Podatkowa księga przychodów i rozchodów, czyli PKPiR, to podstawowa ewidencja dla wielu firm. Od stycznia 2026 r. prowadzenie jej w formie elektronicznej i przygotowanie do raportowania danych fiskusowi stało się prawnym obowiązkiem. Sprawdź, na czym polega nowy obowiązek przesyłania JPK_PKPiR i kogo obejmuje.
Co to jest plik JPK_PKPiR?
Jednolity Plik Kontrolny (JPK_PKPiR) to ustrukturyzowany standard danych (plik XML) zawierający ewidencje lub dane księgowe przekazywane organom podatkowym.
tanowi on jeden element szerszego pliku ustrukturyzowanego JPK_PD, który (w zależności od formy opodatkowania) może zawierać następujące struktury:
- JPK_KR_PD – księga rachunkowa oraz JPK_ST_KR – ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (dla podatników składających JPK_KR_PD),
- JPK_PKPiR – podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz JPK_ST – ewidencja (wykaz) środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (dla podatników składających JPK_PKPiR lub JPK_EWP),
- JPK_EWP – ewidencja przychodów,
JPK_PKPiR to po prostu zawartość PKPiR w formie struktury pliku XML.
Generowanie i przesyłanie JPK_PKPiR ma na celu umożliwienie organom podatkowym sprawną (automatyczną) analizę zapisów dokonanych w tej księdze oraz zwiększenie efektywności realizowanych kontroli.
Plik JPK_PKPiR to cyfrowe odwzorowanie całej zawartości PKPiR w postaci struktury pliku XML, który zawiera:
- nagłówek składający się z informacji o okresie, za który składany jest plik, daty i celu złożenia i innych danych technicznych,
- dane podatnika przesyłającego plik,
- pełną zawartość podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
- wartość spisu z natury.
Kto ma obowiązek generowania i przesyłania JPK_PKPiR?
Podmioty zobowiązane do prowadzenia JPK_PKPiR to wyłącznie osoby fizyczne prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą lub w formie spółki osobowej i stosujące jako formę opodatkowania skalę podatkową albo podatek liniowy.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą stosujące ryczałt lub kartę podatkową nie będą zobligowane do generowania i przesyłania pliku JPK_PKPiR, ponieważ:
- podatnicy na ryczałcie stosują ewidencję przychodów,
- podatnicy na karcie podatkowej nie prowadzą żadnej ewidencji poza uproszczoną ewidencją przychodów dla celów kontroli limitu zwolnienia podmiotowego z VAT.
Przedsiębiorcy, którzy będą zobligowani do generowania i ewentualnie przekazywania pliku JPK_PKPiR do organów podatkowych, zostali wymienieni poniżej.
Przedsiębiorcy zobligowani do generowania i ewentualnie przekazywania pliku JPK_PKPiR do organów podatkowych | |
Forma opodatkowania: skala podatkowa | Forma opodatkowania: podatek liniowy |
Osoby fizyczne samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą (z pracownikami lub bez pracowników) | |
Spółki partnerskie nieprowadzące ksiąg rachunkowych | |
Spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku (wszyscy wspólnicy spółki to osoby fizyczne) nieprowadzące ksiąg rachunkowych | |
Spółki jawne osób fizycznych (wszyscy wspólnicy spółki to osoby fizyczne) nieprowadzące ksiąg rachunkowych | |
Przedsiębiorstwa w spadku | |
Osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg | |
Obowiązek generowania i przesyłania pliku JPK_PKPiR nie dotyczy spółek osobowych, które są podatnikami CIT, ponieważ mają one obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Niemniej spółki te mogą być zobowiązane do przesyłania organom podatkowym pliku JPK_PKPiR za okres, w którym prowadziły PKPiR (nie były podatnikami CIT).
To jednak nie wszystko.
Przedsiębiorcy zobligowani do generowania i przekazania pliku JPK_PKPiR organom podatkowym będą musieli po raz pierwszy przesłać:
- plik JPK_PKPiR za 2026 rok do dnia złożenia zeznania rocznego za 2026 rok (do 30 kwietnia 2027 roku) – w przypadku podatników PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT za okresy miesięczne,
- plik JPK_PKPiR za 2027 rok do dnia złożenia zeznania rocznego za 2027 rok (do 2 maja 2028 roku) – w przypadku podatników PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT za okresy kwartalne.
Od kiedy wchodzi w życie obowiązek przesyłania JPK_PKPiR?
Zgodnie z art. 24a ust. 1e Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), w brzmieniu obowiązującym od stycznia 2026 roku, podmioty prowadzące PKPiR lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych i przesyłać je (wyłącznie elektronicznie w postaci pliku JPK_PKPiR) właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego, tj. PIT-36 albo PIT-36L.
Z kolei nawiązując do art. 24a ust. 1f ustawy o PIT, jeżeli mowa o spółce niebędącej osobą prawną, plik JPK_PKPiR będzie ona zobowiązana przesłać naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności w więcej niż jednym miejscu – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca siedziby. Jeżeli nie będzie jednak możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego, określa się ją według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.
Obowiązek generowania pliku JPK_PKPiR i ewentualnego przekazywania go organom podatkowym wchodzi w życie po raz pierwszy w styczniu 2026 roku. Niemniej pierwszy taki plik będzie przekazany przez podatników w 2027 roku za 2026 rok w terminie złożenia zeznania rocznego.
Obowiązek prowadzenia PKPiR oraz generowania JPK_PKPiR
Obowiązek prowadzenia PKPiR wynika z regulacji Rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Obowiązek generowania pliku JPK_PKPIR oraz ewentualnego jego przekazywania wynika z kolei z ustawy o PIT, w brzmieniu obowiązującym od stycznia 2026 roku, a konkretnie z wyżej wspomnianego art. 24 ust. 1e i 1f ustawy o PIT.
Ponadto obowiązki wynikające z generowania i przekazywania organom podatkowym dowodów w danej sprawie na ich żądanie wynikają także z art. 189 §1 i §2 Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa).
- Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.
- Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
- Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów.
- Organ podatkowy nie uznaje za dowód ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy jednakże w niektórych przypadkach może je uznać za dowód mimo prowadzenia ich w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.
Jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że księgi podatkowe są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy, wówczas w protokole określa, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.
Podatnik, w ciągu 14 dni od dnia doręczenia protokółu, może wnieść zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń, przedstawiając jednocześnie dowody, które umożliwią organowi podatkowemu prawidłowe określenie podstawy opodatkowania.
Termin przekazania PKPiR JPK_PKPiR
Nawiązując do art. 24a ust. 1e oraz 1f ustawy o PIT, w brzmieniu obowiązującym od stycznia 2026 roku, oraz do art. 193a Ordynacji podatkowej, podatnicy prowadzący PKPiR będą zobligowani po raz pierwszy przesłać plik JPK_PKPiR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania rocznego, a więc plik JPK_PKPiR za 2026 rok do 30 kwietnia 2027 roku (dotyczy rozliczających VAT miesięcznie).
Warto przypomnieć, że jeżeli organ podatkowy w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej zażąda wygenerowania i przesłania pliku JPK_PKPIR za część roku, podatnik będzie zobligowany do jego udostępnienia w terminie 3 dni od dnia otrzymania wezwania (tzw. JPK na żądanie).
Podatnik zachowuje prawo do korygowania błędów w przesłanym pliku. Jeśli po wysłaniu JPK_PKPiR przedsiębiorca zauważy nieścisłości, będzie mógł i powinien złożyć jego korektę (zgodnie z ogólnymi zasadami Ordynacji podatkowej), aby uniknąć ewentualnych sankcji podczas kontroli.
