Ewidencja zadatków poza kasą fiskalną – czy jest dozwolona?

Przedsiębiorcy przyjmujący przedpłaty często zastanawiają się, czy ewidencja zadatków poza kasą fiskalną jest zgodna z przepisami. Wątpliwości budzi zwłaszcza moment rozliczenia podatku VAT. W artykule analizujemy zapisy ustawy o VAT i aktów wykonawczych, aby wyjaśnić, jak prawidłowo dokumentować otrzymane zadatki i uniknąć sankcji.

Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej

Zgodnie z art. 111 ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT): podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ponadto w art. 111 ust. 1b ustawy o VAT wskazano, że: w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Następnie warto zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT: podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

1. w postaci papierowej lub
2. za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że kasa fiskalna służy do ewidencjonowania sprzedaży, czyli m.in. do czynności odpłatnej dostawy i odpłatnego świadczenia usług.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem m.in. ust. 8. Według wskazanego art. 19a ust. 8 ustawy VAT: jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1. dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;
2. dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.

Cytowany wyżej art. 19a ust. 8 ustawy VAT wskazuje na instytucję zadatku. Należy tutaj sięgnąć do treści art. 394 § 1 Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: kc), w którym opisano zadatek. Zgodnie z tym przepisem: w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

W art. 394 § 2 kc wskazano, że: w razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.

Z kolei w art. 394 § 3 kc wspomniano, iż: w razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Ewidencja zadatków poza kasą fiskalną

Kwestie związane z prowadzeniem kasy fiskalnej zostały doprecyzowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku w sprawie kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie).

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia: podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas.

Z ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej wyłączono zwroty towarów oraz uznane reklamacje. Ponadto w § 3 ust. 4 rozporządzenia wskazano, że: w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek:

1. błędnie ujętej w ewidencji sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej – podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.

Następnie zauważmy, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1–2 rozporządzenia: podatnicy, prowadząc ewidencję:

1. wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
2. w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

• w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Mając na uwadze powyższe, nie jest dopuszczalne, aby podatnik ewidencjonował otrzymany zadatek w osobnej ewidencji poza kasą fiskalną.

Ponadto, jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT), każdą wpłatę otrzymaną przed sprzedażą – zarówno w całości, jak i w części – należy zarejestrować na kasie fiskalnej. Powinno to nastąpić w momencie zapłaty lub niezwłocznie po uzyskaniu informacji o jej wpływie, czyli najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Co istotne, forma płatności nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia.

Należy zauważyć, że to podatnik jest odpowiedzialny za rzetelne udokumentowanie transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały rzeczywistość. W związku z tym w opisanych sytuacjach może on wprowadzać do ewidencji dodatkowe zapisy, które ułatwią powiązanie dokonanych przez klienta wpłat z konkretnymi dokumentami fiskalnymi.

Przykładowo zadatki wpłacone na rachunek bankowy na poczet przyszłej sprzedaży należy zaewidencjonować przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie. W praktyce oznacza to dokonanie zapisu w następnym dniu roboczym lub w pierwszym dniu pracy po dniach wolnych.

Podsumowując, prowadzenie ewidencji otrzymanych zadatków poza kasą fiskalną jest działaniem nieprawidłowym i sprzecznym z obowiązującymi przepisami. Za wadliwe prowadzenie ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej grozi kara grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych na mocy art. 61 Kodeksu karnego skarbowego.