Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w obszarze prowadzenia działalności w ciągu ostatnich lat. Nowy obowiązek obejmuje wszystkich przedsiębiorców, jednak jego organizacyjne skutki w szczególny sposób odczuwają również biura rachunkowe.
Choć KSeF jako system udostępniany przez Ministerstwo Finansów jest bezpłatny, jego codzienna obsługa wiąże się z dodatkowymi działaniami, nakładem czasu oraz koniecznością korzystania z odpowiednich narzędzi i systemów. Te z kolei często wiąże się z dodatkowymi opłatami. W naturalny sposób pojawia się więc pytanie o koszty, kto powinien je ponosić i na jakich zasadach.
Dla biur rachunkowych jest to szczególnie istotne zagadnienie, ponieważ zmiany przepisów nie tylko rozszerzają zakres świadczonych usług, ale w wielu przypadkach wiążą się również z dodatkowymi opłatami.
KSeF jako bezpłatny system i kosztowna zmiana organizacyjna
Na pierwszy rzut oka KSeF może sprawiać wrażenie rozwiązania, które nie generuje dodatkowych kosztów, w końcu korzystanie z platformy udostępnionej przez Ministerstwo Finansów jest bezpłatne. W praktyce jednak wdrożenie KSeF oznacza konieczność istotnej przebudowy dotychczasowych procesów księgowych i fakturowych. Zmiany te dotyczą nie tylko samych przedsiębiorców, ale w szczególności biur rachunkowych, które obsługują jednocześnie wielu klientów i muszą zapewnić poprawność rozliczeń.
Po stronie biur rachunkowych pojawia się potrzeba wdrożenia odpowiedniego oprogramowania, wykonania integracji systemowych, opracowania procedur nadawania i kontroli uprawnień w KSeF, a także bieżącego monitorowania poprawności przesyłanych faktur. Do tego dochodzi czas poświęcony na kontakt z klientami, wyjaśnianie nowych zasad działania systemu oraz reagowanie na ewentualne błędy czy odrzucenia dokumentów. Są to realne koszty operacyjne, których nie da się pominąć.
Co więcej, już po opublikowaniu wersji KSeF 2.0 przez Ministerstwo Finansów można zaobserwować, że system wciąż rodzi wiele niewiadomych, zarówno po stronie technicznej, jak i organizacyjnej. W sytuacjach, gdy pojawiają się problemy niezależne od biura rachunkowego, przedsiębiorcy w naturalny sposób w pierwszej kolejności zwracają się do swoich księgowych. To właśnie biura otrzymują dodatkowe wiadomości, telefony i zapytania, często wymagające natychmiastowej reakcji i wyjaśnień. W praktyce oznacza to kolejne obciążenie czasowe, które również należy uwzględnić przy ocenie rzeczywistych kosztów obsługi KSeF.
Koszty KSeF widziane oczami przedsiębiorcy
Do 1 lutego 2026 roku wielu przedsiębiorców żyło w przekonaniu, że KSeF albo nie wejdzie w życie, albo że temat ten ich nie dotyczy. Część z nich nie do końca wiedziała nawet, czym właściwie jest Krajowy System e-Faktur. Sytuacja zmieniła się diametralnie na początku lutego. Wtedy też w mediach – w internecie, telewizji czy radiu – zaczęło pojawiać się coraz więcej informacji na ten temat.
Dla wielu przedsiębiorców był to moment uświadomienia sobie, że KSeF nie jest już czymś, co można odłożyć „na później”. Pierwsze faktury zakupu zaczęły trafiać poprzez KSeF od największych firm do większości przedsiębiorców w Polsce. Z perspektywy przedsiębiorcy KSeF to przede wszystkim kolejny obowiązek administracyjny, który wymaga dostosowania dotychczasowych narzędzi oraz sposobu pracy. W praktyce często oznacza to konieczność wdrożenia nowego systemu do fakturowania albo rozszerzenia już używanego o integrację z KSeF. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy decydują się również na przekazanie obsługi faktur biuru rachunkowemu.
