Nietypowe przypadki a faktura ustrukturyzowana w KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur dotyczyć będzie zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT. Oznacza to konieczność przesyłania dokumentów jako faktura ustrukturyzowana w KSeF, choć ustawodawca przewidział wyjątki od tej reguły. Warto pamiętać, że duże podmioty wejdą do systemu od 1 lutego 2026 roku, a pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 roku.

Co to jest faktura ustrukturyzowana w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura sprzedaży, która występuje w określonym formacie pliku (standard XML). Jest ona wystawiana i odbierana w KSeF. Używa się tutaj oprogramowania interfejsowego zgodnie ze wzorem udostępnianym w systemie. Korzystać z KSeF (obowiązkowo lub dobrowolnie) będą podmioty, takie jak:

1. podatnik,
2. podmioty wskazane przez podatnika,
3. organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne,
4. osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne,
5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
6. podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 106nd ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) KSeF używa się do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
3. uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
4. wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
5. dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
6. otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
7. przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
8. oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
9. analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
10. powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o:
11. dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
12. dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
13. braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
14. powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga na faktury wystawiane przy pomocy kas rejestrujących

Na mocy art. 145n ustawy o VAT (obowiązującego od 1 lutego 2026 roku) od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy mogą jeszcze stosować kasy rejestrujące do faktur elektronicznych lub papierowych oraz paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy poniżej wartości 450 zł (faktur uproszczonych).

Ustawodawca zezwolił od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku na wystawianie faktur przy pomocy kas fiskalnych, przy czym nie muszą mieć one postaci ustrukturyzowanej.

Zastanówmy się zatem, jak w praktyce od stycznia 2027 roku powinny być wystawiane faktury przy pomocy kas rejestrujących.

Z aktualnego stanu prawnego wynika, że od stycznia 2027 roku przedsiębiorca, jeżeli ma obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, będzie wystawiał paragony sprzedaży dokumentujące zbycie na rzecz konsumentów. W takim wypadku warto przypomnieć, że konsument może zażądać wystawienia faktury do paragonu. Niemniej żądanie musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym:

1. dostarczono towar lub wykonano usługę, 
2. otrzymano całość lub część zapłaty.

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał od konsumenta żądanie wystawienia faktury, to ma obowiązek ją wystawić:

1. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (w całości lub w części) i zgłoszono żądanie wystawienia faktury,
2. nie później niż 15. dnia od zgłoszenia żądania po upływie miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zaliczkę.

W tej sytuacji przedsiębiorca wystawia paragon fiskalny na kasie rejestrującej, a fakturę w postaci ustrukturyzowanej – dobrowolnie w KSeF albo poza tym systemem w postaci elektronicznej lub papierowej. Nie do końca jest jeszcze jasne, czy faktura na żądanie na rzecz konsumenta będzie mogła być wystawiona za pomocą kasy rejestrującej (będzie wówczas wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej).

Należy również zastanowić się, jak będzie wyglądać wystawianie faktur na rzecz firm za pomocą kasy rejestrującej od stycznia 2027 roku.

Jeszcze do końca 2026 roku za pomocą kasy rejestrującej można wystawiać faktury uproszczone (z NIP nabywcy o wartości transakcji do 450 zł).

Natomiast od stycznia 2027 roku prawdopodobnie dojdzie do likwidacji faktury uproszczonej, (paragonu z NIP nabywcy o wartości transakcji poniżej 450 zł). Mianowicie od stycznia 2027 roku faktury wystawiane na rzecz podatnika prowadzącego działalność (na rzecz firmy posiadającej siedzibę działalności w Polsce) będą musiały być wystawione w postaci ustrukturyzowanej, a więc w KSeF.

