Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca - księgowanie na przykładzie

Wystawiłeś albo otrzymałeś fakturę korygującą - i co dalej? W jaki sposób i kiedy powinna być ujęta faktura korygująca w KPiR i w rejestrach VAT? Odpowiedź na te pytania nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Co więcej, niektóre kwestie związane z księgowaniem faktur korygujących wydatek stanowią przedmiot sporu organów podatkowych oraz doradców podatkowych, w związku z czym próżno szukać jednoznacznej ścieżki postępowania. Decyzję o sposobie postępowania do końca 2015 roku pozostawiało się w gestii podatnika. Od 2016 roku nastąpiły nowe zasady rozliczeń. Jak sobie z tym poradzić? Wyjaśniamy poniżej.

Faktura korygująca - kiedy wystawić?

Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę w sytuacji, gdy zostanie stwierdzona pomyłka lub wystąpi inne zdarzenie, które zmieni dane, jakie powinny znaleźć się na fakturze źródłowej. Przyczyny sporządzenia tego typu dokumentu wskazuje ustawa o VAT w art. 106j ust. 1. Zdarzenia takie można podzielić na trzy grupy: zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające ją oraz stwierdzające pomyłki innego rodzaju.

Kiedy zatem należy sporządzić fakturę korygującą? Będzie to konieczne, jeżeli po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,

  • udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży),

  • dokonano zwrotu towarów i opakowań,

  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty,

  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury (np. ilości sprzedanych towarów/usług czy danych dotyczących stron transakcji).

Jakie dane na fakturze korygującej?

Oprócz sytuacji, które powodują konieczność sporządzenia faktury korygującej, ustawa o VAT wskazuje również dane, jakie powinny znaleźć się na takim dokumencie. Zgodnie z art. 106j ust. 2 przedsiębiorca powinien na niej ująć:

  1. wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA,

  2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

  3. dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca: określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, tj. datę wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, NIP sprzedawcy oraz w określonych przypadkach NIP nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi; jak również nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

  4. przyczynę korekty,

  5. jeżeli korekta zmienia podstawę opodatkowania lub kwotę podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,

  6. jeżeli zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Możliwe jest również wystawianie zbiorczych faktur korygujących. W takim wypadku, jeżeli przedsiębiorca udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca:

  • powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka,

  • może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 (NIP nabywcy i daty sprzedaży) oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Uwaga!

Użytkownicy systemu wfirma.pl nie muszą martwić się o dane, które zostaną zawarte na fakturze korygującej. Wystarczy, że w zakładce: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ znajdą fakturę, która ma zostać skorygowana, klikną na jej numer prawym przyciskiem myszy i z dostępnych opcji wybiorą: KORYGUJ » POZYCJE FAKTURY lub DANE FORMALNE. Po wpisaniu właściwych danych (w tym przyczyny korekty, bez której system nie pozwala na zapisanie takiego dokumentu) użytkownik otrzymuje kompletną fakturę korygującą, którą może przekazać kontrahentowi.

Faktura korygująca - jak wystawić?

Faktura korygująca - księgowanie przez sprzedawcę

Faktura korygująca w ewidencjach sprzedawcy do końca 2015 roku

Księgowanie faktur korygujących należy podzielić na dwa etapy: ewidencję w KPiR oraz w rejestrze sprzedaży VAT. W pierwszym wypadku organy podatkowe były zdania, że każdorazowo bez względu na powód korekty, konieczne jest dokonanie korekty na zdarzeniu pierwotnym (czyli należy cofnąć się do okresu, w którym została sporządzona faktura pierwotna, co oczywiście wiąże się z koniecznością dokonania stosownych korekt w zakresie zaliczek na PIT i czasami również deklaracji rocznych).

Faktura korygująca w ewidencjach sprzedawcy od 2016 roku

Od 2016 roku nastąpiła w tej kwestii zmiana, bowiem znaczenia nabierają okoliczności, w których następuje wystawienie korekty. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych dodano nowe zapisy, które jednoznacznie określają różnice w sposobie księgowania ze względu na powód korekty.