Prowadząc działalność gospodarczą, należy pamiętać o prawidłowym zamknięciu roku podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobligowani są do sporządzenia spisu z natury oraz zamknięcia księgi. Jak prawidłowo powinno wyglądać zamknięcie roku podatkowego? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule poniżej.
Zamknięcie roku podatkowego a obowiązek sporządzenia spisu z natury
Obowiązek sporządzenia na koniec roku spisu z natury oraz ujęcia go w księdze wynika wprost z § 24 pkt. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR. Zgodnie z nim podatnik zobowiązany jest do sporządzenia i wpisania do KPiR spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia oraz na koniec roku podatkowego.
Podatnik, poza wyżej wymienionymi elementami, w remanencie powinien uwzględnić również towary stanowiące jego własność, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w jego zakładzie. Towary obce nie podlegają jednak wycenie, wystarczające jest bowiem ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z informacją, czyją stanowią własność.
Zasadnicze elementy spisu z natury
Spis z natury sporządza się według określonego schematu bowiem powinien zawierać on obligatoryjne elementy wskazane w par. 25 ust. 2 rozporządzenia, do których zalicza się:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 24,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników wymienionych w § 24 przez ich cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
Specyficzne formy działalności a spis z natury
Ustawodawca, dla podmiotów prowadzących dość specyficzne rodzaje działalności, przewidział dodatkowe zasady przygotowywania spisu z natury. Wśród tych podmiotów należy wymienić:
- księgarnie i antykwariaty księgarskie,
- działalność kantorową,
- działy specjalne produkcji rolnej.
Księgarnie i antykwariaty księgarskie - spisem z natury mogą one obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne.
Działalność kantorowa - spisem z natury obejmuje się tu również niesprzedane wartości dewizowe.
Działy specjalne produkcji rolnej - spisem z natury obejmują także niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
Wycena składników ujętych w spisie z natury
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa również sposób wyceny poszczególnych składników ujętych w spisie. Regulacje w tym zakresie zostały ujęte w § 26 pkt. 1-4. Wyceny składników ujętych w spisie należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia jego zakończenia.
Składnik ujęty w spisie z natury | Sposób wyceny |
materiały i towary handlowe | ceny zakupu lub nabycia albo ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia |
półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji | koszty wytworzenia |
odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową | oszacowanie uwzględniające ich przydatność do dalszego użytkowania |
niesprzedane wartości dewizowe | ceny zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - ceny zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy |
produkcja niezakończona (przy działalności usługowej i budowlanej) | koszty wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej |
produkcja zwierzęca | ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt |
Ujęcie spisu z natury w KPiR
§ 26 pkt. 6 rozporządzenia w sprawie KPiR zobowiązuje przedsiębiorcę do wpisania spisu do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie wszystkich jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą.
Jeżeli na dzień 31 grudnia podatnik nie posiada składników majątku podlegających ujęciu w spisie z natury (częsty przypadek u firm usługowych) - wówczas sporządza zerowy spis z natury i również z ujmuje go w KPiR.
Zamknięcie roku podatkowego a zamknięcie księgi
Przedsiębiorcy, w związku z zakończeniem roku podatkowego, są zobowiązani są do zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. Przy czym - żadne przepisy nie określają granicznego terminu na dokonanie tego obowiązku. Jednak w praktyce przyjęło się, że terminem ostatecznym jest dzień złożenia zeznania rocznego za dany rok podatkowy.
Zamknięcie roku podatkowego wiąże się z koniecznością podsumowania księgi. Podatnik ma w tym zakresie dwie możliwości:
- gdy w trakcie roku przedsiębiorca dokonywał podsumowanie księgi odrębnie za każdy miesiąc, wówczas na oddzielnej stronie księgi powinien sporządzić zestawienie roczne (informację za każdy z miesięcy); takie podsumowania poszczególnych miesięcy wpisuje do właściwych kolumn, a następnie je sumuje,
- natomiast, gdy kolumny księgi były podsumowywane co miesiąc w sposób narastający od początku roku, wówczas podatnik po zakończeniu ostatniego miesiąca roku - grudnia - otrzyma stosowne podsumowanie.
Co ważne, spisu z natury nie ujmuje się w podsumowaniu księgi. Różnicę pomiędzy wartością początkowego spisu z natury a spisem z natury dokonanym na koniec roku uwzględnia się dopiero przy wyliczeniu podatku dochodowego.
Spis z natury w systemie wfirma.pl
Spis z natury sporządzony po zakończeniu roku podatkowego w systemie wfirma.pl należy wprowadzić poprzez zakładkę EWIDENCJE » REMANENTY » DODAJ REMANENT. Jako rodzaj remanentu należy wybrać REMANENT KOŃCOWY oraz wprowadzić datę ostatniego dnia grudnia, a także wartość sporządzonego remanentu.
Wprowadzony spis z natury automatycznie trafi do kolumny 15 Księgi Przychodów i Rozchodów, a jego wartość będzie brana pod uwagę przy ustaleniu różnicy remanentowej w zeznaniu rocznym.
W przypadku użytkowników, którzy korzystają w systemie wfirma.pl z aktywnego dodatku magazyn, można automatycznie wygenerować zestawienie stanów na ostatni dzień roku poprzez zakładkę MAGAZYN » PRODUKTY » DRUKUJ » ZESTAWIENIE STANÓW (PDF) lub ZESTAWIENIE STANÓW (XLSX) i porównać je z otrzymanymi w ręcznym spisie z natury wynikami a dzięki temu też przedsiębiorca będzie miał realną pomoc w wycenie spisu wg cen z określonych partii (metoda fifo czyli pierwsze przyszło, pierwsze wyszło) czego będzie wymagał urząd przy kontroli.
