Elektroniczna PKPiR – od kiedy i dla kogo jest obowiązkowa?

Od 2026 roku polskich przedsiębiorców czeka rewolucja w prowadzeniu dokumentacji firmowej. Obowiązkowa elektroniczna PKPiR stanie się standardem, co oznacza konieczność prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie cyfrowej. Zmiany te wynikają bezpośrednio z nowelizacji Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyjaśniamy, kogo dotyczy nowy obowiązek i jak się do niego przygotować.

Obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych

W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2026 roku nie ulegnie zmianie treść art. 24a ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem: osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a–22o.

W myśl art. 24a ust. 2 ustawy o PIT: obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:

1. wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
2. prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
3. duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Natomiast zgodnie z art. 24a ust. 3 tej ustawy: obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:

1. opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
2. wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
3. wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
4. dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:

• po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
• otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.

Na mocy art. 24a ust. 4 ustawy PIT: obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. 

Przepisy przewidują również możliwość wyboru dobrowolnego prowadzenia ksiąg rachunkowych przez podatników podatku PIT. Mianowicie zgodnie z art. 24a ust. 5 ustawy o PIT: osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska może prowadzić księgi rachunkowe również od początku następnego roku podatkowego, jeżeli przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. W tym przypadku podatnik informuje o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu, o którym mowa w art. 45 ust. 1 lub ust. 1a pkt 2, składanym za rok podatkowy, w którym były prowadzone. Jeżeli księgi prowadziła spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, informację składają wszyscy wspólnicy. 

Limit kwotowy wskazany w art. 24a ust. 4 i 5 ustawy o PIT, zobowiązujący podatnika do prowadzenia ksiąg rachunkowych, wskazano w art. 2 ust. 1 pkt 2 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), w myśl którego przepisy tego aktu prawnego stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

Stosownie do art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości: wyrażone w euro wielkości, przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Elektroniczna PKPiR a obowiązek prowadzenia

1 stycznia 2026 roku wejdzie w życie art. 24a ust. 1e ustawy o PIT, według którego: podmioty prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania (do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym) za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Natomiast zgodnie z art. 24a ust. 1f ustawy o PIT: w przypadku spółki niebędącej osobą prawną księga, księgi rachunkowe lub ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są przesyłane naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności w więcej niż jednym miejscu – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca siedziby. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego na podstawie zdania pierwszego, właściwość tę ustala się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.

Wraz z nowymi regulacjami stanowiącym o konieczności prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej zmieni się również treść rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W tym zakresie warto zwrócić uwagę, ze zgodnie z § 6 ust. 1–2 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie): zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

1. wpisanie nowej treści zapisu, a w przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych – skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania lub
2. wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody lub koszty są dokonywane ze znakiem minus (–) lub kolorem czerwonym.

Z kolei w § 6 ust. 4 rozporządzenia wskazano, że: dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. 

Ponadto, jak wynika z § 11 ust. 1 rozporządzenia: zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie:

1. wystawionych faktur;
2. raportów fiskalnych, o których mowa w § 12 – w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT;
3. wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Zgodnie z § 11 ust. 2 rozporządzenia: zapisów dokonuje się najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów. Z kolei według § 11 ust. 3 rozporządzenia: zapisów w księdze na podstawie:

1. dowodów wewnętrznych – dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, albo
2. zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – dokonuje się do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

W związku z powyższym można stwierdzić, że pierwsza grupa podatników będzie objęta obowiązkiem prowadzenia elektronicznej PKPiR od 1 stycznia 2026 roku. Natomiast pozostali będą musieli ewidencjonować swoje operacje finansowe w ten sposób od 1 stycznia 2027 roku.