Prowadzenie dokumentacji firmowej w formie papierowej odchodzi w przeszłość. Dotyczy to również podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która dotychczas mogła być prowadzona w tej formie. Wkrótce jedyną dopuszczalną formą stanie się elektroniczna podatkowa księga przychodów i rozchodów, obsługiwana za pomocą specjalistycznego programu komputerowego, co stanowi kluczową zmianę dla przedsiębiorców.
Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów to ewidencja przychodów i kosztów, za pomocą której podatnik ustala dochód będący podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Z PKPiR korzystają podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy jako formę opodatkowania wybrali podatek liniowy albo skalę podatkową i jednocześnie nie są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Co istotne, z PKPiR nie mogą korzystać podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy jako formę opodatkowania stosują kartę podatkową albo ryczałt ewidencjonowany. Mogą jednak od kolejnego roku z nich zrezygnować i wybrać skalę podatkową albo podatek liniowy i zacząć prowadzić PKPiR.
Obowiązek wyłącznie elektronicznego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Nawiązując do art. 24a ust. 1e Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), w brzmieniu obowiązującym od stycznia 2026 roku, podatnicy prowadzący PKPiR lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązani prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać je (wyłącznie elektronicznie w postaci pliku JPK_PKPiR) właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego, tj. PIT-36 lub PIT-36L.
Obowiązek wyłącznie elektronicznego prowadzenia ewidencji przychodów
W tym miejscu należy dodać, iż przedsiębiorców, którzy stosują ewidencję przychodów, a więc ryczałtowców, także obejmą zmiany już od stycznia 2026 roku.
Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtowo będą zobligowani do prowadzenia ewidencji przychodów oraz ewidencji środków trwałych wyłącznie przy pomocy programu komputerowego, a więc tylko w formie elektronicznej.
Co więcej, zostanie nieco zmieniony wzór ewidencji przychodów, jednakże zmiany te mają charakter dostosowawczy wobec wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Już od stycznia 2026 roku wejdzie w życie nowe Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Co to oznacza w praktyce?
Nowelizacja ustaw podatkowych i ww. rozporządzeń przyniesie m.in. poniższe zmiany:
- obowiązek prowadzenia PKPiR w postaci wyłącznie elektronicznej i to przy użyciu programu komputerowego,
- nowy wzór ewidencji przychodów (dostosowany do KSeF), a więc ewidencji stosowanej przez przedsiębiorców rozliczających się ryczałtowo,
- nowy wzór PKPiR (dostosowany do KSEF), a więc ewidencji stosowanej przez przedsiębiorców stosujących jako formę opodatkowania skalę podatkową albo podatek liniowy,
- zmieniony zakres danych wchodzących w skład ewidencji środków trwałych,
- obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych w formie elektronicznej przy pomocy programu komputerowego,
- obowiązek rejestracji wszystkich wpisów w PKPiR najpóźniej do 20 dnia miesiąca następnego po miesiącu, którego dotyczyły dane wpisy,
- modyfikacja sposobu korygowania raportów,
- dodatkowy zakres danych w księgach rachunkowych,
- obowiązek przesyłania PKPiR po zakończeniu roku w terminie złożenia zeznania rocznego,
- inne zmiany.
Warto jednocześnie nadmienić, iż od stycznia 2026 roku ustawodawca zlikwidował ujmowanie kosztów w PKPiR na podstawie paragonów w przypadku zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego dotyczących materiałów biurowych, środków czystości czy materiałów pomocniczych.
Od kiedy obowiązuje elektroniczna podatkowa księga przychodów i rozchodów?
Przedsiębiorcy rozliczający się podatkiem liniowym albo według skali będą zobligowani już od stycznia 2026 roku do prowadzenia elektronicznej PKPiR przy użyciu programu komputerowego. Do tych osób należy zaliczyć:
- osoby fizyczne samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą (z pracownikami lub bez pracowników),
- spółki partnerskie nieprowadzące ksiąg rachunkowych,
- spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku (wszyscy wspólnicy spółki to osoby fizyczne) nieprowadzące ksiąg rachunkowych,
- spółki jawne osób fizycznych (wszyscy wspólnicy spółki to osoby fizyczne) nieprowadzące ksiąg rachunkowych,
- przedsiębiorstwa w spadku,
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg.
Od stycznia 2026 roku obowiązek prowadzenia elektronicznej PKPiR przy użyciu programu komputerowego będzie dotyczyć czynnych podatników VAT, którzy składają ewidencje i deklaracje JPK_V7M za okresy miesięczne.
Natomiast od stycznia 2027 roku obowiązek prowadzenia elektronicznej PKPiR przy użyciu programu komputerowego będzie dotyczyć pozostałych podatników będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, np. czynnych podatników VAT składających ewidencji i deklaracje JPK_V7K za okresy kwartalne, podatników zwolnionych z VAT, pozostałych.
Warto, aby przedsiębiorcy byli już przygotowani do elektronicznego prowadzenia PKPiR, ponieważ dla części podatników obowiązek ten nastąpi lada chwila.
