Poradnik Przedsiębiorcy

Zamknięcie roku podatkowego a Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

Prowadząc działalność gospodarczą, należy pamiętać o prawidłowym zamknięciu roku podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobligowani są do sporządzenia spisu z natury oraz zamknięcia księgi. Jak prawidłowo powinno wyglądać zamknięcie roku podatkowego? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule poniżej.

Zamknięcie roku podatkowego a obowiązek sporządzenia spisu z natury

Obowiązek sporządzenia na koniec roku spisu z natury oraz ujęcia go w księdze wynika wprost z par. 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR: “Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej "spisem z natury", na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego”.

Podatnik, poza wyżej wymienionymi elementami, w remanencie powinien uwzględnić również towary stanowiące jego własność, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają jednak wycenie, wystarczające jest bowiem ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Należy w tym miejscu podkreślić, iż przedsiębiorca nie musi informować naczelnika urzędu skarbowego o sporządzeniu spisu z natury na koniec roku.

Zamknięcie roku podatkowego - zasadnicze elementy spisu z natury

Co jest ważne i o czym przedsiębiorcy muszą pamiętać, to zawarcie w arkuszu spisu z natury obligatoryjnych elementów wskazanych w par. 28 ust. 2 rozporządzenia, do których zalicza się:

  1. imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
  2. datę sporządzenia spisu,
  3. numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  4. szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w par. 27,
  5. jednostkę miary,
  6. ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  7. cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  8. wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  9. łączną wartość spisu z natury,
  10. klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
  11. podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Zamknięcie roku podatkowego - specyficzne formy działalności a spis z natury

Ustawodawca, dla podmiotów prowadzących dość specyficzne rodzaje działalności, przewidział dodatkowe zasady przygotowywania spisu z natury. Wśród nich należy wymienić:

  • księgarnie i antykwariaty księgarskie,
  • działalność kantorową,
  • działalność polegającą na udzielaniu pożyczek pod zastaw,
  • działy specjalne produkcji rolnej.

Księgarnie i antykwariaty księgarskie - spisem z natury mogą one obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne.

Działalność kantorowa - spisem z natury obejmuje się tu również niesprzedane wartości dewizowe.

Działalność polegająca na udzielaniu pożyczek pod zastaw - w tym wypadku spisem z natury obejmuje się również rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki.

Działy specjalne produkcji rolnej - spisem z natury obejmują także niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Zamknięcie roku podatkowego - wycena składników ujętych w spisie z natury

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa również sposób wyceny poszczególnych składników ujętych w spisie. Regulacje w tym zakresie zostały ujęte w par. 29 ust. 1-4.

Składnik ujęty w spisie z natury

Sposób wyceny

materiały i towary handlowe

ceny zakupu lub nabycia albo ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia

półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji

koszty wytworzenia

odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową

oszacowanie uwzględniające ich przydatność do dalszego użytkowania

niesprzedane wartości dewizowe

ceny zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - ceny zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy

wartość rzeczy zastawionych

wartość rynkowa

produkcja niezakończona (przy działalności usługowej i budowlanej)

koszty wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej

produkcja zwierzęca

ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt

Wyceny składników ujętych w spisie należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia jego zakończenia.

Zamknięcie roku podatkowego - ujęcie spisu z natury w KPiR

Par. 29 ust. 5 rozporządzenia w sprawie KPiR zobowiązuje przedsiębiorcę do wpisania spisu do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie wszystkich jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą.

Jeżeli na dzień 31 grudnia podatnik nie posiada składników majątku podlegających ujęciu w spisie z natury (częsty przypadek u firm usługowych) - wówczas sporządza zerowy spis z natury i również z ujmuje go w KPiR.

Uwaga!

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Zamknięcie roku podatkowego a zamknięcie księgi 

Przedsiębiorcy, w związku z zakończeniem roku podatkowego, są zobowiązani są do zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. Przy czym - żadne przepisy nie określają granicznego terminu na dokonanie tego obowiązku. Jednak w praktyce przyjęło się, że terminem ostatecznym jest dzień złożenia zeznania rocznego za dany rok podatkowy.

Podatnik ma dwie możliwości w zakresie zamknięcia roku podatkowego, które są uzależnione od sposobu podsumowania księgi:

  1. gdy w trakcie roku przedsiębiorca dokonywał podsumowanie księgi odrębnie za każdy miesiąc, wówczas na oddzielnej stronie księgi powinien sporządzić zestawienie roczne (informację za każdy z miesięcy); takie podsumowania poszczególnych miesięcy wpisuje do właściwych kolumn, a następnie je sumuje,
  2. natomiast, gdy kolumny księgi były podsumowywane co miesiąc w sposób narastający od początku roku, wówczas podatnik po zakończeniu ostatniego miesiąca roku - grudnia - otrzyma stosowne podsumowanie.

Co ważne, spisu z natury nie ujmuje się w podsumowaniu księgi. Różnicę pomiędzy wartością początkowego spisu z natury a spisem z natury dokonanym na koniec roku uwzględnia się dopiero przy wyliczeniu podatku dochodowego.