Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon z NIP-em a faktura uproszczona

Wprowadzenie obowiązku zawierania NIP-u nabywcy na paragonach dokumentujących sprzedaż na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą przyczyniło się do powstania wielu pytań i wątpliwości zarówno ze strony sprzedawców, jak i nabywców. Jednym z problemów, z jakimi spotkali się przedsiębiorcy, jest trudność w uzyskaniu faktury do kwoty 450 zł. Część sprzedawców, powołując się na zapisy zawarte w ustawie o VAT w odniesieniu do zakupów o niskiej wartości, a więc nieprzekraczających kwoty 450 zł, wystawia jedynie paragon z NIP-em nabywcy będący fakturą uproszczoną. Analizując jednak zapisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dochodzimy do wniosku, że taki dokument nie może być podstawą do zaksięgowania kosztu w PKPiR. Jak zatem powinien postąpić nabywca dokonujący zakupów firmowych? Czy paragon z NIP-em będący fakturą uproszczoną w świetle ustawy o VAT może stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów?

Faktura uproszczona w ustawie o VAT

ustawie o VAT zapisy dotyczące faktury uproszczonej pojawiły się już w 2014 roku. Jest ona jednym z rodzajów faktur VAT, zawiera jednak mniej danych niż ma to miejsce w przypadku standardowej faktury VAT. Jedyne wymagane dane nabywcy, które muszą znaleźć się na fakturze uproszczonej, to jego NIP. Oznacza to, że nazwa firmy i adres nabywcy nie są niezbędnymi jej elementami. Paragon z NIP-em nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto zawiera wszystkie niezbędne dane do uznania go za fakturę uproszczoną.

Art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT
„Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku”.

Do elementów, które powinny zostać zawarte na fakturze uproszczonej, zaliczamy:

  • daty wystawienia faktury i sprzedaży,
  • kolejny numer faktury,
  • dane sprzedawcy, w tym jego NIP,
  • NIP nabywcy,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • kwotę ewentualnego rabatu,
  • kwotę należności ogółem,
  • informacje pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku.

Faktur uproszczonych nie można używać do dokumentowania określonych rodzajów transakcji, takich jak np. sprzedaż wysyłkowa czy WDT.

Paragon z NIP-em nabywcy a prawo do odliczenia VAT

Wraz z początkiem 2020 roku weszły rewolucyjne zmiany w ustawie o VAT, na podstawie których sprzedawca będący podatnikiem VAT może wystawić fakturę VAT do paragonu dla innego podatnika VAT wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy.Art. 106b ust. 5 ustawy o VAT:
„W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej”.[/quotation]W świetle ustawy o podatku od towarów i usług, paragon zawierający NIP nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł jest fakturą uproszczoną. Taki paragon stanowi zatem podstawę do odliczenia VAT.

Paragon z NIP-em a rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR

Paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł jest fakturą uproszczoną, nie ma więc przeciwwskazań do odliczenia na tej podstawie podatku VAT od dokonanych zakupów. Jednak rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zezwala na ewidencjonowanie tylko szczególnych rodzajów kosztów za pomocą paragonów (materiały biurowe i środki czystości). Z tym stanowiskiem zgadzały się także organy podatkowe. To jedna z przyczyn niskiej popularności faktur uproszczonych w poprzednich latach, dokumenty te dotychczas były rzadko stosowanym rozwiązaniem przez przedsiębiorców.

Po zmianie przepisów, które weszły w życie z 1 stycznia 2020 roku, sprzedawcy coraz chętniej posługują się fakturami uproszczonymi. W związku z tym wielu przedsiębiorców napotkało trudność w uzyskaniu standardowej faktury VAT w przypadku, gdy wartość zakupów nie przekraczała 450 zł.

Wątpliwości związane z fakturami uproszczonymi zostały wyjaśnione w komunikatach Ministra Finansów.Komunikat z 3 września 2019 r. pt. „Zasady wystawiania faktur do paragonów od 1 stycznia 2020 r.”
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami VAT, paragon do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną, równoważną ze zwykłą fakturą. W przypadku takich paragonów (z NIP nabywcy), aby potwierdzić zakup, nabywca nie musi dodatkowo występować o zwykłą fakturę”.
Komunikat z 3 stycznia 2020 r. pt. „Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów”
„Faktura uproszczona jest traktowana jak zwykła faktura, która zawiera pełne dane nabywcy. Podatnik może więc w szczególności skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jak również zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów”.

Podsumowując, możemy stwierdzić że przepisy o fakturach uproszczonych istnieją już od kilku lat, ale ze względu na to, że nie zostały nigdy doprecyzowane i budziły wątpliwości na gruncie rozliczenia PIT, nie cieszyły się dużą popularnością. Teraz z uwagi na obowiązek zawierania NIP-u nabywcy na paragonie w odniesieniu do zakupów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, sprzedawcy coraz częściej korzystają z możliwości dokumentowania transakcji za pomocą faktur uproszczonych.

Minister Finansów w wyjaśnieniach potwierdził, że paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji dla nabywcy, który nie musi dodatkowo występować o standardową fakturę VAT. W związku z tym, zgodnie z aktualnie przyjętą praktyką, faktura uproszczona stanowi podstawę do odliczenia VAT od zakupów i zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.