Zdarza się, że dokonanie zmian na szczeblu ustawowym nie jest wystarczające do tego, żeby nowe rozwiązania mogły być realizowane w praktyce. Potrzebne są także korekty przepisów na poziomie wykonawczym. Taka właśnie prawidłowość zachodzi w odniesieniu do regulacji Kodeksu pracy umożliwiających badanie stanu trzeźwości pracowników. Aby można było wdrożyć procedury kontrolne, konieczne okazały się zmiany w rozporządzeniu dotyczącym akt osobowych pracowników. Jak wygląda obecnie dokumentacja pracownicza? Wyjaśniamy!
Zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej - podstawa prawna i termin wejścia w życie
Nowelizacja przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy (kp), uchwalona dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), wprowadziła możliwość badania stanu trzeźwości pracowników oraz dopuszczalność wykonywania przez pracowników pracy w formie zdalnej.
Praktyczne zastosowanie tych rozwiązań wymaga określenia niezbędnych procedur w zakresie dokumentowania. Odpowiednie postanowienia w tej kwestii zawarto w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku, które jest aktem zmieniającym do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369).
Akta pracownicze - liczba części oraz nowe dokumenty podlegające gromadzeniu
We wprowadzeniu do § 3 rozp. podstawowego dokonano korekty, w wyniku której akta pracownicze obejmują, poczynając od dnia 21 marca 2023 roku - 5 części (dotychczas 4 części).
W części B akt osobowych pracownika przechowuje się również dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w tym zakresie weszła w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.).
Dokumenty podlegające przechowywaniu w części E akt osobowych pracownika
W § 3 rozp. MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 roku dokonano zmiany polegającej na dodaniu pkt 5, który określa katalog dokumentów podlegających gromadzeniu w części E akt osobowych pracownika.
Oznacza to, że w części E przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, do których zalicza się:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22(1c) § 6 kp),
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 kp),
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22(1c) § 6 i art. 22(1e) § 2 kp),
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1f) § 2 kp).
Sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej w części E akt osobowych pracownika
Kolejne zmiany dotyczą § 4 rozp. MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 roku - w przepisie tym dodany został bowiem ust. 4, który określa szczegółowe wskazówki odnoszące się do kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w części E akt osobowych pracownika.
Obowiązek dostosowania sposobu przechowywania dokumentów do zmian
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zawiera także przepisy, na podstawie których pracodawcy są obowiązani dostosować sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu do nowych zasad wynikających z tego aktu wykonawczego.
Dokumentacja pracownicza 2024 r. - najnowsze zmiany dotyczące zasad prowadzenia - podsumowanie
Ostatnie zmiany w przepisach wykonawczych dotyczących prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy łączą się z nowymi rozwiązaniami prawnymi wprowadzonymi do Kodeksu pracy. Chodzi w tym przypadku o nowelizację przewidującą możliwość badania stanu trzeźwości pracowników oraz stosowania pracy zdalnej. Korekty w rozporządzeniu są dość istotne, bowiem od dnia 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika powinny składać się z 5 części obejmujących nową część E. Należy w niej gromadzić dokumenty dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika oraz badania na obecność w organizmie zatrudnionego środków działających podobnie do alkoholu. Pracodawca będzie ponadto zobowiązany przechowywać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.
