Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca - księgowanie na przykładzie

Wystawiłeś albo otrzymałeś fakturę korygującą - i co dalej? W jaki sposób i kiedy powinna być ujęta faktura korygująca w KPiR i w rejestrach VAT? Odpowiedź na te pytania nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Co więcej, niektóre kwestie związane z księgowaniem faktur korygujących wydatek stanowią przedmiot sporu organów podatkowych oraz doradców podatkowych, w związku z czym próżno szukać jednoznacznej ścieżki postępowania. Decyzję o sposobie postępowania do końca 2015 roku pozostawiało się w gestii podatnika. Od 2016 roku nastąpiły nowe zasady rozliczeń. Jak sobie z tym poradzić? Wyjaśniamy poniżej.

Faktura korygująca - kiedy wystawić?

Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę w sytuacji, gdy zostanie stwierdzona pomyłka lub wystąpi inne zdarzenie, które zmieni dane, jakie powinny znaleźć się na fakturze źródłowej. Przyczyny sporządzenia tego typu dokumentu wskazuje ustawa o VAT w art. 106j ust. 1. Zdarzenia takie można podzielić na trzy grupy: zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające ją oraz stwierdzające pomyłki innego rodzaju.

Kiedy zatem należy sporządzić fakturę korygującą? Będzie to konieczne, jeżeli po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,

  • udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży),

  • dokonano zwrotu towarów i opakowań,

  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty,

  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury (np. ilości sprzedanych towarów/usług czy danych dotyczących stron transakcji).

Jakie dane na fakturze korygującej?

Oprócz sytuacji, które powodują konieczność sporządzenia faktury korygującej, ustawa o VAT wskazuje również dane, jakie powinny znaleźć się na takim dokumencie. Zgodnie z art. 106j ust. 2 przedsiębiorca powinien na niej ująć:

  1. wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA,

  2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

  3. dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca: określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, tj. datę wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, NIP sprzedawcy oraz w określonych przypadkach NIP nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi; jak również nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

  4. przyczynę korekty,

  5. jeżeli korekta zmienia podstawę opodatkowania lub kwotę podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,

  6. jeżeli zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Możliwe jest również wystawianie zbiorczych faktur korygujących. W takim wypadku, jeżeli przedsiębiorca udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca:

  • powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka,

  • może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 (NIP nabywcy i daty sprzedaży) oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Uwaga!

Użytkownicy systemu wfirma.pl nie muszą martwić się o dane, które zostaną zawarte na fakturze korygującej. Wystarczy, że w zakładce: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ znajdą fakturę, która ma zostać skorygowana, klikną na jej numer prawym przyciskiem myszy i z dostępnych opcji wybiorą: KORYGUJ » POZYCJE FAKTURY lub DANE FORMALNE. Po wpisaniu właściwych danych (w tym przyczyny korekty, bez której system nie pozwala na zapisanie takiego dokumentu) użytkownik otrzymuje kompletną fakturę korygującą, którą może przekazać kontrahentowi.

Faktura korygująca - jak wystawić?

Faktura korygująca - księgowanie przez sprzedawcę

Faktura korygująca w ewidencjach sprzedawcy do końca 2015 roku

Księgowanie faktur korygujących należy podzielić na dwa etapy: ewidencję w KPiR oraz w rejestrze sprzedaży VAT. W pierwszym wypadku organy podatkowe były zdania, że każdorazowo bez względu na powód korekty, konieczne jest dokonanie korekty na zdarzeniu pierwotnym (czyli należy cofnąć się do okresu, w którym została sporządzona faktura pierwotna, co oczywiście wiąże się z koniecznością dokonania stosownych korekt w zakresie zaliczek na PIT i czasami również deklaracji rocznych).

Faktura korygująca w ewidencjach sprzedawcy od 2016 roku

Od 2016 roku nastąpiła w tej kwestii zmiana, bowiem znaczenia nabierają okoliczności, w których następuje wystawienie korekty. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych dodano nowe zapisy, które jednoznacznie określają różnice w sposobie księgowania ze względu na powód korekty.