Paragon z NIP nabywcy o wartości transakcji poniżej 450 zł jest fakturą uproszczoną wystawioną na rzecz takiego właśnie podatnika. Z racji tego od stycznia 2027 roku będzie można wystawić go tylko w formie ustrukturyzowanej w KSeF, czyli przedsiębiorca nie będzie mógł w tym przypadku użyć kasy rejestrującej.

Z kolei, jeżeli przedsiębiorca wystawi paragon z numerem NIP nabywcy o wartości transakcji przekraczającej 450 zł (nie stanowi on faktury uproszczonej), wówczas będzie musiał skorzystać z KSeF.

Faktura VAT RR i korekta faktury VAT RR a KSeF 

Rolnicy sprzedający swoje produkty dzielą się na takich, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, i tych zwolnionych z VAT, tzw. rolników ryczałtowych.

Rolnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT mają obowiązek wystawić fakturę sprzedaży za każdym razem, kiedy nabywcą jest firma. Od 1 kwietnia 2026 roku będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF.

Co natomiast z rolnikami ryczałtowymi? Tutaj pojawia się bardzo istotna kwestia związana z obowiązkiem składania oświadczeń o swoim statusie VAT oraz o nabywcy. Mianowicie nabywca w imieniu rolnika ryczałtowego, zwolnionego z VAT, ma obowiązek wystawić fakturę VAT RR, a więc fakturę związaną ze sprzedażą produktów rolnych dokonaną przez tego rolnika na rzecz nabywcy.

Zgodnie z art. 116 ust. 1 ustawy o VAT osoba zarejestrowana jako czynny podatnik VAT nabywająca produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Jej oryginał jest przekazywany dostawcy.

Jak mówi art. 116 ust. 3 ustawy o VAT, faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Należy pamiętać, że według nowego brzmienia art. 116 ustawy o VAT (obowiązującego od 1 lutego 2026 roku) faktura VAT RR i VAT RR KOREKTA mogą być za zgodą dostawcy:

1. wystawiane, podpisywane i przesyłane w postaci elektronicznej,
2. wystawiane za pośrednictwem KSeF.

Jeżeli więc faktura VAT RR zostanie wystawiona za zgodą rolnika ryczałtowego jako faktura ustrukturyzowana w KSeF, wówczas powyższe obligatoryjne oświadczenie, które musi być do niej dołączane, powinno także mieć postać ustrukturyzowaną.

Rolnik ryczałtowy składa oświadczenie, że rozlicza się on ryczałtowo oraz o nabywcy uprawnionym do zakupu produktów rolnych. Faktura VAT RR wystawiana przez nabywcę produktów rolnych będzie mogła być wystawiona w KSeF tylko wtedy, gdy rolnik przed jej wystawieniem złoży oświadczenie w formie ustrukturyzowanej w KSeF.

JPK_FA a KSeF 

Jak już wyżej wspomniano, od 1 lutego 2026 roku i od 1 kwietnia 2026 roku wchodzi obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Jedną ze struktur, mniej znaną od JPK_V7X, jest struktura (plik) JPK_FA. Stanowi ona zbiór wszystkich danych widniejących na fakturach sprzedaży wystawionych przez danego podatnika w określonym czasie.

W aktualnym stanie prawnym plik JPK_FA jest generowany i przekazywany organom podatkowym wyłącznie na wyraźne żądanie, np. w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, kontroli celno-skarbowych, postępowań podatkowych czy niekiedy innego typu postępowań lub kontroli administracyjnych.

Jak w takim razie obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF odnosi się do struktury JPK_FA?

Należy mieć na względzie, że faktury ustrukturyzowane (wszystkie dane z faktury) wystawiane w KSeF będą widoczne dla organów administracji skarbowej.

Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, to jednocześnie nie będzie musiał przekazywać plików JPK_FA organom administracji skarbowej.

Pewnym wyjątkiem od reguły mogą być sytuacje, gdy organ podatkowy zażąda przesłania struktury JPK_FA za okres, w którym podatnik wystawiał faktury ustrukturyzowane w KSeF.