Faktura korygująca jest jednym z dokumentów, który może dostać każdy przedsiębiorca w toku prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. W związku z tym warto wiedzieć, w jaki sposób faktura korygująca powinna być ujęta w ewidencji podatkowej na gruncie PIT oraz VAT zarówno gdy podatnik występuje jako nabywca, jak również jako sprzedawca.
Faktura korygująca sprzedaż – kiedy należy ją wystawić?
Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę, w sytuacji gdy zostanie stwierdzona pomyłka lub wystąpiło inne zdarzenie zmieniające dane, które powinny znaleźć się na fakturze źródłowej. Przyczyny sporządzenia tego typu dokumentu wskazuje ustawa o VAT w art. 106j ust. 1. Zgodnie z treścią przepisu wystawienie faktury korygującej jest konieczne, jeżeli po wystawieniu faktury:
Faktura korygująca sprzedaż – rodzaje
Wyróżnić można dwa rodzaje faktur korygujących:
- zmniejszające podstawę opodatkowania – czyli faktura korygująca „in minus” i tym samym ulega zmniejszeniu kwota netto i podatek VAT należny. Taka sytuacja ma miejsce m.in. wtedy, gdy dokonywany jest zwrot, reklamacja, udzielany jest rabat na transakcję czy miała miejsce pomyłka w kwocie na fakturze pierwotnej;
- zwiększające podstawę opodatkowania – czyli faktura korygująca „in plus” i tym samym ulega zwiększeniu kwota netto i podatek VAT należny. Taka sytuacja ma miejsce głównie w przypadku pomyłek, np. gdy nastąpiła pomyłka w liczbie towarów, w cenie, w kwocie podatku.
- w dacie faktury pierwotnej (korygowanej) – jeśli miał miejsce błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka;
- w dacie wystawienia faktury korygującej – jeśli miało miejsce kolejne zdarzenie gospodarcze mające wpływ na wartość sprzedaży, które nie stanowi błędu rachunkowego lub oczywistej pomyłki.
Faktura korygująca – księgowanie na gruncie VAT u sprzedawcy
Ustawa o VAT ściśle określa termin dokonania korekty zmniejszającej podstawy opodatkowania (korekta „in minus”) oraz również uregulowano termin korekty zwiększającej podstawę opodatkowania (korekta „in plus”).
Korekta zmniejszająca podstawę opodatkowania (korekta „in minus”)
Zgodnie z treścią art. 29a ust. 13 i 13a ustawy o VAT zasady rozliczania korekty zmniejszającej kwotę podatku VAT należnego uzależnione są od formy wystawionego dokumentu. W przypadku faktury ustrukturyzowanej (w KSeF), obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Natomiast w sytuacji, gdy wystawiono fakturę inną niż ustrukturyzowana, obniżenia dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
W przypadku faktury wystawianych poza systemem KSeF wymagane jest potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Może nim być przykładowo: zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego, odpowiedź e-mail od kontrahenta potwierdzająca odbiór dokumentu czy czytelny podpis na kopii faktury.
Przykład 1.
Firma Beta dokonała sprzedaży artykułów gospodarczych na rzecz firmy Alfa poza systemem KSeF. Część towarów była wadliwa, więc firma Alfa dokonała reklamacji. W ramach reklamacji utworzona została dokumentacja, która potwierdza warunki reklamacji. Ostatecznie zostały one ustalone 10 stycznia 2026 roku. Firma Beta otrzymała potwierdzenie jej doręczenia 15 stycznia 2026 roku.
W takim przypadku wystawiona przez firmę Beta faktura korygująca powinna być wykazana w rejestrze VAT sprzedaży w styczniu 2026 roku, jako że w tym okresie rozliczeniowym sprzedawca uzyskał potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę.
Przykład 2.
Pani Anna w ramach swojej jednoosobowej działalności sprzedała firmie ABC dwie zmywarki. Firma ABC zwróciła jedną z nich, powołując się na wady techniczne. Reklamacja została wykonana 15 stycznia 2026 roku i tego samego dnia pani Anna wystawiła fakturę korygującą. Potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę otrzymała dopiero 12 lutego 2026 roku. W jakim okresie pani Anna powinna ująć fakturę korygującą?
Pani Anna powinna to zrobić w dacie otrzymania potwierdzenia doręczenia dokumentu. Ujęcie korekty w rejestrze VAT sprzedaży powinno zatem odbyć się w lutym 2026 roku.
