Jak obniżyć wynagrodzenie zleceniobiorcy za czas choroby?

Zmniejszenie wynagrodzenia zleceniobiorcy za okres choroby różni się diametralnie od zasad obowiązujących przy umowie o pracę. W przypadku kontraktów cywilnoprawnych nie stosuje się przepisów Kodeksu pracy, a kluczowe znaczenie ma treść samej umowy oraz to, jaka część zlecenia została wykonana. Poniżej znajduje się szczegółowe wyjaśnienie, jak prawidłowo obniżyć wynagrodzenie zleceniobiorcy za czas choroby w zależności od zapisów w umowie.

Umowa zlecenie – na co zwrócić uwagę?

Umowa zlecenie zaliczana jest do umów cywilnoprawnych, dlatego w pierwszej kolejności znajdą do niej zastosowanie regulacje dotyczące zlecenia zawarte w Kodeksie cywilnym, a w dalszej kolejności ogólne przepisy prawa zobowiązań.

Umowa zlecenie to umowa starannego działania, na podstawie której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie.

Umowa zlecenie jest zawarta z chwilą złożenia zgodnego oświadczenia woli przez dającego zlecenie i przyjmującego zlecenie, w którym strony ustaliły czynności objęte umową.

Umowa zlecenie może być zawarta zarówno z osobą fizyczną, jak i prawną.

Zlecenie może zostać wypowiedziane przez każdą ze stron w dowolnym czasie. W takiej sytuacji dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, a ponadto w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.

Umowa zlecenie jako tytuł do objęcia ubezpieczeniem społecznym

W razie zawarcia umowy zlecenia zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, w tym:

• ubezpieczeniu emerytalnemu,
• ubezpieczeniu rentowemu,
• ubezpieczeniu wypadkowemu,
• ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Ubezpieczenie chorobowe jest w przypadku zleceniobiorcy dobrowolne.

Przedsiębiorca, który zawarł umowę zlecenie, dokonuje zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń w ZUS-ie na druku: ZUS ZUA lub ZUS ZZA w sytuacji zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Zgłoszenie powinno zostać dokonane w terminie 7 dni od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania.

W sytuacji, kiedy zleceniobiorca zawiera umowę zlecenie ze zleceniodawcą, którym jest jego własny pracodawca, dla celów ubezpieczeń w ZUS-ie traktuje się zleceniobiorcę jak pracownika. W związku z tym pracodawca z tytułu zawartej umowy zlecenia nie ma obowiązku przekazania dodatkowego zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS-ie. Dokonując rozliczeń, pracodawca w podstawie wymiaru składek społecznych oblicza łączny przychód z umowy o pracę oraz zlecenia, a w konsekwencji od tej kwoty rozlicza składki na ubezpieczenie społeczne.

Minimalne stawki przy zleceniu

Pracodawcy zatrudniający pracowników na podstawie umowy zlecenia powinni pamiętać, że mają obowiązek wypłaty wynagrodzenia zleceniobiorcy co najmniej według stawki minimalnej za godzinę obowiązującej w danym roku.

Czas nieobecności z powodu choroby a wynagrodzenie zleceniobiorcy za czas choroby

Przepisy nie określają bezpośrednio, w jaki sposób należy obniżać zarobki zleceniobiorcy za czas nieobecności. Ze względu na swobodę umów to same strony decydują o tych regułach, dlatego precyzyjne zasady potrącania pensji za okres choroby najlepiej zapisać bezpośrednio w umowie zlecenia. Jeśli jednak w kontrakcie zabrakło takich ustaleń, zmniejszenie wynagrodzenia jest uzasadnione tylko wtedy, gdy choroba faktycznie uniemożliwia wykonanie powierzonego zadania w całości. Oznacza to, że jeżeli zleceniobiorca, mimo gorszego samopoczucia czy zwolnienia lekarskiego, w pełni zrealizował cel umowy, nie ma podstaw do ucinania jego wypłaty i należy mu się pełna stawka.

Przykład 1.

Pani Gabriela podpisała umowę zlecenia na przygotowanie projektu graficznego strony internetowej. W umowie zapisano stałe wynagrodzenie w kwocie 5000 zł. Umowa nie zawiera żadnych zapisów o tym, jak pomniejszać wynagrodzenie w przypadku choroby. Termin oddania projektu to koniec miesiąca. W połowie miesiąca pani Gabriela chorowała przez 7 dni i otrzymała zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA). Mimo tygodniowej choroby kobieta po powrocie do zdrowia intensywnie pracowała i oddała kompletny, działający projekt graficzny w umówionym terminie. Co z wypłatą wynagrodzenia w tej sytuacji? Cel umowy został w pełni osiągnięty, zleceniodawca nie ma prawa pomniejszyć wynagrodzenia. Pani Gabriela otrzyma pełne 5000 zł, ponieważ liczy się efekt jej pracy, a nie to, ile dni spędziła na zwolnieniu lekarskim.

Stawka godzinowa a wynagrodzenie zleceniobiorcy za czas choroby

W przypadku stawki godzinowej najlepiej w umowie zlecenie zawrzeć się zapis, że w przypadku niewykonywania zlecenia przez część miesiąca z powodu choroby wynagrodzenie zostanie pomniejszone proporcjonalnie do dni lub godzin niewykonywania zakresu zlecenia. Można to też zastosować do ryczałtu, wskazując, w jaki sposób będzie pomniejszana ta kwota na wypadek choroby.

Przykład 2.

