Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty uzyskania przychodu: paragon za przejazd autostradą

Przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej odbywają podróże krajowe oraz zagraniczne. Często w drogę wybierają się samochodem, w związku z czym mogą być zmuszeni do dokonania opłaty drogowej za przejazd autostradą. Warto wiedzieć, że na podstawie paragonu za przejazd autostradą można zaliczysz wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Jak to zrobić? Wyjaśniamy w niniejszym artykule.

Paragon może stanowić dowód księgowy

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopuszcza możliwość zaliczenia wydatku w koszty na podstawie paragonu. Wyróżniono dwa rodzaje wydatków: krajowe i zagraniczne. W przypadku wydatków krajowych na podstawie paragonu można zaksięgować: materiały, środki czystości i bhp oraz materiały biurowe. Natomiast wśród zagranicznych wydatków, które można odliczyć od dochodu na podstawie paragonu fiskalnego znalazły się paliwa i oleje. W przepisach nie znajdziemy jednak odwołania bezpośrednio do paragonu za przejazd autostradą. W tej kwestii należy jednak wziąć pod uwagę trudności związane z otrzymaniem innego dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji niż paragon fiskalny.

Paragon za przejazd autostradą jako dokument księgowy

Wydatek poniesiony na przejazd autostradą co do zasady należy zaliczyć do kosztów w PKPiR na podstawie otrzymanego paragonu. Warunkiem koniecznym jest, aby była to podróż odbyta w celach biznesowych, w wyniku czego wydatek będzie rzutował na osiągane przychody lub pozwoli zabezpieczyć ich źródło.  

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają wydatki na samochód osobowy poprzez kilometrówkę dla celów podatku dochodowego, paragon za przejazd autostradą powinni rozliczyć w ramach prowadzonej ewidencji.

Uwaga!!!

Paragon za przejazd autostradą możne potraktować jako fakturę, jeżeli zostaną spełnione warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawienia faktur. Musi on zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

W sytuacji kiedy paragon traktowany jest jako faktura, podatnik ma prawo odliczyć od takiego wydatku VAT, natomiast w koszty uzyskania przychodu może zaliczyć wartość netto. Jeżeli paragon nie spełnia wymogów do uznania go fakturę, to należy zaksięgować go w KPiR za pomocą dowodu wewnętrznego (DW).

Paragon za przejazd autostradą wystawiony za granicą

Polskie przepisy podatkowe akceptują dowód jakim jest paragon za przejazd autostradą wystawiony za granicą. W tym przypadku podatnicy nie mają prawa do odliczenia VAT i poniesiony wydatek mogą zaliczyć wyłącznie do kosztów uzyskania przychodu.

Co do zasady wartość wydatku wynikającego z dokumentu wystawionego w obcej walucie powinna zostać przeliczona na złotówki i w krajowej walucie zaksięgowana do KPiR. Podczas przewalutowania należy zastosować kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR paragon ten powinien być zaopatrzony w: datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu) adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Organy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu paragonu za przejazd autostradą. Ważne, aby przedsiębiorca odbył podróż w celach służbowych i posiadał dokument potwierdzający poniesienie wydatku. Dla jednych wydatek może nie być znaczący, gdyż istnieją branże, w których wyjazdy biznesowe są częste i generują znaczne wydatki w tym zakresie.