Przykład 3.
Firma A zajmująca się sprzedażą opakowań dokonała dostawy 100 sztuk opakowań. 26 kwietnia 2026 roku zamawiający, w związku z nabyciem tylu sztuk, dostał 5% rabat. Firma A wystawiła więc fakturę korygującą na obniżenie ceny o 5%. Korekta w postaci faktury ustrukturyzowanej (w KSeF) wystawiona została 12 maja 2026 roku. W jakim okresie faktura korygująca powinna być ujęta przez firmę A?
W tym przypadku korekta powinna zostać wykazana w maju 2026 roku.
Przykład 4.
Podatnik wystawił fakturę sprzedaży ze stawką 23%, mimo iż dla dokonywanej sprzedaży obowiązywała stawka 8%. W związku z tym 10 kwietnia 2026 roku wystawił fakturę korygującą zmniejszającą. W jakim okresie powinna zostać rozliczona faktura korygująca?
Zgodnie z treścią przepisów, w przypadku gdy została stwierdzona pomyłka w kwocie podatku na fakturze i tym samym wykazano wyższą kwotę podatku, fakturę korygującą należy rozliczyć na zasadach ogólnych dla korekt "in minus" - czyli w okresie rozliczeniowym wystawienia faktury ustrukturyzowanej (KSeF) lub w dacie otrzymania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę (poza KSeF).
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT;
- wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej (w KSeF).
Korekta zwiększająca podstawę opodatkowania (korekta „in plus”)
Zgodnie z treścią art. 29a ust. 17 ustawy o VAT „w przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania”.
Zgodnie z uzasadnieniem do ustawy z 27 listopada 2020 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw:
- w sytuacji gdy korekta wynika z przyczyn powstałych już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, należy ją ująć w okresie rozliczeniowym, w którym została wykazana faktura pierwotna (miała miejsce pomyłka);
- w sytuacji gdy korekta wynika z przyczyn powstałych po dokonaniu sprzedaży, należy ją ująć w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona została faktura korygująca (nie miała miejsce pomyłka, tylko nastąpiło nowe zdarzenie).
Reasumując, w przypadku gdy ma miejsce późniejsze wykrycie błędu w fakturze pierwotnej, np. błędna stawka VAT – zastosowane 8% zamiast 23%, wówczas stanowi to przyczynę zwiększenia podstawy opodatkowania rozliczanej w okresie rozliczeniowym, w którym została wykazana faktura pierwotna. Natomiast jeśli przyczyna powstała po dokonaniu sprzedaży, np. miała miejsce wymiana towaru na droższy, to wówczas korekty należy dokonać w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono fakturę korygującą.
Przykład 5.
Pani Sylwia sprzedała usługę budowlaną na rzecz firmy w lokalu użytkowym. W stosunku do wystawionej faktury sprzedaży 27 stycznia 2026 roku (w dacie tej dokonana została sprzedaż) zastosowała stawkę VAT – 8%. Nabywca na początku lutego zwrócił się z prośbą o korektę, bowiem właściwą dla sprzedaży stawką VAT powinna być stawka 23%. W jakim okresie powinna zostać ujęta faktura korygująca?
Faktura korygująca powinna zostać ujęta w dacie faktury pierwotnej, tj. 27 stycznia 2026 roku, jako że miała miejsce pomyłka i faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania.
Przykład 6.
Pan Stanisław dokonał sprzedaży sprzętu AGD – lodówki oraz kuchenki – za kwotę 8 500 zł brutto na rzecz firmy ABC. 25 lutego 2026 roku firma ABC zgłosiła się z prośbą o wymianę lodówki na droższy model. Po przeliczeniu wartość sprzedaży wzrosła o 800 zł. W związku z powyższym 26 lutego 2026 roku pan Stanisław wystawił fakturę korygującą zwiększającą. W jakim okresie powinna zostać rozliczona faktura korygująca?
Faktura korygująca powinna zostać ujęta w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona, tj. w lutym 2026 roku.
Jak powinna zostać wystawiona faktura korygująca w wFirma.pl?
Użytkownicy systemu wFirma.pl nie muszą martwić się o konieczność uzupełniania danych, które zostaną zawarte na fakturze korygującej. Wystarczy, że w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ oznaczy się fakturę pierwotną, która ma zostać skorygowana, i z górnego menu wybierze się opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY lub ZMIEŃ DANE FORMALNE. Po wpisaniu właściwych danych użytkownik otrzymuje kompletną fakturę korygującą, którą może przekazać kontrahentowi.