Warto przy tym pamiętać, że wiele popularnych systemów do fakturowania oferuje obsługę KSeF jako dodatkową, płatną funkcję. Co więcej, opłata ta często uzależniona jest od liczby wystawianych faktur. To właśnie ten aspekt bywa dla przedsiębiorców zaskoczeniem – nie wszyscy zdają sobie sprawę, że wraz z obowiązkiem korzystania z KSeF pojawiają się realne, cykliczne koszty, które wcześniej po prostu nie istniały.
Biura rachunkowe i przenoszenie kosztów – naturalny element współpracy
Kiedy przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, to właśnie biuro odpowiada za kompleksową obsługę finansowo-księgową klienta. W praktyce oznacza to nie tylko prowadzenie ksiąg, ale również pracę na systemach informatycznych, które generują dla biur realne i często rosnące koszty.
W wielu systemach księgowych biura rachunkowe ponoszą dodatkowe opłaty, m.in. za korzystanie z OCR czy za liczbę przetwarzanych dokumentów. W kontekście KSeF dochodzą kolejne koszty związane z liczbą faktur klientów pobieranych z systemu. Co istotne, są to opłaty niezależne od liczby obsługiwanych firm, a często bezpośrednio powiązane z wolumenem dokumentów.
W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe ponosi coraz wyższe koszty obsługi klientów, nierzadko sięgające kilku tysięcy zł miesięcznie ponad podstawową opłatę za system. I to niezależnie od tego, czy klienci są świadomi istnienia tych kosztów.
Jeśli biuro korzysta z nowoczesnych rozwiązań, często udostępnia klientom konta z modułem do fakturowania. W niektórych systemach możliwe jest także uruchomienie automatycznego pobierania wydatków z KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi martwić się o narzędzia do codziennej pracy związanej z fakturowaniem. Skoro więc biuro rachunkowe udostępnia klientowi program i ponosi koszt dostępu do systemu, naturalnym pytaniem jest: dlaczego nie miałoby uwzględnić tego kosztu w rozliczeniu z klientem?
W tym kontekście wygodne są modele płatności „za klienta”, takie jak w systemie wFirma – koszt wynosi 18 zł netto miesięcznie za klienta, niezależnie od tego, czy prowadzona jest księgowość uproszczona, czy pełna. W cenie zawarty jest również pakiet Kadr, Płac i Ubezpieczeń oraz obsługa KSeF – bez limitów.
Wiele biur rachunkowych stosuje więc model, w którym koszt dostępu do systemu jest doliczany jako osobna pozycja na fakturze za usługi księgowe. Klient zyskuje narzędzia, za które w innych okolicznościach musiałby samodzielnie zapłacić. Nie zawsze jednak taki model jest możliwy. Nie wszystkie systemy pozwalają na bezpieczne udostępnianie kont klientom, co w praktyce zmusza przedsiębiorców do korzystania z własnych programów do fakturowania. To z kolei komplikuje współpracę i generuje dodatkowe obowiązki po stronie biura rachunkowego, związane z pozyskaniem dokumentów księgowych.
Umowa z klientem jako fundament
Ważnym aspektem przygotowania do KSeF jest właściwie przygotowana umowa pomiędzy biurem a klientem. W odpowiedzi na nadchodzące zmiany coraz więcej biur rachunkowych decyduje się na aktualizację umów lub regulaminów, w których szczegółowo definiują zasady obsługi KSeF oraz sposób rozliczania tych czynności.
Takie rozwiązanie zabezpiecza interesy obu stron. Biuro rachunkowe zyskuje jednoznaczną podstawę do pobierania dodatkowego wynagrodzenia, natomiast przedsiębiorca otrzymuje jasne informacje i może świadomie zdecydować o formie współpracy. W umowie warto uwzględnić w szczególności zapisy dotyczące:
- zasad waloryzacji wynagrodzenia,
- możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy w określonych sytuacjach,
- naliczania odsetek za opóźnienia w płatnościach,
- zakresu obowiązków związanych z KSeF oraz uprawnień biura rachunkowego do korzystania z systemu.
