Zakup karty podarunkowej za symboliczną złotówkę

Wśród licznych ofert sprzedawców występują takie, które można nabyć za przysłowiową złotówkę, m.in. chodzi tutaj o karty podarunkowe. Co więcej, karta podarunkowa kupiona za tę kwotę wcale nie musi opiewać na wartość jednej złotówki. Może mieć ona wartość np. 50 zł, 100 zł, 150 zł, 250 zł lub inną. W jaki sposób nabywca powinien rozliczyć zakup takiej karty? Co w sytuacji, kiedy zdecyduje o przekazaniu jej swojemu pracownikowi albo kontrahentowi?

Czym jest karta podarunkowa? 

Aby lepiej zrozumieć definicję karty podarunkowej na gruncie podatkowym, warto sięgnąć do art. 2 pkt 43 oraz 44 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

W przepisach tych prawodawca objaśnia, iż przez bon (kartę podarunkową) jednego przeznaczenia należy rozumieć: bon, w przypadku którego miejsce dostawy towarów lub świadczenia usług, których bon dotyczy, oraz kwota należnego podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze z tytułu dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług są znane w chwili emisji tego bonu. Wyjaśnijmy, że emisja bonu oznacza pierwsze wprowadzenie bonu do obrotu.

Natomiast przez bon (kartę podarunkową) różnego przeznaczenia należy rozumieć: bon inny niż bon jednego przeznaczenia. Chodzi tutaj o bon, w przypadku którego w momencie jego emisji nie są znane:

• miejsce dostawy towarów lub świadczenia usług, 
• kwota należnego podatku VAT.

Bon stanowi swoiste uprawnienie do skorzystania z towarów lub usług w określonym miejscu, ale nie jest on instrumentem płatniczym. Może on przybrać formę dokumentu papierowego bądź elektronicznego. W przypadku bonu jednego przeznaczenia istnieje więcej okoliczności transakcji, która nastąpi w czasie wymiany bonu niż w przypadku bonu różnego przeznaczenia. Warto zauważyć, że bon zakupiony za symboliczną złotówkę w zdecydowanej większości przypadków będzie stanowił bon różnego przeznaczenia.

Zakup karty podarunkowej za symboliczną złotówkę a koszty uzyskania przychodów

Nierzadko przedsiębiorcy nabywają karty podarunkowe za symboliczną złotówkę, przy czym ich wartość opiewa np. na 50 zł, 100 zł, 150 zł lub inną kwotę. W pierwszej kolejności przedsiębiorca musi przemyśleć, w jakim celu nabywa ową kartę, a mianowicie – czy zakup będzie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zgodnie z art. 22 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) wydatek, który ma być uznany za koszt uzyskania przychodów, musi spełniać poniższe warunki:

• być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z działalności gospodarczej,
• zostać poniesiony przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności,
• posiadać związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przychodami z działalności,
• nie może zostać zwrócony przedsiębiorcy w żadnej formie (dotacja, subwencja, inny zwrot kosztów),
• musi być właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Każdy wydatek poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej musi być racjonalnie uzasadniony. Co więcej, poniesiony wydatek nie może dotyczyć aspektów reprezentacji – tego typu wydatki są bowiem wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku nabycia karty podarunkowej za złotówkę, przy założeniu, że jej wartość wynosi np. 100 zł, podatnik będzie mógł zaliczyć tę złotówkę do kosztów prowadzenia działalności, jeżeli wydatek ten będzie spełniał wymienione wyżej przesłanki (nie będzie to wydatek o charakterze reprezentacyjnym).

Powyższa kwestia dotyczy jednak sytuacji, w której karta podarunkowa zostałaby przekazana np. kontrahentowi albo pracownikowi. Nie zawsze jednak wydatek na zakup karty podarunkowej będzie stanowił koszt uzyskania przychodów. Od czego to zależy?

Zakup karty podarunkowej za symboliczną złotówkę a przekazanie jej pracownikowi

Zakup karty podarunkowej za symboliczną złotówkę przekazanej pracownikowi może stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodu jednakże tylko w kwocie rzeczywistego wydatku poniesionego na tę kartę – w tym przypadku 1 zł.

Nie można natomiast zapominać o istotnych kwestiach (poza wyżej wymienionymi) warunkujących możliwość ujęcia wydatku na zakup karty podarunkowej w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy.

Jeżeli wydatek na kartę podarunkową pracodawca sfinansował ze środków obrotowych swojej firmy, a wydatek ten spełnia przesłanki kosztu uzyskania przychodu (nie ma znamion reprezentacji) oraz zwiększa zarówno motywację pracowników, jak i przychody działalności, wówczas pracodawca ma prawo ująć wartość tego wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Jeżeli natomiast kartę podarunkową pracodawca sfinansował ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to wartości tego wydatku nie może ująć w kosztach uzyskania przychodów działalności.

Potwierdzeniem powyższego jest stanowisko wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 października 2024 roku (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.461.2024.2.AG), w której wyjaśnia, że: […] Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien, więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Jak wynika z opisu sprawy możliwość korzystania z programu MultiSport przez pracowników Podatnika:

• motywuje pracowników do bardziej efektywnej pracy
• zwiększa atrakcyjność Podatnika jako pracodawcy
• integruje pracowników
• prowadzi do zacieśniania więzi pomiędzy pracownikami i pracodawcą
• zmniejsza absencję chorobową

Biorąc pod uwagę przytoczone powyżej korzyści płynące z korzystania pracowników z programu MultiSport, należy zgodzić się z państwa stanowiskiem, że koszty finansowania tego programu, pokryte ze środków obrotowych Podatnika mogą zostać uznane za poniesione w celu osiągnięcia przychodów, a tym samym stanowić koszty podatkowe.