Pan Damian realizuje zlecenie polegające na wsparciu technicznym IT. Standardowo w danym miesiącu grafik przewidywał, że przepracuje 160 godzin. Niestety, w połowie miesiąca mężczyzna zachorował i przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 10 dni roboczych, przez co opuścił 80 godzin zaplanowanej pracy. W umowie zapisano, że w przypadku choroby wynagrodzenie godzinowe 100 zł brutto zostaje proporcjonalnie zmniejszane za okres niewykonywania zlecenia. Jak będzie w tej sytuacji rozliczone wynagrodzenie?

160 godzin (do przepracowania) – 80 godzin (choroba) = 80 godzin – liczba faktycznie przepracowanych godzin

160 × 100 zł brutto = 16000 zł brutto – kwota wynagrodzenia za pełne wykonanie zlecenia

80 godzin × 100 zł/godz. = 8000 zł brutto – kwota wynagrodzenia za wykonanie zlecenia pomniejszona o czas choroby

Wynagrodzenie zostało precyzyjnie i proporcjonalnie zmniejszone o wartość 80 godzin, których zleceniobiorca nie zdołał przepracować z powodu choroby. Pan Damian otrzyma zapłatę wyłącznie za 80 godzin realnie wykonanej pracy. Jeśli podlegał on dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, za czas choroby może ubiegać się o zasiłek chorobowy bezpośrednio z ZUS-u.

Ryczałt a pomniejszenie wynagrodzenia

Dodatkowo mogą pojawić się komplikacje w rozliczeniu zlecenia przy chorobie w przypadku stałej stawki ryczałtowej. Jeśli zleceniobiorca chorował, a ma stałą stawkę, bezpieczne pomniejszenie wynagrodzenia zależy od zapisów w kontrakcie. Najlepsza sytuacja to taka, w której w umowie zlecenia znajduje się zapis, że w przypadku niewykonywania zlecenia przez część miesiąca z powodu choroby wynagrodzenie zostanie pomniejszone proporcjonalnie do dni niewykonywania usług. Jeśli umowa milczy na ten temat, a zleceniobiorca przyniósł zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA) i nie wykonywał zleconych zadań, zleceniodawca ma prawo pomniejszyć jego wynagrodzenie na podstawie art. 744 kc (wynagrodzenie należy się za wykonanie zlecenia). Najczęściej stosuje się wtedy zasadę proporcjonalności, którą warto udokumentować aneksem lub porozumieniem stron.

Przykład 3.

Pani Anna podpisała umowę zlecenia na przygotowanie cyklu artykułów, obejmujących 4 publikacji, po 1 na każdy tydzień. W umowie zapisano stałe wynagrodzenie w kwocie 1000 zł. Umowa nie zawiera żadnych zapisów o tym, jak pomniejszać wynagrodzenie w przypadku choroby. Termin oddania zlecenia to koniec miesiąca. Pani Anna chorowała przez połowę miesiąca (przebywała w szpitalu) i otrzymała zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA). Z powodu choroby nie zdążyła ona przygotować całego zestawu artykułów. Przedstawiła jedynie 2, a resztę zadań zleceniodawca musiał powierzyć komuś innemu, aby zdążyć przed terminem. Co z wynagrodzeniem w takim przypadku? W tym przypadku zlecenie nie zostało wykonane w całości z powodu choroby. Zleceniodawca ma prawo pomniejszyć wynagrodzenie proporcjonalnie do wykonanej pracy. W tym wypadku łatwo to wyliczyć, bo będzie to 500 zł. Pomniejszenie jest możliwe, ponieważ zleceniobiorczyni nie wykonała powierzonego zadania w całości.

Przykład 4.

Pani Marta ma zapisaną w umowie stałą stawkę ryczałtową 12000 zł brutto za prowadzenie mediów społecznościowych firmy. W czerwcu (który ma 30 dni) kobieta zachorowała i przebywała na zwolnieniu lekarskim przez 10 dni. Przez ten czas nie realizowała żadnych działań dla firmy. Umowa wskazuje, że zawsze za miesiąc przyjmuje się liczbę kalendarzowych dni miesiąca. Jak wyliczyć wynagrodzenie w tym przypadku?Zgodnie z umową ryczałt dzielimy przez 30 dni: 12000 zł : 30 = 400 zł – wartość 1 dniaMnożymy wartość 1 dnia przez 10 dni nieobecności: 400 zł × 10 dni = 4000 zł – kwota, o jaką pomniejszamy wynagrodzenie

Wyliczenie ostatecznego wynagrodzenia za ten miesiąc: 12000 zł – 4000 zł = 8000 zł brutto

Dzięki precyzyjnemu opisowi w umowie dział kadr lub księgowość nie musi zgadywać, jak ugryźć temat choroby przy ryczałcie. Wynagrodzenie pani Marty zostało legalnie zmniejszone do 4000 zł brutto, a za 10 dni choroby kobieta otrzyma zasiłek chorobowy z ZUS-u, jeśli opłacała dobrowolną składkę chorobową.

Podsumowanie

Rozliczanie chorobowego u zleceniobiorców bywa dla wielu firm sporym wyzwaniem. Warto jednak pamiętać, że w świecie umów cywilnoprawnych kluczem do spokoju jest dobrze skonstruowany kontrakt. Zamiast improwizować lub ryzykować spór ze zleceniobiorcą, najbezpieczniej jest z góry określić zasady pomniejszania ryczałtu lub stawki godzinowej bezpośrednio w treści umowy. Jasne reguły gry to nie tylko ułatwienie dla księgowości, ale przede wszystkim transparentność, która buduje dobre relacje stron umowy.