Faktura korygująca – księgowanie u nabywcy
W stosunku do ujmowania korekty faktury kosztowej w przypadku:
- obniżenia podstawy opodatkowania (korekty „in minus”) lub
- stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze (korekta „in minus”),
nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej (w KSeF) lub fakturę korygującą w innej postaci.
Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
Na gruncie PIT, jeżeli korekta jest wynikiem błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki, konieczne jest cofnięcie się do okresu, w którym została ujęta faktura pierwotna. Natomiast jeżeli faktura pierwotna została wystawiona poprawnie, a dopiero później wystąpiły okoliczności takie jak zwrot towaru czy udzielenie upustu, księgowania dokonuje się w okresie bieżącym, tj. w którym otrzymano korektę. Co ważne, jeśli nie ma wystarczającej wartości kosztu w danym okresie, należy dokonać zwiększenia o „niedobór wysokości kosztu” po stronie przychodów, tj. w kolumnie Pozostałe przychody KPiR.
Przykład 7.
Pani Anna otrzymała 2 marca 2026 fakturę korygującą z datą wystawienia 28 lutego 2026 roku. Co ważne, pani Anna w KPiR nie posiada wystarczającej ilości kosztu do zmniejszenia. W jaki sposób powinna zostać ujęta faktura korygująca?
Faktura korygująca powinna zostać ujęta następująco:
- w KPiR: w dacie otrzymania korekty, tj. 28 lutego 2026 roku;
- w rejestrze VAT zakupu: w dacie otrzymania korekty, tj. 2 marca 2026 roku.
Przykład 8.
Pan Marcin, wystawiając 24 stycznia 2026 roku fakturę na sprzedaż jabłek i bananów firmie D, pomylił stawkę VAT. Wystawił fakturę ze stawką 23% zamiast 5%. Nabywca zgłosił się do pana Marcina o wystawienie korekty faktury. Korektę wystawiono 30 stycznia 2026 roku. Firma D otrzymała fakturę korygującą 31 stycznia 2026 roku. W jakiej dacie firma D powinna ująć fakturę zakupu?
Na gruncie VAT firma D powinna ująć korektę w dacie otrzymania dokumentu, tj. 31 stycznia 2025 roku. Natomiast na gruncie PIT korekta powinna zostać ujęta w dacie faktury pierwotnej, tj. 24 stycznia 2026 roku.
W przypadku faktury korygującej „in plus”, czyli zwiększającej podstawę opodatkowania, na gruncie VAT faktura powinna być wykazana przez nabywcę w dacie otrzymania faktury korygującej. Na gruncie PIT zasada pozostaje niezmienna.
Przykład 9.
Pani Wioletta prowadzi zakład pogrzebowy i w ramach działalności dokonała na fakturę VAT sprzedaży dwóch trumien z dębu. Firma C (nabywca) zdecydowała się jednak na trumnę sosnową, więc poprosiła o wymianę towaru. W związku tym, że trumna sosnowa jest droższa, pani Wioletta wystawiła firmie C fakturę korygującą zwiększającą w postaci faktury ustrukturyzowanej (w systemie KSeF) w dniu 15 kwietnia 2026 roku. W jaki sposób firma C powinna ująć fakturę?
Firma C powinna ująć fakturę korygującą – zarówno na gruncie VAT (odliczyć podatek VAT), jak również PIT (w kosztach) – w dacie jej otrzymania w KSeF (czyli w dniu przydzielenia numeru KSeF, co jest zazwyczaj tożsame z datą wystawienia), tj. 15 kwietnia 2026 roku.
Jak powinna zostać wystawiona faktura korygująca w systemie wFirma.pl?
W celu wystawienia faktury korygującej, która dotyczy korekty pozycji faktury, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy zaznaczyć fakturę podlegającą korekcie i wybrać MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY.
Następnie, w oknie które się pojawi należy wprowadzić dane dotyczące korekty.
Jak powinna zostać zaksięgowana faktura korygująca w wFirma.pl?
W celu ujęcia faktury korygującej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI, odnaleźć fakturę pierwotną, zaznaczyć ją i z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ. Następnie wystarczy odpowiednio uzupełnić daty i kwoty z otrzymanej korekty.
Następnie wystarczy odpowiednio uzupełnić numer dokumentu, daty i kwoty z otrzymanej korekty.
Polecamy:
