Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon jako dowód księgowy

Co do zasady podstawowym dokumentem księgowym pozwalającym ująć wydatek firmowy w kosztach uzyskania przychodu oraz odliczyć podatek VAT jest faktura. Zatem przedsiębiorca, który dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności, powinien wystąpić do sprzedawcy z prośbą o jej wystawienie. Jednak czy zawsze jest to konieczne? Otóż nie, ponieważ w niektórych przypadkach podstawą ujęcia kosztu w ewidencjach może być paragon.

Paragon a KPiR

Odpowiedzi na pytanie, czy paragon fiskalny może stanowić podstawę wpisu do KPiR, należy szukać w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z brzmieniem § 14 ust. 4 i 5 wydatek może zostać udokumentowany paragonami, jeżeli przedmiotem nabycia są:

  • materiały, środki czystości i BHP oraz materiały biurowe (zakup w jednostkach handlu detalicznego),
  • paliwo i oleje zakupione za granicą.

Paragon powinien być zaopatrzony w datę i stempel jednostki go wydającej - a także określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu. Na odwrocie natomiast podatnik powinien zamieścić swoje nazwisko (nazwę przedsiębiorstwa), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Paragon a odliczenie podatku VAT

Istnieją również sytuacje, w których przedsiębiorca będzie miał prawo do dokonania odliczeń podatku VAT od wydatków udokumentowanych paragonem fiskalnym. Szczegóły zostały określone w zapisach rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, które obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. Jak mówi § 3 pkt 4, fakturę stanowią dokument otrzymany za przejazd autostradą w punktach poboru opłat oraz bilety jednorazowe za przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km.

Co ważne, wystawcą wspomnianego biletu musi być podatnik upoważniony do świadczenia usług przewozu osób, tj. kolej normalnotorowa, tabor samochodowy, statki pełnomorskie, środki transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promy, samoloty i śmigłowce.

Dokumenty omówione powyżej, aby dawały podatnikowi prawo do odliczeń, powinny obowiązkowo zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),
  • numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Paragon jako faktura uproszczona?

Faktura “uproszczona” według przepisów ustawy o VAT pozwala na dokonanie odliczeń podatku, jeżeli spełni warunki określone w art. 106e ust. 5 pkt 3. W przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, faktura może nie zawierać danych dotyczących nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu), a także:

  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Z uwagi na powyższe, jeżeli wystawiany przez sprzedawcę paragon spełni warunek posiadania numeru NIP nabywcy, wówczas może zostać uznany za fakturę “uproszczoną”. W takim przypadku możliwe jest ujęcie paragonu w ewidencjach, a także dokonanie odliczeń podatku VAT.

Problemem mogą być jedynie parametry techniczne kas rejestrujących, bowiem muszą one umożliwiać zawarcie numeru NIP nabywcy przy wystawianiu takiego paragonu.