Wprowadzenie obowiązku zawierania NIP-u nabywcy na paragonach dokumentujących sprzedaż na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą przyczyniło się do powstania wielu pytań i wątpliwości zarówno ze strony sprzedawców, jak i nabywców. Jednym z problemów, z jakimi spotkali się przedsiębiorcy, jest trudność w uzyskaniu faktury do kwoty 450 zł. Część sprzedawców, powołując się na zapisy zawarte w ustawie o VAT w odniesieniu do zakupów o niskiej wartości, a więc nieprzekraczających kwoty 450 zł, wystawia jedynie paragon z NIP-em nabywcy będący fakturą uproszczoną. Analizując jednak zapisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dochodzimy do wniosku, że taki dokument nie może być podstawą do zaksięgowania kosztu w PKPiR. Jak zatem powinien postąpić nabywca dokonujący zakupów firmowych? Czy paragon z NIP-em będący fakturą uproszczoną w świetle ustawy o VAT może stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w 2024 roku ?
Faktura uproszczona w ustawie o VAT w 2024 roku
W ustawie o VAT zapisy dotyczące faktury uproszczonej pojawiły się już w 2014 roku. Jest ona jednym z rodzajów faktur VAT, zawiera jednak mniej danych niż ma to miejsce w przypadku standardowej faktury VAT. Jedyne wymagane dane nabywcy, które muszą znaleźć się na fakturze uproszczonej, to jego NIP. Oznacza to, że nazwa firmy i adres nabywcy nie są niezbędnymi jej elementami. Paragon z NIP-em nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto zawiera wszystkie niezbędne dane do uznania go za fakturę uproszczoną.
„Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku."
Do elementów, które powinny zostać zawarte na fakturze uproszczonej w 2024 roku, zaliczamy:
- daty wystawienia faktury i sprzedaży,
- kolejny numer faktury,
- dane sprzedawcy, w tym jego NIP,
- NIP nabywcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- kwotę ewentualnego rabatu,
- kwotę należności ogółem,
- informacje pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku.
Paragon z NIP-em nabywcy a prawo do odliczenia VAT w 2024 roku
Wraz z początkiem 2020 roku weszły rewolucyjne zmiany w ustawie o VAT, na podstawie których sprzedawca będący podatnikiem VAT może wystawić fakturę VAT do paragonu dla innego podatnika VAT wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy.
„W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej."
W świetle ustawy o podatku od towarów i usług, paragon zawierający NIP nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł jest fakturą uproszczoną. Taki paragon stanowi zatem podstawę do odliczenia VAT.
Paragon z NIP-em w 2024 roku a rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR
Paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł jest fakturą uproszczoną, nie ma więc przeciwwskazań do odliczenia na tej podstawie podatku VAT od dokonanych zakupów. Jednak rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zezwala na ewidencjonowanie tylko szczególnych rodzajów kosztów za pomocą paragonów (materiały biurowe i środki czystości). Z tym stanowiskiem zgadzały się także organy podatkowe. To jedna z przyczyn niskiej popularności faktur uproszczonych w poprzednich latach, dokumenty te dotychczas były rzadko stosowanym rozwiązaniem przez przedsiębiorców.
Po zmianie przepisów, które weszły w życie z 1 stycznia 2020 roku, sprzedawcy coraz chętniej posługują się fakturami uproszczonymi. W związku z tym wielu przedsiębiorców napotkało trudność w uzyskaniu standardowej faktury VAT w przypadku, gdy wartość zakupów nie przekraczała 450 zł.
Wątpliwości związane z fakturami uproszczonymi zostały wyjaśnione w komunikatach Ministra Finansów.
„Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami VAT, paragon do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną, równoważną ze zwykłą fakturą. W przypadku takich paragonów (z NIP nabywcy), aby potwierdzić zakup, nabywca nie musi dodatkowo występować o zwykłą fakturę”.
„Faktura uproszczona jest traktowana jak zwykła faktura, która zawiera pełne dane nabywcy. Podatnik może więc w szczególności skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jak również zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów”.
Minister Finansów w wyjaśnieniach potwierdził, że paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji dla nabywcy, który nie musi dodatkowo występować w 2024 roku o standardową fakturę VAT. W związku z tym, zgodnie z aktualnie przyjętą praktyką, faktura uproszczona stanowi podstawę do odliczenia VAT od zakupów i zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
