Umowy cywilnoprawne są często wybierane przez przedsiębiorców ze względów finansowych, co dotyczy również mikrofirm. Stosowanie umów zlecenia czy o dzieło jest w pełni legalne, jednak ich niewłaściwe użycie może zostać uznane za obejście prawa pracy. Kluczowe staje się zatem pytanie, jak prawidłowo konstruować i zawierać takie kontrakty, aby były one zgodne z obowiązującymi regulacjami i nie narażały firmy na negatywne konsekwencje prawne.
Umowy cywilnoprawne a umowa o pracę
Podstawową różnicą pomiędzy umowami cywilnoprawnymi a umowami o pracę jest ustawa regulująca dany kontrakt. W pierwszym przypadku zobowiązania podlegają przede wszystkim pod przepisy Kodeksu pracy, w drugim zaś pod regulację kp. W przypadku umowy o pracę mamy do czynienia także ze stosunkiem pracy, czego nie doświadczymy przy żadnej umowie cywilnoprawnej. Zgodnie z treścią art. 22 §1-12 kp przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie w warunkach określonych powyżej jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy w ramach stosunku pracy.
Decydujące znaczenie o tym, czy w danym przypadku mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, czy też stosunkiem cywilnoprawnym, ma całokształt pracy wykonywanej przez zatrudnionego, nie tytuł zawartej umowy. Równie istotna jest treść kontraktu, która często przesądza o tym, czy doszło do powstania stosunku pracy. W dużym skrócie można stwierdzić, że jeśli praca jest wykonywana pod nadzorem zatrudniającego, w konkretnym miejscu i określonych ramach czasowych, to doszło do zawarcia umowy o pracę, a nie umowy o dzieło lub umowy zlecenie. Problemem może być jednak kontrakt, który zawiera w sobie cechy zarówno stosunku pracy, jak i stosunku cywilnoprawnego. Warto w tym miejscu przypomnieć, że stosunek pracy charakteryzuje się łącznym występowaniem poniższych przesłanek:
- podporządkowanie pracownika względem pracodawcy, a więc wykonywanie poleceń zatrudniającego, ścisłe określenie miejsca, czasu pracy i sposobu jej wykonania;
- osobiste świadczenie pracy – pracownik nie może powierzyć pracy innej osobie (chyba że umowa dopuszcza takie rozwiązanie);
- ciągłość i powtarzalność pracy – praca ma charakter stały, a nie incydentalny.
Postanowienie SN z 16 kwietnia 2024 roku (sygn. akt II USK 83/23)
„Jeżeli umowa ma cechy umowy o pracę oraz umowy cywilnej, to o wyborze właściwych przepisów mających zastosowanie do takiego stosunku prawnego decyduje ustalenie, które cechy tychże umów przeważają w ustalonym stanie faktycznym sprawy”.
Postanowienie SN z 10 stycznia 2024 roku (sygn. akt II USK 308/22)
„Jeżeli umowa wykazuje wspólne cechy dla umowy o pracę i umowy prawa cywilnego z jednakowym ich nasileniem, o jej typie (rodzaju) decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy, który może być wyrażony także w nazwie umowy. Dokonując oceny według tego kryterium, należy przy tym poddać oświadczenia woli stron interpretacji według kryteriów określonych w art. 65 KC. Zgodnie z typologiczną metodą klasyfikacji stosunku pracy przy rozstrzyganiu o kwalifikacji prawnej umowy o świadczenie usług konieczne jest wzięcie pod uwagę całego zespołu cech charakterystycznych, odróżniających umowę o pracę od innych umów oraz rozważenie, czy cechy te są przeważające i czy uzasadniają uznanie istnienia stosunku pracy. Przyjmuje się przy tym, że występowanie łącznie wszystkich cech stosunku pracy nie jest konieczne dla uznania odpowiedniej umowy za umowę o pracę, ponieważ brak jednych cech może być wyrównany większą obecnością innych”.
Jak legalnie stosować umowy cywilnoprawne, by uniknąć zarzutu obejścia prawa pracy?
Stosowanie umów cywilnoprawnych w małych firmach nie jest przestępstwem i nie zawsze stanowi naruszenie zasad prawa pracy. Tego rodzaju kontrakty dają dużą elastyczność i często są korzystniejsze finansowo niż umowa o pracę, ponieważ generują niższe koszty i mniejsze obciążenia administracyjne. Jednak ich niewłaściwe stosowanie, a w szczególności wykorzystywanie ich w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, jest przez prawo traktowane jako obejście prawa pracy i może prowadzić do poważnych konsekwencji.
Kluczem do bezpieczeństwa prawnego jest to, by rzeczywisty charakter świadczonej pracy był zgodny z warunkami i istotą prawną wybranej umowy, a nie jedynie z jej formalną nazwą. Obejście prawa pracy polega na tym, że strony formalnie zawierają umowę cywilnoprawną (zlecenie lub dzieło), ale faktyczne warunki współpracy wskazują na istnienie stosunku pracy. Wówczas PIP lub sąd pracy mogą przekwalifikować umowę cywilnoprawną na umowę o pracę. Konsekwencje takiego działania to m.in. konieczność uregulowania zaległych składek ZUS wraz z odsetkami (nawet za 5 lat wstecz), zapłata za zaległy urlop wypoczynkowy, nadgodziny, a także ryzyko kary grzywny.
Aby uniknąć przekwalifikowania umowy zlecenia lub umowy o dzieło na umowę o pracę, w pierwszej kolejności należy upewnić się, że w przypadku danego kontraktu nie występują cechy podporządkowania pracowniczego. Zatrudniony nie może pozostawać do pełnej dyspozycji drugiej strony umowy. Najbezpieczniejszą praktyką jest to, aby zleceniobiorca lub wykonawca dzieła sam organizował sobie czas i miejsce wykonywania umowy. Taka osoba nie powinna mieć narzuconych sztywnych godzin pracy, nie musi prosić o zgodę na wyjście, przerwę ani o urlop. Sama decyduje, kiedy i jak wykona zlecone jej zadania, byleby ogólny termin wykonania umowy został w pełni zachowany.
Przykład 1.
Pani Hanna jest księgową, która otrzymała zlecenie na „obsługę księgową spółki”. W praktyce podpisana przez nią umowa wymaga od zleceniobiorcy rozliczania dokumentów w ciągu miesiąca, ale nie precyzuje, że ma siedzieć w biurze od poniedziałku do piątku. Czy taka umowa może być uznana za legalnie zawartą umowę zlecenie, czy jednak może być zakwalifikowana jako umowa o pracę? W przedstawionej sytuacji można uznać, że doszło do zawarcia umowy zlecenia, ponieważ pani Hanna nie musi wykonywać swojej pracy w ściśle określonych godzinach ani w biurze spółki, dla której wykonuje zadania. W przypadku, gdyby była od niej wymagana stała obecność w siedzibie firmy, ewidencjonowanie czasu pracy jak na etacie (np. podpisywanie listy obecności), konieczność wykonywania bieżących, szczegółowych poleceń przełożonego dotyczących sposobu pracy, to wówczas zawarta umowa mogłaby zostać uznana za umowę o pracę.
Umowa cywilnoprawna powinna dopuszczać lub przynajmniej nie zakazywać powierzenia wykonania zlecenia osobie trzeciej, chyba że ze specyfiki zlecenia wynika, że ma być wykonane osobiście (np. szkolenie prowadzone przez konkretnego eksperta). Wykonawca odpowiada wówczas za działania swojego zastępcy. Wynagrodzenie wynikające z umowy o dzieło lub umowy zlecenia powinno być ustalone za wykonanie całego zadania lub jego konkretnej, zakończonej części. W przypadku umów obowiązujących dłużej niż miesiąc wymóg miesięcznej wypłaty musi być przestrzegany, jednak powinno to być wynagrodzenie za konkretne, zakończone zadania w danym miesiącu, a nie stała „pensja”. Wypłacanie co miesiąc stałej kwoty (np. 4000 zł brutto) niezależnie od liczby i skomplikowania wykonanych w danym miesiącu czynności jest bardzo ryzykownym posunięciem, ponieważ takie zachowanie upodabnia wynagrodzenie z umowy o dzieło lub umowy zlecenia do wynagrodzenia typowo pracowniczego (etatowego).
Zastępowanie nadgodzin umowami cywilnoprawnymi
Umowy cywilnoprawne nie mogą również być stosowane w przypadku nadgodzin wypracowanych przez pracownika zatrudnionego w ramach stosunku pracy. Zakazane jest więc zlecanie stałemu pracownikowi tej samej pracy, co w ramach etatu, ale wykonywanej po godzinach, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
Przykład 2.
Pan Marcin jest pracownikiem biurowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Jego szef podpisał z nim dodatkową umowę zlecenie, której przedmiotem jest wprowadzanie danych do systemu poza etatowymi godzinami pracy. W rzeczywistości pan Marcin wykonuje takie same obowiązki na podstawie umowy zlecenia, jak przy swojej pierwotnej umowie o pracę. Czy umowa zlecenie może być w tym przypadku zakwestionowana? Tak, ponieważ stanowi obejście prawa w kontekście prawa pracownika do pensji za nadgodziny. Jeśli zadanie jest tego samego rodzaju i ma charakter podporządkowany, powinno być rozliczane jako nadgodziny w ramach umowy o pracę. Jeśli ma to być umowa cywilnoprawna, musi dotyczyć zupełnie innego rodzaju zadań (np. pracownik administracyjny na etacie pisze jako dzieło ekspercki artykuł branżowy, w którym się specjalizuje).
Podsumowanie
Mikrofirma może bezpiecznie korzystać z umów cywilnoprawnych, jeśli tylko zadba o spójność pomiędzy dokumentami a rzeczywistością. Jeśli przedsiębiorca potrzebuje osiągnąć konkretny, unikalny rezultat, powinien podpisać umowę o dzieło. Jeśli jednak potrzebuje starannie wykonanych czynności w określonym czasie, lepsza będzie umowa zlecenia. Jeśli zadanie jest ciągłe, odbywa się pod kierownictwem przełożonego i w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie, konieczne będzie podpisanie umowy o pracę. Warto zadbać o to, aby w treści umowy zlecenia lub umowy o dzieło znalazły się zapisy potwierdzające samodzielność drugiej strony w zakresie organizacji pracy, a także zapisy o jej odpowiedzialności za efekty lub nienależyte wykonanie. Należy unikać stosowania typowo „etatowych” elementów umownych, takich jak m.in. ewidencja czasu pracy, udzielanie formalnych urlopów i nieustanna kontrola zatrudnionego. Przestrzeganie tych zasad jest najlepszą ochroną przed zarzutem, że umowa cywilnoprawna została zawarta jedynie po to, by uniknąć kosztów i obowiązków pracodawcy.
