Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca - księgowanie na przykładzie

Wystawiłeś albo otrzymałeś fakturę korygującą - i co dalej? W jaki sposób i kiedy powinna być ujęta faktura korygująca w KPiR i w rejestrach VAT? Odpowiedź na te pytania nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Co więcej, niektóre kwestie związane z księgowaniem faktur korygujących wydatek stanowią przedmiot sporu organów podatkowych oraz doradców podatkowych, w związku z czym próżno szukać jednoznacznej ścieżki postępowania. Sprawdź jak sobie z tym poradzić? Wyjaśniamy poniżej.

Faktura korygująca - kiedy wystawić?

Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę w sytuacji, gdy zostanie stwierdzona pomyłka lub wystąpi inne zdarzenie, które zmieni dane, jakie powinny znaleźć się na fakturze źródłowej. Przyczyny sporządzenia tego typu dokumentu wskazuje ustawa o VAT w art. 106j ust. 1. Zdarzenia takie można podzielić na trzy grupy: zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające ją oraz stwierdzające pomyłki innego rodzaju.

Kiedy zatem należy sporządzić fakturę korygującą? Będzie to konieczne, jeżeli po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,

  • udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży),

  • dokonano zwrotu towarów i opakowań,

  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty,

  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury (np. ilości sprzedanych towarów/usług czy danych dotyczących stron transakcji).

Jakie dane na fakturze korygującej?

Oprócz sytuacji, które powodują konieczność sporządzenia faktury korygującej, ustawa o VAT wskazuje również dane, jakie powinny znaleźć się na takim dokumencie. Zgodnie z art. 106j ust. 2 przedsiębiorca powinien na niej ująć:

  1. wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA,

  2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

  3. dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca: określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, tj. datę wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, NIP sprzedawcy oraz w określonych przypadkach NIP nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jak również nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

  4. przyczynę korekty,

  5. jeżeli korekta zmienia podstawę opodatkowania lub kwotę podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,

  6. jeżeli zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania lub kwotę VAT - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Możliwe jest również wystawianie zbiorczych faktur korygujących. W takim wypadku, jeżeli przedsiębiorca udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca:

  • powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka,

  • może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 (NIP nabywcy i daty sprzedaży) oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

 

Faktura korygująca - księgowanie przez sprzedawcę

Od 2016 roku nastąpiła zmiana w sposobie rozliczania faktur korygujących, bowiem znaczenia nabierają okoliczności, w których następuje wystawienie korekty. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazano różnice w sposobie księgowania ze względu na powód korekty.

Jeżeli korekta jest wynikiem błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki (np. mylnie wyliczona kwota VAT od wartości netto), na gruncie PIT konieczne jest cofnięcie się do okresu, w którym została ujęta pierwotna faktura.

Jeżeli natomiast faktura pierwotna została wystawiona poprawnie, a dopiero później wystąpiły okoliczności takie, jak zwrot towaru czy udzielenie opustu, księgowania dokonuje się w okresie bieżącym, tj. w którym wystawiono korektę.

Przykład 1.

Przedsiębiorca, który dokonał sprzedaży towaru w listopadzie 2019 roku, a klient część tego towaru zwrócił w styczniu 2020 r., korektę zaksięguje w KPiR w dacie jej wystawienia, a więc w okresie bieżącym.

Przykład 2.

W lutym 2020 roku przedsiębiorca będący podatnikiem zwolnionym z VAT sprzedał towar o wartości 5000 zł. W kwietniu 2020 roku jego klient dokonał zwrotu towaru o łącznej wartości 2500 zł. W danym okresie (kwietniu 2020 r.) przychody podatnika wynoszą jedynie 2000 zł. W takim wypadku należy:

  • pomniejszyć przychody o 2000 zł,

  • powiększyć koszty o 500 zł.

Taki sposób księgowania może wydawać się zawiły, ale dzięki temu możliwe jest rozliczenie korekty jednorazowo.

Odmiennie wygląda kwestia ujęcia faktury korygującej w rejestrze sprzedaży VAT. Faktury korygujące zwiększające, wystawione ze względu na:

  • błąd rachunkowy lub oczywistą pomyłkę, należy wykazać w dacie faktury korygowanej,
  • kolejne zdarzenie gospodarcze mające wpływ na wartość sprzedaży wykazuje się w dacie wystawienia korekty.

Natomiast korekty zmniejszające podstawę opodatkowania sprzedawca rozlicza w dacie otrzymania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę, ponieważ zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze ze wykazanym podatkiem dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie takiego potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia przedsiębiorcę do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie otrzymano.

