Prawidłowe dokumentowanie kosztów jest kluczowe dla bezpieczeństwa rozliczeń podatkowych. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy konieczne jest opisywanie dowodów w księdze podatkowej, zwłaszcza w kontekście nadchodzących zmian w przepisach. Wyjaśniamy, jakie wymogi muszą spełniać dokumenty księgowe, aby zapisy w PKPiR były prawidłowe i nie budziły wątpliwości organów podatkowych.
Czym jest księga podatkowa?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR), nazywana również księgą podatkową, stanowi uproszczoną ewidencję przeznaczoną dla przedsiębiorców, którzy jako formę opodatkowania wybrali skalę podatkową lub podatek liniowy. Służy do ewidencjonowania przychodów z działalności gospodarczej oraz kosztów ich uzyskania w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie dochodu do opodatkowania i wysokości należnego podatku dochodowego. Ma ona charakter wyłącznie podatkowy – na jej podstawie dokonywane są rozliczenia z organami podatkowymi, a nie prezentacja sytuacji majątkowej przedsiębiorcy czy też ustalenie wyniku finansowego w rozumieniu rachunkowości Z tego względu szczególne znaczenie ma prawidłowość i kompletność dowodów księgowych ujmowanych w księdze, w tym ich treść oraz ewentualne uzupełnienia, które pozwalają jednoznacznie ustalić, czego dotyczy dany wydatek i w jaki sposób został zakwalifikowany na potrzeby podatkowe.
Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR
Szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać PKPiR i zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem określa nowe, obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku, Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 roku 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Na jego mocy wprowadzono istotne zmiany w zakresie struktury PKPiR, w tym liczby i układu kolumn, ich zawartości oraz zasad ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, co wpłynęło na zakres obowiązków ewidencyjnych przedsiębiorcy.
Z uwagi na wprowadzenie obowiązku prowadzenia PKPiR przy użyciu programów komputerowych oraz sporządzania i przesyłania pliku JPK_PKPiR konieczne stało się dostosowanie wzoru księgi do nowych obowiązków. Nowy wzór PKPiR umożliwiający jednoznaczne przypisanie zapisów księgowych do dokumentów źródłowych oraz identyfikację kontrahentów i transakcji w sposób pozwalający na automatyczne przetwarzanie danych przez Krajową Administrację Skarbową i objaśnienia do księgi zawiera załącznik do rozporządzenia.
W związku z tym w nowym wzorze księgi podatkowej obowiązującym od 1 stycznia 2026 roku wprowadzono następujące kolumny:
- kolumna 3 – numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
- kolumna 5 – identyfikator podatkowy.
Wprowadzenie nowych kolumn do wzoru PKPiR wiąże się również z modyfikacją dotychczasowej numeracji kolumn księgi.
Numeracja dowodów w PKPiR – zmiany od 1 stycznia 2026 roku
Rozporządzenie zmieniło także zasady dotyczące numerowania dowodów stanowiących podstawę zapisu w księdze podatkowej.
W stanie prawnym wynikającym z pkt 2 objaśnień z załącznika nr 1 do obowiązującego wcześniej rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazywano, że: Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.
Natomiast w nowym rozporządzeniu w pkt 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie ma już zapisu dotyczącego obowiązku oznaczania dowodu numerem pozycji z księgi, pozostało jedynie: Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze.
Zrezygnowano zatem z obowiązku numerowania dokumentów księgowych ujętych w księdze podatkowej. W konsekwencji oznacza to, że od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy nie muszą już oznaczać każdego dowodu wpisanego do PKPiR numerem pozycji, pod którą został w niej ujęty.
Opisywanie dowodów w księdze podatkowej - czy trzeba to robić?
W praktyce przedsiębiorcy prowadzący PKPiR powinni mieć na uwadze, że brak obowiązku oznaczania dowodu numerem, pod którym ujęto go w księdze, nie oznacza jeszcze bezwzględnej rezygnacji z opisywania dowodów w księdze podatkowej.
Należy rozróżnić dwie kwestie:
- oznaczanie dowodu numerem pozycji z PKPiR (rozwiązanie występowało w objaśnieniach w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2025 roku),
- opisywanie dowodu „czego dotyczy wydatek” (co do zasady nie jest obowiązkiem, ale bywa zasadne).
Kluczowe znaczenie ma to, aby dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów księgi spełniały wymogi pozwalające na jednoznaczne powiązanie ich z ujęciem w PKPiR.
W odniesieniu do niektórych dowodów księgowych konieczne jest dokonanie stosownych adnotacji lub uzupełnienie ich o niezbędne dane. Przykładowo:
- na dowodzie w walucie obcej należy zamieścić przeliczenie kwoty na złote i wynik (albo w załączniku do dowodu),
- dopuszczalne poprawki dokonane w dowodzie należy potwierdzić poprzez zamieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej tych poprawek,
- paragony lub dowody kasowe na zakup za granicą paliwa wymagają uzupełnienia odpowiednimi danymi – na odwrocie zamieszcza się nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj towaru.
Są to przykłady sytuacji, w których dokonanie stosownych adnotacji na dowodzie księgowym lub uzupełnienie go o dodatkowe dane jest niezbędne do prawidłowego udokumentowania operacji.
Co do zasady, na dowodach księgowych dokumentujących koszty poniesione przez przedsiębiorcę nie ma obowiązku zamieszczania odpowiedniego opisu. Jednocześnie, jeżeli z treści dowodu nie wynika jasno, czego dotyczy wydatek, zalecane jest zamieszczenie na nim informacji o jego kwalifikacji i sposobie ujęcia w PKPiR. Chodzi o sytuacje, w których sam dokument (np. ogólna nazwa usługi/towaru) nie pozwala wprost ustalić, co faktycznie było przedmiotem zakupu.
W praktyce oznacza to prostą regułę – jeżeli dowód jest:
- jednoznaczny – dodatkowy opis nie jest konieczny,
- niejednoznaczny – warto dopisać krótką informację, która eliminuje wątpliwości co do kwalifikacji oraz ujęcia w PKPiR.
Przykład 1.
Pan Jacek prowadzi działalność gospodarczą, rozlicza podatek liniowy i prowadzi PKPiR. Otrzymuje fakturę, której opis jest bardzo ogólny i nie pozwala jednoznacznie stwierdzić, czego dotyczył zakup. Ponieważ z treści dowodu nie wynika jasno przedmiot wydatku, przedsiębiorca zamieszcza na dokumencie krótką adnotację wraz ze wskazaniem kwalifikacji i sposobu ujęcia w księdze. W tej sytuacji nie chodzi o „obowiązkowy opis każdego kosztu”, tylko o praktyczne uzupełnienie dowodu w przypadku niejednoznacznej treści, tak aby dokumentacja była spójna i nie budziła wątpliwości, czego dotyczy wydatek oraz jak został ujęty w PKPiR.
Przepisy regulujące prowadzenie PKPiR nie wymagają opisywania dowodów księgowych. Od 1 stycznia 2026 roku zrezygnowano również z obowiązku oznaczania dowodów numerem pozycji, pod którą zostały ujęte w PKPiR. Nie oznacza to jednak, że dowody mogą pozostawać niejednoznaczne. W sytuacjach, w których z treści dokumentu nie wynika jasno, czego dotyczy wydatek, zasadne jest uzupełnienie go o krótką adnotację wyjaśniającą jego charakter i sposób ujęcia w księdze. Takie działanie nie stanowi dodatkowego obowiązku formalnego, lecz element dobrej praktyki, który zwiększa przejrzystość dokumentacji i ogranicza ryzyko wątpliwości w toku ewentualnych czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.
