Reforma systemu emerytalnego, jedna z największych od lat, wprowadziła fundamentalne zmiany w ustawie regulującej zasady funkcjonowania funduszy emerytalnych. Nowelizacja, której celem była cyfryzacja i usprawnienie procedur, reorganizuje działalność funduszy oraz wpływa na prawa ich uczestników. Nowe zasady funkcjonowania funduszy emerytalnych zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku, dostosowując system do współczesnych standardów rynku finansowego.
Fundusz emerytalny – szybkie przypomnienie czym jest
Na wstępie słów kilka na temat samego funduszu emerytalnego. Niektóre osoby, które nawet już w nim uczestniczą, nie do końca zdają sobie sprawę, czym on właściwie jest. Zgodnie z Ustawą z 28 sierpnia 1997 roku o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych (dalej: ustawa o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych) fundusz emerytalny stanowi osobę prawną, której głównym zadaniem jest gromadzenie środków pieniężnych i lokowanie ich w sposób zapewniający możliwie wysokie bezpieczeństwo oraz efektywność inwestycyjną. Zebrane środki mają służyć wypłacie świadczeń członkom funduszu po osiągnięciu przez nich wieku emerytalnego, a także finansowaniu okresowych emerytur kapitałowych.
Za kierowanie funduszem i jego reprezentowanie na zewnątrz odpowiada towarzystwo emerytalne. Tylko takie towarzystwo – po uzyskaniu zgody Komisji Nadzoru Finansowego – może powołać do życia fundusz emerytalny. Ustawodawca przewiduje trzy typy funduszy:
- Otwarty Fundusz Emerytalny (OFE);
- Pracowniczy Fundusz Emerytalny (PFE);
- Dobrowolny Fundusz Emerytalny (DFE).
Przystąpienie do otwartego funduszu emerytalnego następuje w momencie podpisania umowy z funduszem, o ile osoba zawierająca umowę podlega lub podlegała ubezpieczeniu emerytalnemu w ciągu czterech miesięcy przed jej zawarciem. Warunkiem skutecznego przystąpienia jest również dokonanie stosownego wpisu do Centralnego Rejestru Członków OFE, prowadzonego przez ZUS. Członkiem dobrowolnego funduszu emerytalnego zostaje się natomiast poprzez podpisanie umowy o prowadzenie IKE lub IKZE, w zależności od wybranego rodzaju konta emerytalnego. Z kolei uczestnikiem pracowniczego funduszu emerytalnego może zostać osoba spełniająca kryteria określone w art. 5 Ustawy z 22 sierpnia 1997 roku o pracowniczych programach emerytalnych.
Dlaczego wprowadzono nowe zasady funkcjonowania funduszy emerytalnych?
Prawodawca uznał, że ustawa w aktualnym brzmieniu jest już przestarzała i nie pasuje do zmian technologicznych, jakie zaszły w ciągu ostatnich lat. Nowelizacja ustawy o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych ma na celu unowocześnienie działania OFE oraz dostosowanie ich funkcjonowania do współczesnych realiów rynku finansowego. Kluczowym założeniem jest cyfryzacja i uproszczenie procedur, w tym przeniesienie obowiązkowych publikacji z prasy ogólnopolskiej do Internetu oraz umożliwienie zawierania umów i składania oświadczeń w formie elektronicznej. Zmiany te mają ułatwić kontakt członków z funduszami oraz zapewnić im szybszy dostęp do informacji.
Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej, dotychczasowe regulacje dotyczące komunikacji między OFE a klientami opierały się na przepisach z lat 90., które nie przystają do obecnego poziomu rozwoju technologicznego. Podczas gdy inne instytucje finansowe – jak Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych, zakłady ubezpieczeń czy banki – stopniowo dostosowywały swoje procedury do nowych standardów, fundusze emerytalne nie przeszły podobnej modernizacji. W efekcie wiele obowiązujących dziś rozwiązań stało się przestarzałych i utrudnia sprawną obsługę klientów w formie innej niż papierowa.
