W działalności gospodarczej często dochodzi do sytuacji, gdy konieczny jest zwrot kosztów związanych z uznaną reklamacją. Sprzedawca, zwracając kupującemu wydatki na naprawę wadliwego produktu, staje przed pytaniem, czy taki koszt można zgodnie z przepisami podatkowymi zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Odpowiedzialność sprzedawcy za wady sprzedanej rzeczy
Na wstępie należy odnieść się do właściwych przepisów Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: kc), które regulują kwestie odpowiedzialności sprzedawcy za wady sprzedanej rzeczy.
Zgodnie z art. 556 kc: sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę fizyczną lub prawną (rękojmia).
W myśl art. 5561 § 1 kc: wada polega na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową. W szczególności rzecz sprzedana jest niezgodna z umową, jeżeli:
- nie ma właściwości, które rzecz tego rodzaju powinna mieć ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub przeznaczenia;
- nie ma właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewnił kupującego, w tym przedstawiając próbkę lub wzór;
- nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przy zawarciu umowy, a sprzedawca nie zgłosił zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia;
- została kupującemu wydana w stanie niezupełnym.
Zgodnie z art. 577 § 1 kc: udzielenie gwarancji następuje przez złożenie oświadczenia gwarancyjnego, które określa obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego w przypadku, gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Oświadczenie gwarancyjne może zostać złożone w reklamie.
Stosownie do art. 577 § 3 kc: jeżeli została udzielona gwarancja co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że gwarant jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, o ile wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym.
W przypadku udzielenia gwarancji jakości przyjmuje się – w razie wątpliwości – że gwarant jest zobowiązany do usunięcia wady fizycznej lub dostarczenia rzeczy wolnej od wad, jeżeli usterki te pojawią się w terminie określonym w oświadczeniu gwarancyjnym.
Zwrot kosztów związanych z uznaną reklamacją stanowi koszt uzyskania przychodów
Na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) można wskazać, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Aby wydatek poniesiony mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi:
- zostać poniesiony przez podatnika – w ostatecznym rozrachunku musi być pokryty z jego zasobów majątkowych (kosztem uzyskania przychodu nie są wydatki, które zostały poniesione przez inne osoby),
- być definitywny (rzeczywisty) – wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona,
- pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- zostać właściwie udokumentowany,
- nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Mimo że art. 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera zamknięty katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, należy pamiętać, że samo niewymienienie danego kosztu w tym przepisie nie oznacza automatycznie, iż można go odliczyć. Brak wydatku na liście wyłączeń nie stwarza domniemania, że każdy inny koszt ex lege wpływa na podstawę opodatkowania – wciąż musi on bowiem spełniać ogólne przesłanki definicji kosztu uzyskania przychodu.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Do kosztów uzyskania przychodów na tej podstawie nie będą mogły zatem zostać zaliczone kary umowne i odszkodowania z tytułu:
- wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Ustawodawca wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wszelkie kary umowne i odszkodowania wynikające z nienależytego wykonania zobowiązań. Celem tego zapisu jest uniknięcie sytuacji, w której państwo „premiowałoby” podatnika za błędy w realizacji umów poprzez obniżenie jego podstawy opodatkowania.
Z treści przytoczonych powyżej przepisów wynika, że jeśli dostarczony towar okazuje się wadliwy, sprzedawca lub wykonawca usługa musi go naprawić lub wymienić. Co istotne, obsługa gwarancyjna nie mieści się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
W związku z powyższym należy uznać, że wydatki reklamacyjne poniesione np. w związku z wadliwością towaru nie mają charakteru ani kar umownych, ani odszkodowań wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.
Ustawodawca nie ograniczył producentom ani sprzedawcom możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usuwanie wad towarów lub realizację innych zobowiązań gwarancyjnych. Warunkiem jest jedynie to, aby koszty te były nierozerwalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Przykład 1.
Spółka XYZ sprzedała towar i udzieliła gwarancji. Po roku urządzenie się zepsuło, a kontrahent – chcąc utrzymać ciągłość produkcji – samodzielnie sfinansował naprawę. Następnie zażądał od spółki XYZ zwrotu kosztu naprawy w kwocie 50 000 zł w ramach roszczenia gwarancyjnego.
Czy taki zwrot można uznać za koszt podatkowy?
Zgodnie z przepisami nie ma przeszkód prawnych, aby po uznaniu reklamacji spółka XYZ zaliczyła kwotę 50 000 zł do kosztów uzyskania przychodów.
W tym zakresie warto przywołać treść interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 marca 2018 roku (nr 0111-KDIB1-1.4010.34.2018.1.BS): mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, że jeżeli reklamacja zgłoszona przez odbiorcę nie była rezultatem nieprawidłowego postępowania Wnioskodawcy w trakcie procesu produkcyjnego i swoim działaniem lub zaniechaniem nie przyczynił się on do powstania ww. wady, to koszty związane z ww. reklamacją, które Wnioskodawca zwrócił kontrahentowi, jako spełniające definicję kosztów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a jednocześnie nieujęte w katalogu wyłączeń wynikającym z art. 16 ust. 1 tej ustawy, mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Podsumowując, wydatki na uznaną reklamację stanowią koszt uzyskania przychodów, gdyż nie ujęto ich w ustawowym wykazie wyłączeń w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W konsekwencji zwrot tych kosztów spełnia ogólne warunki pozwalające na ich odliczenie zgodnie z art. 15 ust. 1 wspomnianej ustawy.