Jeżeli korekta jest wynikiem błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki (np. mylnie wyliczona kwota VAT od wartości netto), konieczne jest cofnięcie się do okresu, w którym została ujęta pierwotna faktura.

Jeżeli natomiast faktura pierwotna została wystawiona poprawnie, a dopiero później wystąpiły okoliczności takie, jak zwrot towaru czy udzielenie opustu, księgowania dokonuje się w okresie bieżącym.

Przykład 1.

Przedsiębiorca, który dokonał sprzedaży towaru w listopadzie 2015 roku, a klient część tego towaru zwróci w styczniu 2017 r., korektę zaksięguje w dacie jej wystawienia, a więc w okresie bieżącym.

W tym przypadku należy zwrócić uwagę przede wszystkim na kolejne nowe zapisy w ustawie o PIT. Jeżeli bowiem okaże się, że w danym miesiącu kwota przychodów jest niższa niż wartość korekty, pomniejsza się przychody tylko w części, na którą pozwala ich obecna wysokość, a pozostałą wartość korekty ujmuje jako koszt.

Przykład 2.

W grudniu 2015 roku przedsiębiorca Jan Nowak sprzedał towar o wartości 5000 zł netto. W lutym 2017 roku jego klient dokonał zwrotu towaru o łącznej wartości 2500 zł netto. W danym okresie (luty 2017 r.) przychody pana Jana wynoszą jedynie 2000 zł. W takim wypadku należy:

  • pomniejszyć przychody o 2000 zł,

  • powiększyć koszty o 500 zł.

Taki sposób księgowania może wydawać się zawiły, ale dzięki temu możliwe jest rozliczenie korekty jednorazowo.

Odmiennie wygląda kwestia ujęcia faktury korygującej w rejestrze sprzedaży VAT. Przy fakturach korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania sprzedawca co do zasady musi posiadać potwierdzenie odbioru tego dokumentu przez nabywcę.

Za potwierdzenie odbioru faktury korygującej uznaje się m.in.:

  • potwierdzenie jej otrzymania przesłane w wiadomości e-mail,

  • faks potwierdzający odbiór faktury korygującej,

  • pisemne potwierdzenie odbioru korekty,

  • potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata,

  • przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej.

Dlaczego jest to tak ważne? Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze ze wykazanym podatkiem dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie takiego potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia przedsiębiorcę do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie otrzymano.

Potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie wymaga się przy:

  • korektach podwyższających podstawę opodatkowania,

  • eksporcie towarów i WDT,

  • dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

  • sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,

oraz jeżeli podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Przykład 3.

Dla lepszego zobrazowania sposobu rozliczania faktur korygujących posłużymy się przykładem dwóch firm - firmy A oraz firmy B, które ze sobą współpracują. Pierwsza z nich udzieliła drugiej rabatu (w wysokości 50 zł netto) na zakup towarów z dnia 10 grudnia 2015 roku. 8 stycznia 2017 roku została sporządzona faktura korygująca, obniżająca podstawę opodatkowania:

  • wartość netto na fakturze pierwotnej: 150 zł,

  • wartość VAT na fakturze pierwotnej: 34,50 zł,

  • wartość netto na fakturze korygującej (po korekcie): 100 zł,

  • wartość VAT na fakturze korygującej (po korekcie): 23 zł.

Faktura korygująca wysłana została w postaci e-faktury, a firma B potwierdziła jej odbiór już następnego dnia. Dlatego też firma A dokonała ujęcia wystawionej korekty w rejestrze sprzedaży VAT w dniu 9 stycznia 2017 roku. Natomiast zgodnie z przepisami obowiązującymi od stycznia 2016 roku, ujęcia rzeczonego dokumentu w KPiR firma A dokonała w dacie jego wystawienia, czyli 8 stycznia 2017 roku.