Brak zmian w ustawie utrzymywałby te bariery i dalej ograniczał możliwość wykorzystywania nowoczesnych kanałów komunikacji oraz elektronicznego obiegu dokumentów. Obowiązek publikowania ogłoszeń w prasie, a także tradycyjne procedury zawierania umów są nieefektywne i nie przystają do potrzeb rynku, co w praktyce prowadzi do opóźnień i utrudnia członkom funduszy podejmowanie decyzji.
Nowe zasady funkcjonowania funduszy emerytalnych – co się zmieni?
Projekt nowelizacji ustawy o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych zakłada szeroki pakiet zmian, których wspólnym celem jest pełna cyfryzacja komunikacji pomiędzy OFE a ich członkami, uproszczenie procedur oraz dostosowanie systemu do standardów wykorzystywanych dziś przez banki, ubezpieczycieli i towarzystwa funduszy inwestycyjnych. Co dokładnie uległo zmianie?
Przeniesienie ogłoszeń i komunikatów do Internetu
Jedną z najbardziej widocznych zmian jest całkowita rezygnacja z publikowania informacji dotyczących działalności OFE w prasie ogólnokrajowej. Zamiast tego nowelizacja wskazuje, iż wszystkie ogłoszenia – w tym zmiany statutu czy aktualizacje prospektu informacyjnego – będą zamieszczane na stronie internetowej danego funduszu.
Rozwiązanie to wpisuje się w ogólną tendencję odejścia od komunikacji papierowej i fizycznych ogłoszeń, które są kosztowne, trudniej dostępne dla odbiorców i nie zapewniają takiego poziomu aktualności jak publikacje online.
Publikacja statutu OFE i jego zmian wyłącznie online
Nowelizacja ustawy wprowadziła również obowiązek umieszczania przez fundusz na swojej stronie internetowej pełnego, ujednoliconego tekstu statutu oraz każdej zmiany, jaka w nim nastąpi. Dzięki temu każdy członek, a także osoby zainteresowane przystąpieniem do OFE, będą mogły łatwo sprawdzić aktualną treść dokumentu, a nie jedynie śledzić rozproszone zmiany ogłaszane dotąd wyłącznie w prasie.
Termin na publikację pozostawiono bez zmian – nowy art. 23 ust. 1 ustawy wskazuje, iż zmianę statutu fundusz ogłasza na ogólnodostępnej stronie internetowej nie później niż w terminie 2 miesięcy od dnia doręczenia otwartemu funduszowi zezwolenia na zmianę statutu.
Powyższe zmiany oznaczają większą przejrzystość, a także zrównanie OFE z innymi instytucjami rynku finansowego, które już od wielu lat stosują podobny model publikacji swoich statutów i regulaminów.
Podoutsourcing i doprecyzowanie zasad tajemnicy zawodowej
Jak uznał prawodawca w uzasadnieniu do projektu nowelizacji, dotychczas przepisy dotyczące podwykonawców OFE były nieprecyzyjne i nie odpowiadały realiom funkcjonowania dużych instytucji finansowych korzystających z usług wyspecjalizowanych firm informatycznych, księgowych, kurierskich czy archiwizacyjnych.
Nowe zasady funkcjonowania funduszy emerytalnych doprecyzowują te kwestie, dopuszczając korzystanie z podoutsourcingu (podwykonawstwa), ale jednocześnie wprowadzając jasne zasady odpowiedzialności. Podkreśla się, że to towarzystwo emerytalne zawsze ponosi pełną odpowiedzialność za działania wykonawców.
Nowela obejmuje również dostosowanie przepisów dotyczących tajemnicy zawodowej – tak, aby podmioty wykonujące czynności na rzecz OFE były jednoznacznie zobowiązane do jej przestrzegania. Jednocześnie wprost wskazuje się na uprawnienia komorników sądowych do uzyskiwania informacji koniecznych w postępowaniach egzekucyjnych. Według nowego brzemienia ust. 3b art. 49 ustawy tajemnicy zawodowej dotyczącej działalności funduszu nie stosuje się w przypadku udostępnienia informacji objętej tajemnicą zawodową na żądanie komornika sądowego w związku z toczącym się postępowaniem egzekucyjnym lub zabezpieczającym albo z wykonywaniem postanowienia o zabezpieczeniu spadku lub ze sporządzaniem spisu inwentarza, jeżeli informacja ta jest niezbędna w tym postępowaniu.
Publikacja decyzji nadzorczych wyłącznie online
Kolejna zmiana również dotyczy elektronizacji OFE. Polega ona na rezygnacji z dotychczasowego obowiązku ogłaszania treści zezwolenia organu nadzoru na przejęcie zarządzania otwartym funduszem lub połączenie powszechnych towarzystw w dzienniku o zasięgu krajowym przeznaczonym do ogłoszeń funduszu i pozostawieniu w tym zakresie jako dotychczasowego kanału komunikacji z klientem.
W nowym modelu informacje te będą publikowane wyłącznie na stronach internetowych instytucji, co – podobnie jak w przypadku statutu i prospektu – obniży koszty i przyspieszy dostęp do informacji.
Zawarcie umowy z OFE w formie elektronicznej
Jedną z ważniejszych zmian dla nowych członków funduszy jest wprowadzenie możliwości zawierania umów z OFE w formie elektronicznej lub dokumentowej – bez konieczności posługiwania się papierowymi formularzami.
Aktualnie art. 81 ust. 1a ustawy wskazuje, że: umowa z otwartym funduszem może zostać zawarta wyłącznie w trybie korespondencyjnym. Od 1 stycznia 2026 roku się to zmieniło i przepis otrzyma treść: umowa z otwartym funduszem może zostać zawarta w trybie korespondencyjnym w formie pisemnej, w formie elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku lub w formie dokumentowej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.
To szczególnie istotne w kontekście osób, którym zależy na szybkim i wygodnym dołączeniu do funduszu. Rozwiązanie to jest także spójne z zasadami obowiązującymi przy IKE i IKZE, gdzie elektroniczny obieg dokumentów funkcjonuje już od wielu lat.
Elektroniczne oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o OFE
W procesie przystępowania do OFE członek funduszu musi potwierdzić zapoznanie się z odpowiednimi materiałami informacyjnymi. Dotychczas konieczna była forma pisemna, co stanowiło dosyć uciążliwą formalistykę.
Nowelizacja wprowadza możliwość składania oświadczeń również elektronicznie, co znacznie usprawnia proces i umożliwia obsługę całej procedury przez Internet. Zgodnie z art. 82a ustawy osoba występująca z wnioskiem o przyjęcie do otwartego funduszu składa oświadczenie o zapoznaniu się z treścią aktualnej informacji dotyczącej otwartych funduszy w formie:
- pisemnej,
- elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku,
- dokumentowej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.
Informacje o ustroju majątkowym małżonków przekazywane także elektronicznie
Te same zasady będą dotyczyły obowiązku informowania OFE o ustroju majątkowym członka funduszu i jego małżonka. Członek będzie mógł przekazać te informacje:
- pisemnie,
- elektronicznie,
- w formie dokumentowej (np. poprzez utrwalony plik).
Zniesiony zostanie również wymóg wcześniejszego wnioskowania o możliwość komunikacji elektronicznej, co znacząco upraszcza proces.
Elektroniczny wniosek o wypłatę
Jak łatwo zauważyć, nowe zasady funkcjonowania funduszy emerytalnych, w większości dotyczą elektronizacji. Nie inaczej jest w tym wypadku – członek funduszu będzie miał możliwość złożenia wniosku o wypłatę środków w formie elektronicznej. Jak twierdzi prawodawca, ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku osób przebywających za granicą lub mających utrudniony dostęp do tradycyjnych form kontaktu.
Wniosek o wypłatę pośmiertną – również elektroniczny
Podobne zmiany wprowadzono w zakresie wypłat na rzecz osób uprawnionych po śmierci członka funduszu. Wniosek o wypłatę pośmiertną będzie można złożyć:
- pisemnie,
- elektronicznie,
- w formie dokumentowej.
Ma to ułatwiać to formalności spadkobiercom, zwłaszcza w sytuacjach, gdy uzyskanie tradycyjnej dokumentacji jest czasochłonne lub wymaga osobistych wizyt w placówkach.