Państwo stanowisko należy, zatem uznać za prawidłowe […].

Powyższe potwierdza również stanowisko wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 listopada 2025 roku (sygn. 0115-KDIT2.4011.514.2025.1.MM).

Zakup prezentu dla pracownika jako przekazanie darowizny

W tym miejscu należy dodać jeszcze jedną kwestię. W ostatnich latach fiskus niekiedy zmienia zdanie na temat kwalifikacji przekazania pracownikom prezentów w różnej formie, a mianowicie uznaje je nie za nieodpłatne przekazanie związane ze stosunkiem pracy, a za przekazanie darowizny. Jeżeli pracodawca wyraźnie wskazał, że przekazanie prezentu nie ma związku ze stosunkiem pracy, to taka kwalifikacja jest jak najbardziej zasadna.

Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna z 12 sierpnia 2025 roku (sygn. 0112-KDWL.4011.73.2025.1.WS), w której to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: […] wskazali Państwo w opisie sprawy, że darowizna na rzecz Państwa pracowników w formie świadczeń rzeczowych, w szczególności: różnego rodzaju voucherów, kart podarunkowych, zegarków, różnego sprzętu, bonów na towary lub usługi, słodyczy, książek, kwiatów lub – ewentualnie w przyszłości – rzeczowych prezentów okolicznościowych w innej postaci, nie stanowią i nie stanowić będą dodatkowego wynagrodzenia za wykonaną pracę.

Zgodnie z opisem, w umowie o pracę oraz w innych aktach wewnętrznych nie ma informacji o przekazywaniu prezentów. Pracownik nie może i nie będzie mógł dochodzić wydania prezentu na podstawie żadnego stosunku prawnego ani roszczenia, ponieważ wręczanie prezentów nie jest uregulowane pisemnie w obowiązujących przepisach wewnątrzzakładowych, uchwałach oraz w umowach o pracę. Ponadto wskazali Państwo, że jest to dobrowolne świadczenie ze strony Spółki jako pracodawcy, do którego nie jest zobowiązany na podstawie zapisów umownych lub postanowień uchwały. Celem Spółki jest sprawienie pracownikom przyjemności, a prezenty stanowią formę gratulacji, docenienia, uhonorowania danej osoby z okazji istotnego dnia. Przekazanie prezentu nie ma związku z wykonywaną przez pracowników pracą, czy jej rezultatami. Pracownik również w żaden sposób nie będzie zobowiązany przez Spółkę ani do przyjęcia prezentu, ani do jego późniejszej realizacji. Gdyby pracownicy nie otrzymali od Spółki prezentu prawdopodobieństwo, że sami wykupiliby określony prezent rzeczowy, jest znikome.

Biorąc więc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy, powołane przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13), uznać należy, że przekazywanie pracownikom różnego rodzaju prezentów z okazji świąt oraz istotnych dla nich dni (np. Świąt Bożego Narodzenia, jubileuszu pracy) co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość wręczonych pracownikom prezentów okolicznościowych wskazanych we wniosku nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, z ww. tytułu nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 ust. 1 ww. ustawy. […].

Zakup karty podarunkowej za symboliczną złotówkę a przekazanie jej kontrahentowi

Niekiedy przedsiębiorca nabywa karty podarunkowe o wysokiej wartości w promocyjnej cenie, płacąc za nie na przykład złotówkę. Wydatki na ich zakup może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają one wspomniane cechy, to znaczy:

• muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z działalności gospodarczej,
• muszą zostać poniesione przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności,
• wykazują związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przychodami z działalności,
• nie mogą zostać zwrócone przedsiębiorcy w żadnej formie (dotacja, subwencja, inny zwrot kosztów),
• muszą być właściwie udokumentowane,
• nie mogą znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki spełniające wymienione wyżej cechy poniesione na nabycie kart podarunkowych w celach reklamowych, zachęcających do zawarcia lub utrzymania tej współpracy, przyczyniające się do zabezpieczenia, zwiększenia przychodów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. 

Nie można jednak zapominać o bardzo ważnej kwestii.

Wydatki na karty podarunkowe w celu przekazania kontrahentom (reklama) będą stanowić koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej, jeżeli nie stanowią wydatków o cechach reprezentacyjnych. 

W interpretacji indywidualnej z 25 czerwca 2024 roku (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.202.2024.1.ED) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej objaśnia, iż: […] należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. 

Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 roku, sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie, jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. 

Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy, należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28) […].

Ocena, czy dany wydatek ma charakter reprezentacyjny, należy do podatnika. Jeżeli więc wydatki na kartę podarunkową za symboliczną złotówkę lub za większą kwotę przeznaczone dla kontrahentów nie stanowią wydatków o charakterze reprezentacyjnym, wówczas przedsiębiorca może zaliczyć je w swojej działalności do kosztów uzyskania przychodów. Co więcej, w przypadku wręczonych kontrahentom kart podarunkowych podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji osób obdarowanych, tak jak to ma miejsce w przypadku osób obdarowanych na gruncie prezentów o małej wartości dla celów podatku VAT.