Aby podatnik ujął koszt na podstawie paragonu, ten musi spełniać określone warunki i posiadać między innymi numer NIP podatnika (czyli nabywcy). Jednakże czy paragon zawsze musi zawierać NIP? Sprawdźmy, kiedy paragon bez NIP może być podstawą ujęcia wydatku w firmie!
Paragon bez NIP – czy można potraktować jako dowód księgowy?
W przypadku dokumentu, jakim jest paragon, należy sięgnąć do § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z jego treścią na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość;
- w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).
W przypadku dokumentu, jakim jest paragon, należy sięgnąć do § 7 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą zapisów w księdze są przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, a także inne dowody potwierdzające zdarzenie gospodarcze zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
Od 1 stycznia 2026 r. paragon bez NIP nabywcy NIE może już stanowić podstawy ujęcia kosztu w PKPiR w przypadku zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego, takich jak: materiały i materiały pomocnicze, środki czystości i BHP, materiały biurowe.
Tego rodzaju wydatki muszą być udokumentowane fakturą uproszczoną, tj. paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł (lub 100 euro), albo standardową fakturą VAT. Zwykły paragon bez NIP nie spełnia już wymogów dowodu księgowego w PKPiR.
Wyjątkiem jest zakup paliwa i olejów za granicą. Nowe rozporządzenie utrzymuje możliwość dokumentowania wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa lub olejów paragonami fiskalnymi lub dowodami kasowymi (w formie papierowej), nawet jeśli nie zawierają NIP nabywcy. Dokument taki powinien zawierać: datę, oznaczenie jednostki wydającej dokument, ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu. Na odwrocie należy dopisać imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Ujęciu w PKPiR podlega koszt w kwocie obliczonej z zastosowaniem właściwego limitu (75% lub 20%).
Innym paragonem, jaki może być rozliczony (ujęty w ewidencjach podatkowych), gdy nie posiada numeru NIP nabywcy, jest paragon za autostradę. Przy czym wynika to z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Zgodnie z treścią przepisu paragon bez NIP za autostradę płatną można uznać za fakturę i tym samym potraktować go jako dowód księgowy, jeśli zawiera następujące dane:
- numer i datę wystawienia;
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;
- kwotę podatku;
- kwotę należności ogółem.
Księgowania paragonu bez NIP za autostradę – gdy zawiera powyższe dane – dokonujemy w kwocie netto. Przy czym wartość tę limitujemy do 75%, gdy wydatek dotyczy pojazdu użytkowanego prywatnie i firmowo i stanowi majątek firmowy (w przypadku własności prywatnej limit wynosi 20%). Gdy odliczane jest tylko 50% VAT, do wartości limitowanej należy doliczyć nieodliczony podatek VAT.
Przykład 1.
Pani Wanda nabyła w jednostkach handlu detalicznego artykuły biurowe na kwotę 300 zł netto. Nabycie zostało udokumentowane zwykłym paragonem fiskalnym bez NIP nabywcy. Czy pani Wanda może ująć paragon w kosztach?
Nie. Od 1 stycznia 2026 r. zwykły paragon bez NIP nabywcy nie stanowi podstawy wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w przypadku zakupu materiałów biurowych. Aby ująć ten koszt w PKPiR, pani Wanda powinna zadbać o uzyskanie faktury uproszczonej, czyli paragonu zawierającego jej NIP (do kwoty 450 zł brutto), lub zażądać wystawienia standardowej faktury VAT. Dopiero taki dokument uprawnia do ujęcia wydatku w kolumnie „Pozostałe wydatki" — w kwocie netto (przy możliwości odliczenia VAT przez czynnego podatnika VAT) lub brutto (gdy podatnik jest zwolniony z VAT).
Przykład 2.
Pan Jonasz nabył paliwo w Niemczech do swojego pojazdu, który posiada w środkach trwałych (użytek firmowo-prywatny). W przeliczeniu na polskie złote koszt paliwa wyniósł 357 zł brutto (w tym 19% VAT czyli 57 zł). Za nabycie paliwa pan Jonasz otrzymał paragon z datą i stemplem (oznaczeniem) jednostki wydającej paragon. Czy może ująć paragon bez NIP w kosztach?
Tak, nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR utrzymuje wyjątek dla zagranicznych zakupów paliwa i olejów - wydatki te nadal mogą być udokumentowane paragonami fiskalnymi lu dowodami kasowymi w formie papierowej, nawet bez NIP nabywcy. Warunkiem jest, aby dokument zawierał datę, oznaczenie jednostki wydającej, ilość, cenę jednostkową i wartość zakupu oraz jeśli na odwrocie paragonu pan Jonasz wpisze swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Wówczas nabyte paliwo na podstawie paragonu ujmuje w KPiR w kolumnie „Pozostałe wydatki” w kwocie 225 zł (300 zł x 75%). Ponadto pan Jonasz ma prawo do uzyskania zwrotu podatku VAT z tytułu nabycia paliwa na terenie UE na podstawie wniosku VAT–REF, który składany jest do właściwego państwa członkowskiego za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego.
Przykład 3.
Pan Miłosz (podatnik VAT zwolniony) dokonał przejazdu firmowym samochodem w leasingu operacyjnym polską autostradą, co zostało udokumentowane paragonem fiskalnym na kwotę 5 zł brutto. Czy paragon może być podstawą ujęcia kosztu w KPiR?
Tak, jeśli paragon zawiera numer, datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer NIP sprzedawcy, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem. Wówczas przy spełnieniu tego warunku pan Miłosz ujmuje koszt przejazdu autostradą na podstawie paragonu w kolumnie KPiR „Pozostałe wydatki” w kwocie 3,75 zł (5 zł x 75%).
Paragon bez NIP – czy można odliczyć VAT?
Warunki uprawniające do odliczenia podatku VAT określone są w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W związku z powyższym prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, gdy:
- odliczenia tego dokonuje podatnik VAT czynny;
- towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT (związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni);
- nie zachodzą okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT, np. wydatek nie jest związany z usługą noclegową lub gastronomiczną.
W przypadku gdy zakupy mają związek wyłącznie z czynnościami zwolnionymi z podatku VAT lub niepodlegającymi podatkowi VAT (z zastrzeżeniem art. 86 ust. 8 i 9 ustawy o VAT – m.in. eksport usług), to prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od takich zakupów nie przysługuje.
W sytuacji gdy paragon za autostradę zawiera wymienione w poprzednim akapicie dane, a zakup służy do działalności opodatkowanej, możliwe jest odliczenie podatku VAT. Taki paragon traktowany jest bowiem jak faktura. Przy czym w zależności od tego, czy pojazd jest używany:
- prywatnie i firmowo – przysługuje 50% odliczenia VAT;
- firmowo – przysługuje 100% odliczenia VAT.
Jak zaksięgować paragon bez NIP w systemie wFirma.pl?
W systemie wFirma.pl paragon bez NIP, który stanowi podstawę księgowania, księguje się schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ:
- FAKTURA VAT – jeśli przysługuje odliczenie VAT lub
- FAKTURA (BEZ VAT) – jeśli nie przysługuje odliczenie VAT.
Wybieramy właściwy rodzaj wydatku i uzupełniamy dane zgodnie z paragonem. Numer paragonu fiskalnego jest kolejnym elementem paragonu umieszczonym po łącznej wartości sprzedaży brutto, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.
Polecamy:
