Paragon bez NIP a koszty uzyskania przychodu – czy to dopuszczalne?

W poniższym artykule zastanowimy się, jak relacjonują się paragon bez NIP a koszty uzyskania przychodu w przypadku zakupu opłaconego z rachunku spółki kodem BLIK, na podstawie którego dokonano przyjęcia zewnętrznego towaru do magazynu. Czy taki dokument może zostać uznany za dowód księgowy zakupu i stanowić koszt zakupu towarów handlowych? W tym zakresie analizie poddamy odpowiednie przepisy ustawy o CIT oraz ustawy o rachunkowości.

Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów w podatku CIT

W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• został właściwie udokumentowany;
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Następnie wskażmy, że w myśl art. 9 ust. 1 ustawy o CIT podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w Ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Natomiast stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1. w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2. w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6. Dokument taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych przez spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że potwierdzenie dokonania wydatku powinno znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym poniesiony wydatek, jego cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.

Paragon bez NIP a koszty uzyskania przychodu

W świetle powyższych przepisów dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Jak można przeczytać w interpretacji Dyrektora KIS z 30 września 2025 roku (nr 0111-KDIB1-1.4010.352.2025.2.MF):

„Odnosząc się do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że z uwagi na fakt, że zgodnie z regulaminem kontrahenta – klientem jego mogą być tylko osoby prywatne, to tym samym Spółka jako osoba prawna nie może być stroną transakcji między kontrahentem. Skoro nie może być stroną transakcji, to nie można uznać, że paragon bez numeru NIP jest dowodem księgowym dokumentującym zawarcie transakcji między Spółką a kontrahentem dotyczącym zakupu towaru handlowego. Bez znaczenia w tym zakresie pozostaje fakt, że zapłata zostanie dokonana z konta Spółki albo z konta pracownika, bowiem transakcja zakupu towarów nie może zostać dokonana przez Spółkę”.

W konsekwencji skoro paragony bez NIP-u nie są dowodem księgowym potwierdzającym zawarcie transakcji przez spółkę, to wydatek poniesiony na zakup towarów handlowych nie jest właściwie udokumentowany i nie może zostać ujęty jako koszt uzyskania przychodu.

W rezultacie potwierdzenie zakupu dokonanego przez spółkę w formie dokumentu, jakim jest paragon fiskalny bez NIP-u spółki, nie daje możliwości zaliczenia poniesionego wydatku w koszty prowadzonej działalności gospodarczej.