałtowych) wciąż mogą skorzystać ze zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej.
Zwolnień nie zostało zbyt wiele, ale wciąż obowiązują. Natomiast warto pamiętać o sprzedaży towarów lub usług, które od razu podlegają ewidencji na kasie fiskalnej. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z kasy, a rozpocznie sprzedaż, np. usług związanych z wyżywieniem, kosmetycznych czy wstępu do dyskotek, wówczas w stosunku do tych usług będzie miał obowiązek wykazania ich w ewidencji prowadzonej przy pomocy kasy rejestrującej.
