Poradnik Przedsiębiorcy

Ekwiwalent za urlop a koszty uzyskania przychodu

Okres, w którym pracownik przechodzi na urlop macierzyński, jest czasem specyficznym pod kątem rozliczeń. Mnogość zagadnień merytorycznych może zaskoczyć niejednego specjalistę, dlatego warto wspomagać się gotowymi opracowaniami tematu. W artykule wyjaśniamy, w jaki sposób dokonuje się rozliczenia pracownika, który przez cały miesiąc pobierał zasiłek macierzyński wypłacany przez ZUS i jednocześnie od pracodawcy otrzymał ekwiwalent za urlop. Czy wypłacając ekwiwalent za urlop pracownikowi pozostającemu w takich okolicznościach, należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu? Sprawdź!

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Płatny urlop wypoczynkowy jest jednym z przywilejów pracowniczych i przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie:

  • umowy o pracę;
  • umowy powołania;
  • umowy wyboru;
  • umowy mianowania;
  • spółdzielczej umowy o pracę.

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest wypłata pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent za urlop jest świadczeniem, które przysługuje pracownikowi z litery prawa i, co istotne, osoba zatrudniona nie może się go zrzec.

Art. 171 Kodeksu pracy

§ 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Aby ekwiwalent za urlop został wypłacony, muszą być spełnione dwa warunki:

  • pracownik musi posiadać niewykorzystany urlop;
  • umowa musi być rozwiązana.

Pracodawca nie ma prawa wypłacić pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w dowolnym momencie, chcąc uniknąć nieobecności pracownika w pracy. Nie ma do tego prawa nawet w przypadku, gdy to sam pracownik o to wnioskuje. Możliwość taka powstaje tylko wtedy, gdy niewykorzystanie urlopu jest spowodowane wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem przy założeniu, że strony nie planują kontynuacji współpracy na dotychczasowych zasadach.

Świadczenie to przysługuje pracownikowi niezależnie od okoliczności, w których doszło do zakończenia stosunku pracy, np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem czy rozwiązaniem bez wypowiedzenia. Ekwiwalent za urlop przysługuje również pracownikowi, który został zwolniony dyscyplinarnie.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?

Zasady obliczania i wypłacania ekwiwalentu za urlop określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Podstawę do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop stanowią:

  • składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do tego ekwiwalentu (miesiąc rozwiązania stosunku pracy);
  • wynagrodzenie zmienne wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc) oraz wynagrodzenie zmienne wypłacone w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc).

Jeżeli współpraca z pracownikiem kończy się w trakcie miesiąca, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia.

W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu przysługującego za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu określoną podstawę wymiaru należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godzin).

Otrzymaną wartość trzeba pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Wskaźnik ekwiwalentu nie jest wartością stałą. Współczynnik ten wylicza się, dzieląc liczbę dni do wypracowania w danym roku kalendarzowym przez liczbę miesięcy w roku. Współczynnik w 2021 roku wynosi 252 dni / 12 miesięcy = 21.

Podstawy ekwiwalentu nie wyrównuje się do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, a sama kwota ekwiwalentu jest podstawą do naliczenia składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy.

Ekwiwalent za urlop a koszty uzyskania przychodu

Trudnością dla pracodawcy może okazać się przypadek, gdy pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w miesiącu, kiedy przebywał on tylko na urlopie macierzyńskim, z tytułu którego otrzyma zasiłek wypłacany przez ZUS. Jak w tej sytuacji ustalić pracownicze koszty uzyskania przychodu?

W powyższym przypadku pracodawca zobowiązany jest od przychodów, jakim jest wypłacony ekwiwalent, odliczać miesięczną normę kosztów uzyskania przychodów.

Co istotne, w takiej sytuacji pracodawca zmniejsza również zaliczkę na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeśli pracownik złożył u niego uprzednio PIT-2. Na powyższe prawo nie wpływa fakt, że pracownik poza przychodami ze stosunku pracy (ekwiwalent) otrzyma w omawianym okresie także zasiłek macierzyński z ZUS-u.

Pracodawca zobowiązany jest przepisami prawa wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop pracownikowi, z którym kończy współpracę. Należy pamiętać, że wypłacony ekwiwalent podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się koszty uzyskania przychodu, nawet jeżeli pracownik w danym miesiącu przebywał tylko na urlopie macierzyńskim, z tytułu którego otrzymał zasiłek z ZUS-u.