System KSeF dopuszcza różne warianty współpracy – klient może nie przekazywać biuru uprawnień do pobierania faktur albo może przyznać dostęp właścicielowi biura lub wskazanemu pracownikowi. Każdy z tych modeli wymaga odmiennych zapisów umownych oraz precyzyjnego określenia odpowiedzialności za kompletność i poprawność dokumentacji. Odpowiednio opracowane procedury minimalizują ryzyko pomyłek oraz potencjalnych roszczeń wynikających z nieprawidłowości.
Zmiany w zasadach współpracy, w tym korekty cen czy wprowadzenie dodatkowej opłaty za korzystanie z systemu fakturowania w ramach KSeF, najwygodniej wprowadzać w formie aneksu. Takie rozwiązanie umożliwia dostosowanie ustaleń bez konieczności podpisywania nowej umowy. Ujednolicenie procedur, doprecyzowanie zapisów umownych oraz klarowne określenie obowiązków klientów pozwala ograniczyć ryzyko nieporozumień, usprawnia codzienną organizację pracy i wspiera bezpieczne funkcjonowanie biura rachunkowego w zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Jaki system z KSeF wybrać dla biura rachunkowego?
Biura rachunkowe, w kontekście KSeF, muszą liczyć się z większą liczbą pytań i problemów ze strony klientów. Dlatego kluczowe jest wybranie systemu, który nie będzie dodatkowym obciążeniem ani organizacyjnym, ani kosztowym. Bez wysokich opłat miesięcznych, bez limitów i bez konieczności wykupowania paczek faktur do przetworzenia.
Równie istotne są funkcje, które realnie usprawniają pracę z KSeF. System powinien umożliwiać klientom wstępną weryfikację dokumentów, akceptację lub odrzucenie wydatków. Powinien być również odporny na wielokrotne pobieranie tych samych dokumentów. W praktyce zdarza się, że w KSeF pojawiają się faktury, które nie należą do danego klienta, dlatego ważne jest, aby takie sytuacje wychwycić jeszcze przed przekazaniem dokumentów do biura rachunkowego.
W tym zakresie dobrze sprawdza się wFirma dla Biur Rachunkowych. Jest to system księgowo-kadrowy z KSeF, który zapewnia pełną obsługę bez konieczności korzystania z dodatkowych programów, w tym także Płatnika.
wFirma umożliwia również udostępnianie kont klientom biura rachunkowego. Klienci zyskują dostęp do fakturowania z KSeF oraz automatycznego pobierania faktur zakupowych z KSeF. Dokumenty są pobierane co noc, a klient ma możliwość ich weryfikacji, zanim trafią do księgowania przez biuro rachunkowe.
W efekcie praca biura jest wyraźnie usprawniona. Miesiąc można zamknąć szybciej, a liczba zapytań od klientów jest mniejsza. wFirma wspiera także użytkowników od strony merytorycznej, oferując przygotowane instrukcje KSeF zarówno dla klientów biur rachunkowych, jak i dla samych biur. Sprawdź tutaj: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-instrukcje-ksef-dla-klientow-biura-rachunkowego-pobierz-gotowy-wzor-maila-lub-instrukcje
KSeF w biurze rachunkowym jako szansa
KSeF to dla biur rachunkowych dobry moment na uporządkowanie współpracy z klientami i procesów wewnętrznych. Wybór jednego, kompleksowego systemu pozwala pracować w jednym narzędziu, mieć bieżący dostęp do faktur z KSeF i ograniczyć ręczną obsługę dokumentów.
Jednocześnie KSeF uwidacznia realne koszty obsługi klientów. To właściwy moment, aby jasno określić model rozliczeń, uwzględnić koszty systemów i w transparentny sposób przenieść je na klientów.
