Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon z NIP jako podstawa ujęcia wydatku w kosztach

Możliwość zaliczenia firmowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, a tym samym zmniejszenie podstawy do opodatkowania to przywilej skrupulatnie wykorzystywany przez przedsiębiorców. Warto wobec tego wiedzieć, że nie tylko faktury czy rachunki stanowią dowody księgowe - w niektórych przypadkach taką funkcję może spełniać także paragon z NIP

Paragon podstawą księgowania niektórych wydatków

O tym, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych na podstawie paragonu, opisuje §13 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z pkt. 4 ww. paragrafu, do zakupionych w jednostkach handlu detalicznego:

  • materiałów,
  • środków czystości i bhp,
  • materiałów biurowych

nie jest konieczne (choć oczywiście możliwe) posiadanie faktury. Wystarczy posiadanie paragonu, na którym ujęte zostały data i oznaczenie jednostki wydającej ten dowód, ilość, cena jednostkowa oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Jeżeli brak jest danych nabywcy, podatnik ma obowiązek uzupełnić je samodzielnie - na odwrocie konieczne jest wpisanie nazwiska i nazwy firmy, jej adresu oraz rodzaju zakupionego towaru.

W pkt. 5 można znaleźć informację na temat zakupu za granicą paliwa oraz olejów. Także w tym przypadku nabywca może podczas księgowania wydatków oprzeć się na paragonie fiskalnym, uzupełnionym ręcznie zgodnie z przepisami pkt. 4. Ułatwienie to jest podyktowane trudnościami, jakie niejednokrotnie pojawiają się w kwestii uzyskania faktury na zagranicznych stacjach benzynowych.

W kwestii podróży warto wspomnieć także, że w formie paragonów często wydawane są potwierdzenia opłat za przejazdy płatnymi autostradami albo bilety parkingowe. Także w tym przypadku podatnik może skorzystać z księgowania na podstawie takich dowodów. Podobnie sytuacja ma się w kwestii biletów podróżniczych, jednakże pod jednym warunkiem - trasa, która jest potwierdzona takim dokumentem, nie może być krótsza niż 50 km.

Paragon z NIP jako faktura uproszczona

Paragon z NIP z kasy fiskalnej może być w pewnych przypadkach traktowany jako faktura uproszczona. W 2020 roku, jedną z wprowadzonych zmian w zakresie podatku od towarów i usług, jest możliwość wystawiania faktury VAT tylko do paragonu, zawierającego NIP nabywcy. Co ważne, w świetle ustawy o VAT, paragon zawierający NIP nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł/100 euro jest traktowany na równi z fakturą uproszczoną.

Faktura uproszczona musi zawierać takie dane jak:

  • data jej wystawienia,
  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • kwotę należności ogółem.

Zatem paragon z NIP może stanowić podstawę do odliczenia VAT.

Spełnienie warunków do uznania paragonu z NIP za fakturę uproszczoną, może stanowić podstawę ujęcia w ewidencjach i odliczenia podatku VAT.

Pozyskanie faktury a paragon z NIP

Jak można przeczytać w wyjaśnieniach Ministra Finansów, paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł/100 euro jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji dla nabywcy, zatem nie ma konieczności występowania o fakturę VAT. Dzięki takiemu rozwiązaniu, faktura uproszczona może stanowić podstawę do odliczenia VAT od zakupów i zaliczenia wydatków do kosztów firmowych.

Księgowanie paragonu z NIP w systemie wfirma.pl

Jeżeli otrzymany paragon z NIP nie przekracza kwoty 100 euro (albo 450 zł), a ponadto spełnia warunki do uznania go za fakturę uproszczoną, księgowania należy dokonać jak tradycyjnej faktury kosztowej, wchodząc w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) / WYDATEK.

paragon z NIP - księgowanie w wfirma.pl

Tak zaksięgowany paragon z NIP trafi do odpowiedniej kolumny KPIR i rejestru VAT zakupów (w przypadku czynnych podatników VAT którzy mają prawo do odliczenia podatku VAT).