Za potwierdzenie odbioru faktury korygującej uznaje się m.in.:
- potwierdzenie jej otrzymania przesłane w wiadomości e-mail,
- faks potwierdzający odbiór faktury korygującej,
- pisemne potwierdzenie odbioru korekty,
- potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata,
- przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej

Potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie wymaga się przy:

  • korektach podwyższających podstawę opodatkowania,

  • eksporcie towarów i WDT,

  • dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

  • sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,

  • jeżeli podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Przykład 3.

Dla lepszego zobrazowania sposobu rozliczania faktur korygujących posłużymy się przykładem dwóch firm - firmy A oraz firmy B, które ze sobą współpracują. Pierwsza z nich udzieliła drugiej rabatu (w wysokości 50 zł netto) na zakup towarów z dnia 10 marca 2020 roku. 8 kwietnia 2020 roku została sporządzona faktura korygująca, obniżająca podstawę opodatkowania:

  • wartość netto na fakturze pierwotnej: 150 zł,

  • wartość VAT na fakturze pierwotnej: 34,50 zł,

  • wartość netto na fakturze korygującej (po korekcie): 100 zł,

  • wartość VAT na fakturze korygującej (po korekcie): 23 zł.

Faktura korygująca wysłana została w postaci e-faktury, a firma B potwierdziła jej odbiór już następnego dnia. Dlatego też firma A dokonała ujęcia wystawionej korekty w rejestrze sprzedaży VAT w dniu 9 kwietnia 2020 roku. Natomiast ujęcie korekty w KPiR firma A dokona w dacie jej wystawienia, czyli 8 kwietnia 2020 roku.

Zatem ewidencja faktury korygującej w firmie A wygląda następująco:

  • KPiR: - 50 zł (kol. 7) w dacie wystawienia korekty,

  • rejestr sprzedaży VAT: - 11,50 zł w dacie otrzymania korekty.

W praktyce gospodarczej zdecydowanie częściej zdarzają się korekty “in minus”, więc w przeważającej liczbie przypadków faktura korygująca będzie ujmowana w rejestrze sprzedaży VAT w dacie otrzymania potwierdzenia.

Wystawienie faktury korygującej w systemie wfirma.pl

Użytkownicy systemu wfirma.pl nie muszą martwić się o konieczność usupełniania danych, które zostaną zawarte na fakturze korygującej. Wystarczy, że w zakładce: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ zaznaczą fakturę, która ma zostać skorygowana i z górnego menu wybiorą opcję: MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY lub KORYGUJ DANE FORMALNE. Po wpisaniu właściwych danych (w tym przyczyny korekty, bez której system nie pozwala na zapisanie takiego dokumentu) użytkownik otrzymuje kompletną fakturę korygującą, którą może przekazać kontrahentowi.

Faktura korygująca - jak wystawić?

Faktura korygująca w ewidencjach nabywcy

W tym przypadku również przede wszystkim znaczenie ma powód faktury korygującej. Jeśli korekta będzie spowodowana omyłką w fakturze pierwotnej (np. błędna cena zamiast 100 zł, to 100.000 zł), to na gruncie PIT z korektą należy cofnąć się do okresu księgowania pierwotnej faktury, natomiast w VAT korektę należy rozliczyć w dacie jej otrzymania. 

Jeżeli korekta nastąpiła poprzez inne zdarzenie, jak np. zwrot towaru czy udzielony rabat potransakcyjny, księgowania w KPiR jak również w rejestrze zakupów VAT dokonuje się w bieżącym okresie, zgodnie z datą otrzymania korekty.

Co ważne, jeżeli okaże się, że w danym miesiącu kwota kosztów jest niższa od wartości korekty, pomniejsza się je zrównując do zera, a pozostałą kwotę korekty księguje jako zwiększenie przychodu.

Księgowanie faktury korygującej wydatek w wfirma.pl

Powyższe przepisy mogą wydawać się skomplikowane, gdyż konieczne jest zbadanie, jak w danym miesiącu kształtuje się kwota kosztów i księgowanie nie zawsze będzie wyglądać jednolicie. Z pomocą przychodzi system wfirma.pl, który automatycznie sprawdzi wysokość kosztów w KPiR i odpowiednio dokona księgowania faktury.

Wystarczy, że przedsiębiorca wejdzie w zakładkę: WYDATKI, odnajdzie fakturę pierwotną, zaznaczy ją i z górnego menu wybierze opcję: MODYFIKUJ » KORYGUJ. Następnie wystarczy odpowiednio uzupełnić daty i kwoty z otrzymanej korekty.

Faktura korygująca wydatek - jak wprowadzić do systemu?