Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura proforma - czy stanowi dowód księgowy?

Otrzymałam od mojego kontrahenta fakturę proforma, na podstawie której dokonałam zapłaty za towar. Jak powinna zostać rozliczona faktura proforma?

Joanna, Kalisz

 

Faktura proforma nie stanowi dowodu księgowego. Jest to dokument handlowy, będący ofertą/zamówieniem, na podstawie którego najczęściej dokonuje się zapłaty. Sam jednak nie jest podstawą do księgowania.

Po zmianie przepisów, z dniem 1 stycznia 2014 (dodano do ustawy o VAT definicję faktury), pojawiło się wiele zastrzeżeń czy faktura proforma zawierająca wszystkie elementy takie jak faktura, może być za nią uznana. Jednakże dotyczyło to jedynie strony sprzedawcy, kiedy samo wystawienie proformy powodowałoby obowiązek podatkowy w VAT. Nawet wtedy nie było mowy o prawie nabywcy do odliczenia VAT z takiego dokumentu.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest komunikat Ministerstwa Finansów, w którym czytamy, że: "Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT."

W przypadku, kiedy dokonała Pani zapłaty zaliczki na poczet towarów, faktura pro forma będzie podstawą do wystawienia dokumentu księgowego jakim jest faktura zaliczkowa. Na jej podstawie, w dacie jej otrzymania, będzie można odliczyć podatek VAT. Jeżeli natomiast wpłata miała charakter zapłaty należności i otrzyma Pani zwykłą fakturę VAT - to na jej podstawie będzie można dokonać księgowania zarówno kosztu, jak i odliczyć podatek VAT.

W celu zaksięgowania faktury zaliczkowej w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, w pojawiającym się oknie należy uzupełnić dane zgodnie z fakturą i przejść do zakładki IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE, następnie jako SKUTEK KSIĘGOWY wybrać opcję KSIĘGUJ DO VAT.

Proforma a księgowanie wpłaconej zaliczki

Tak zaksięgowana faktura zaliczkowa zostanie ujęta wyłącznie w rejestrze zakupów VAT.