Faktura korygująca - data potwierdzenia odbioru faktury

Ewidencja faktury korygującej w księgach Firmy A:

  • KPiR: - 50 zł (kol. 7) w dacie wystawienia korekty,

  • rejestr sprzedaży VAT: - 11,50 zł w dacie otrzymania korekty.

W praktyce gospodarczej zdecydowanie częściej zdarzają się korekty “in minus”, więc w przeważającej liczbie przypadków faktura korygująca będzie ujmowana w rejestrze sprzedaży VAT w dacie otrzymania potwierdzenia.

Faktura korygująca w ewidencjach nabywcy

Faktura korygująca w ewidencjach nabywcy do końca 2015 roku

Zgodnie z orzecznictwem, które obowiązywało do końca 2015 roku, istniało kilka możliwych wariantów korygowania faktur zakupowych. Co ważne, każda z opcji wiązała się z innymi konsekwencjami na gruncie podatkowym.

Ministerstwo Finansów uważało, że faktura korygująca nie jest nowym zdarzeniem gospodarczym, ale wiąże się z sytuacją udokumentowaną fakturą pierwotną. W związku z tym nabywca miał obowiązek dokonania korekty właśnie na zdarzeniu pierwotnym, którego dotyczy. Co to oznaczało? Zgodnie z takim podejściem podatek od towarów i usług wykazany na fakturze korygującej należało ująć w rejestrze zakupu VAT w dacie otrzymania dokumentu. Natomiast pod względem ujęcia wartości netto w KPiR konieczne było cofnięcie się do okresu rozliczeniowego, w którym pierwotny wydatek został ujęty w ewidencji. W konsekwencji wiązało się to z koniecznością skorygowania wartości zaliczki na podatek dochodowy oraz odprowadzeniem powstałej w ten sposób różnicy wraz z odsetkami za dany okres. W niektórych przypadkach konieczne było również sporządzenie korekty zeznania rocznego.

Zdaniem doradców podatkowych i specjalistów inaczej należy postępować, jeżeli korekta dotyczyła np. zwrotu towaru lub zakupionego sprzętu. Jednak Ministerstwo Finansów również w tym wypadku stało na stanowisku, że z kwotą netto należy cofnąć się do okresu, w którym dokonano zakupu (razem ze wszystkimi konsekwencjami w postaci uregulowania zaliczki wraz z odsetkami).

Faktura korygująca w ewidencjach nabywcy od 2016 roku

Od 2016 roku nastąpiła zmiana przepisów w zakresie rozliczania faktur korygujących w ustawie o PIT. Podobnie jak w przypadku przychodów, przede wszystkim znaczenie ma powód faktury korygującej. Jeśli korekta będzie spowodowana omyłką w fakturze pierwotnej (np. błędna cena zamiast 100 zł, to 100.000 zł), to z korektą należy cofnąć się do okresu księgowania pierwotnej faktury.

Jeżeli korekta nastąpiła poprzez inne zdarzenie, jak np. zwrot towaru czy udzielony rabat potransakcyjny, księgowania dokonuje się w bieżącym okresie, zgodnie z datą otrzymania korekty.

Co ważne, jeżeli okaże się, że w danym miesiącu kwota kosztów jest niższa od wartości korekty, pomniejsza się je zrównując do zera, a pozostałą kwotę korekty księguje jako zwiększenie przychodu.

Uwaga!

Nowe przepisy również mogą wydawać się skomplikowane, gdyż konieczne jest zbadanie, jak w danym miesiącu kształtuje się kwota kosztów i księgowanie nie zawsze będzie wyglądać jednolicie. Z pomocą przychodzi system wfirma.pl, który automatycznie sprawdzi wysokość kosztów w KPiR i odpowiednio dokona księgowania faktury.

Wystarczy, że przedsiębiorca wejdzie w zakładkę: WYDATKI, odnajdzie fakturę pierwotną, zaznaczy ją i z paska zadań wybierze opcję: KORYGUJ. Następnie wystarczy odpowiednio uzupełnić daty i kwoty z otrzymanej korekty.

Faktura korygująca wydatek - jak wprowadzić do systemu?