Zdarza się, że dokonanie zmian na szczeblu ustawowym nie jest wystarczające do tego, żeby nowe rozwiązania mogły być realizowane w praktyce. Potrzebne są także korekty przepisów na poziomie wykonawczym. Taka właśnie prawidłowość zachodzi w odniesieniu do regulacji Kodeksu pracy umożliwiających badanie stanu trzeźwości pracowników. Aby można było wdrożyć procedury kontrolne, konieczne okazały się zmiany w rozporządzeniu dotyczącym akt osobowych pracowników. Jak wygląda obecnie dokumentacja pracownicza? Wyjaśniamy!
Zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej - podstawa prawna i termin wejścia w życie
Nowelizacja Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r., wprowadzająca przepisy o pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości, wymusiła zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Na mocy rozporządzenia z 6 marca 2023 r., strukturę akt osobowych rozszerzono z czterech do pięciu części (od 21 marca 2023 r.), wyodrębniając nową część E przeznaczoną na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości. Zaktualizowane przepisy nakazują również przechowywanie w części B dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej (od 7 kwietnia 2023 r.) oraz potwierdzeń poinformowania pracowników o zasadach wspomnianych kontroli.
Dokumenty podlegające przechowywaniu w części E akt osobowych pracownika
W § 3 rozp. MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 roku dokonano zmiany polegającej na dodaniu pkt 5, który określa katalog dokumentów podlegających gromadzeniu w części E akt osobowych pracownika.
Oznacza to, że w części E przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, do których zalicza się:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22(1c) § 6 kp),
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 kp),
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22(1c) § 6 i art. 22(1e) § 2 kp),
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1f) § 2 kp).
Sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej w części E akt osobowych pracownika
Kolejne zmiany dotyczyły § 4 rozp. MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 roku - w przepisie tym dodany został bowiem ust. 4, który określa szczegółowe wskazówki odnoszące się do kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w części E akt osobowych pracownika.
Obowiązek dostosowania sposobu przechowywania dokumentów do zmian
Nowe przepisy wymagają nie tylko bieżącego stosowania się do zmian, ale także uporządkowania dokumentacji historycznej. Pracodawcy otrzymali 14 dni od wejścia w życie rozporządzenia na dostosowanie sposobu przechowywania dokumentów z kontroli trzeźwości, które zostały zebrane przed nowelizacją, tak aby odpowiadały one nowym zasadom wynikającym z aktu z 6 marca 2023 r.
Dokumentacja pracownicza 2026 r. - najnowsze zmiany dotyczące zasad prowadzenia - podsumowanie
Ostatnie zmiany w przepisach wykonawczych dotyczących prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy łączą się z nowymi rozwiązaniami prawnymi wprowadzonymi do Kodeksu pracy. Chodzi w tym przypadku o nowelizację przewidującą możliwość badania stanu trzeźwości pracowników oraz stosowania pracy zdalnej. Korekty w rozporządzeniu są dość istotne, bowiem od dnia 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika powinny składać się z 5 części obejmujących nową część E. Należy w niej gromadzić dokumenty dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika oraz badania na obecność w organizmie zatrudnionego środków działających podobnie do alkoholu. Pracodawca będzie ponadto zobowiązany przechowywać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.
