Przepisy odnoszące się do paragonów z NIP nabywcy budzą wiele kontrowersji i wątpliwości wśród podatników. Przepisy i stanowiska organów podatkowych zmieniały się w ciągu ostatnich lat, co sprawia, że sposób ujęcia paragonów z NIP nabywcy w pliku JPK_V7 i Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów wciąż nie jest jasny dla wielu przedsiębiorców. Sprawdźmy, czy możliwe jest zbiorcze ujęcie paragonów z NIP w ewidencjach na potrzeby podatku od towarów i usług i podatku dochodowego od osób fizycznych.
Paragony z NIP nabywcy a faktura uproszczona
Wystawienie faktury do paragonu na rzecz innej firmy jest możliwe tylko wówczas, gdy paragon potwierdzający dokonanie transakcji zawiera NIP nabywcy. W razie wystawienia faktury do paragonu na rzecz innego podatnika niezawierającej NIP nabywcy, na sprzedawcę nakładane jest dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.
„W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej”.
Paragon z NIP nabywcy może w niektórych przypadkach stanowić podstawę do zaksięgowania wydatku w kosztach uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku VAT. Jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, obowiązujące przepisy dają możliwość udokumentowania transakcji tzw. fakturą uproszczoną, czyli fakturą z mniejszą ilością danych. Aby to było możliwe, dokument powinien zawierać dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
„Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku”.
Aby paragon mógł zostać uznany za fakturę uproszczoną, musi zawierać następujące dane:
- datę wystawienia;
- unikalny kolejny numer;
- NIP sprzedawcy i nabywcy;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- datę sprzedaży;
- kwotę należności ogółem;
- kwotę wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
- dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek (jeśli nie zawiera danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 8-9, 11-14 ustawy o VAT).
Paragon dokumentujący sprzedaż na kwotę należności nieprzekraczającą ogółem kwoty 450 zł albo 100 euro zawierający powyższe dane w szczególności NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną, która traktowana jest jak zwykła faktura, co oznacza, że uprawnia nabywcę do odliczenia podatku VAT, oczywiście po spełnieniu pozostałych warunków dających podatnikowi prawo do odliczenia VAT.
Czy paragony z NIP nabywcy można ujmować zbiorczo w rejestrach VAT i pliku JPK_V7?
Sposób wykazania paragonów z NIP nabywcy sklasyfikowanych jako faktury uproszczone był problematyczny dla wielu podatników, dlatego ustawodawcy zdecydowali się ujednolicić zasady dotyczące ujmowania faktur uproszczonych w części ewidencyjnej pliku JPK_V7.
Od 1 lipca 2021 roku wprowadzono możliwość zbiorczego wykazywania paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł wystawionych zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT w ewidencji VAT sprzedaży, po stronie podatku VAT należnego. Zmiana ta ma na celu uregulowanie zbiorczego wykazywania paragonów z NIP do kwoty 450 zł uznanych za faktury uproszczone, bez konieczności wykazywania każdego takiego paragonu w ewidencji odrębnie.
Zasady ewidencjonowania w pliku JPK_V7 paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, uznawanych za faktury uproszczone uległy zatem zmianie. Począwszy od 1 lipca 2021 roku, faktury uproszczone powinny być wykazywane w rejestrze sprzedaży VAT i w pliku JPK_V7 w sposób zbiorczy. Tego typu faktury uproszczone podatnik ujmuje w sposób zbiorczy, czyli na podstawie miesięcznego raportu sprzedaży wygenerowanego za pomocą kasy rejestrującej.
Powyższy sposób zbiorczego ujmowania faktur uproszczonych do kwoty 450 zł generowanych przez kasy fiskalne dotyczy wyłącznie sprzedawców. Nabywca każdy paragon z NIP sklasyfikowany jako faktura uproszczona powinien ująć odrębną pozycją w rejestrze zakupu i pliku JPK_V7.
Zbiorcze ujęcie paragonów z NIP nabywcy w PKPiR
Wydatki w PKPiR wykazuje się na podstawie dowodów opisanych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR. Zgodnie z art. 11 ust. 3 pkt 1 tego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są w szczególności faktury. Na podstawie ustawy o VAT paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł lub 100 euro, stanowi fakturę uproszczoną, która traktowana jest jak zwykła faktura. Jeżeli zatem faktura uproszczona jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, to stanowi także podstawę do ujęcia wydatku w PKPiR.
Dodatkowo na podstawie art. 13 ust. 4 w rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych może być co do zasady dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Zgodnie z art. 13 ust. 5 tego rozporządzenia paragonami (lub dowodami kasowymi) mogą być również udokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.
Nie ma natomiast możliwości ujęcia wydatków w PKPiR na podstawie zestawień zbiorczych. Przedsiębiorca nie ma także możliwości ujęcia paragonów lub faktur dowodem wewnętrznym. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nie przewiduje takich rozwiązań. Każdy paragon z NIP nabywcy uznany za fakturę uproszczoną jest odrębnym dowodem księgowym, co oznacza, że powinien zostać wykazany odrębnie w PKPiR.
