Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon bez NIP – czy można zaksięgować?

Aby podatnik ujął koszt na podstawie paragonu, ten musi spełniać określone warunki i posiadać między innymi numer NIP podatnika (czyli nabywcy). Jednakże czy paragon zawsze musi zawierać NIP? Sprawdźmy, kiedy paragon bez NIP może być podstawą ujęcia wydatku w firmie!

Paragon bez NIP –  czy można potraktować jako dowód księgowy?

W przypadku dokumentu, jakim jest paragon, należy sięgnąć do § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z jego treścią na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

  • przy zakupie –  nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość;
  • w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Kontynuując analizę przepisu § 13 ust. 4 i 5, należy zwrócić uwagę, że w KPiR może być ujęty:

  • zakup w jednostkach handlu detalicznego (materiałów pomocniczych):
    • materiałów;
    • środków czystości i BHP;
    • materiałów biurowych;
  • zakup paliwa i olejów za granicą

–  gdy nabycie udokumentowane jest paragonem zaopatrzonym w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon –  określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. W tym przypadku paragon bez NIP może być podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Dodatkowo na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Ujęciu w KPiR podlega paragon w kwocie netto.

Księgowanie paragonu związanego z pojazdem podlega pod limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu określony przez Ministerstwo Finansów, tj. 20%, jeśli pojazd użytkowany jest mieszanie lub 75%, jeśli pojazd użytkowany jest firmowo.
Innym paragonem, jaki może być rozliczony (ujęty w ewidencjach podatkowych), gdy nie posiada numeru NIP nabywcy, jest paragon za autostradę. Przy czym wynika to z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Zgodnie z treścią przepisu paragon bez NIP za autostradę płatną można uznać za fakturę i tym samym potraktować go jako dowód księgowy, jeśli zawiera następujące dane:

  • numer i datę wystawienia;
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;
  • kwotę podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Księgowania paragonu bez NIP za autostradę – gdy zawiera powyższe dane – dokonujemy w kwocie netto. Przy czym wartość tę limitujemy do 75%, gdy wydatek dotyczy pojazdu użytkowanego prywatnie i firmowo i stanowi majątek firmowy (w przypadku własności prywatnej limit wynosi 20%). Gdy odliczane jest tylko 50% VAT, do wartości limitowanej należy doliczyć nieodliczony podatek VAT.

Zakupione paliwo za granicą nie stanowi transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia (WNT). Więcej w tym temacie w artykule: Paliwo kupione za granicą a obowiązek wykazania WNT.

Przykład 1.

Pani Wanda nabyła w jednostkach handlu detalicznego artykuły biurowe na kwotę 300 zł netto. Nabycie zostało udokumentowane paragonem z datą i stemplem (oznaczeniem) jednostki wydającej paragon. Określona jest również ilość nabytego towaru, cena jednostkowa oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Czy pani Wanda może ująć paragon w kosztach?

Tak, jeśli na odwrocie paragonu pani Wanda wpisze swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Wówczas nabyte artykuły biurowe na podstawie paragonu ujmuje w KPiR w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” w kwocie netto.

Przykład 2.
Pan Jonasz nabył paliwo w Niemczech do swojego pojazdu, który posiada w środkach trwałych (użytek firmowo-prywatny). W przeliczeniu na polskie złote koszt paliwa wyniósł 300 zł brutto (19% stawki podatku). Za nabycie paliwa pan Jonasz otrzymał paragon z datą i stemplem (oznaczeniem) jednostki wydającej paragon. Czy może ująć paragon bez NIP w kosztach?

Tak, jeśli na odwrocie paragonu pan Jonasz wpisze swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Wówczas nabyte paliwo na podstawie paragonu ujmuje w KPiR w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” w kwocie 225 zł (300 zł x 75%). Ponadto pan Jonasz ma prawo do uzyskania zwrotu podatku VAT z tytułu nabycia paliwa na terenie UE na podstawie wniosku VAT–REF, który składany jest do właściwego państwa członkowskiego za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego.

Przykład 3.

Pan Miłosz (podatnik VAT zwolniony) dokonał przejazdu firmowym samochodem w leasingu operacyjnym polską autostradą, co zostało udokumentowane paragonem fiskalnym na kwotę 5 zł brutto. Czy paragon może być podstawą ujęcia kosztu w KPiR?

Tak, jeśli paragon zawiera numer, datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer NIP sprzedawcy, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem. Wówczas przy spełnieniu tego warunku pan Miłosz ujmuje koszt przejazdu autostradą na podstawie paragonu w kolumnie 13. KPiR „Pozostałe wydatki” w kwocie 3,75 zł (5 zł x 75%).

Jeśli paragon zawiera numer NIP i posiada dane niezbędne do określenia go jako fakturę uproszczoną, może być podstawą księgowania, o czym więcej w artykule: NIP na paragonie – nie musisz brać faktury!

Paragon bez NIP –  czy można odliczyć VAT?

Warunki uprawniające do odliczenia podatku VAT określone są w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W związku z powyższym prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, gdy:

  • odliczenia tego dokonuje podatnik VAT czynny;
  • towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT (związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni);
  • nie zachodzą okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT, np. wydatek nie jest związany z usługą noclegową lub gastronomiczną.

W przypadku gdy zakupy mają związek wyłącznie z czynnościami zwolnionymi z podatku VAT lub niepodlegającymi podatkowi VAT (z zastrzeżeniem art. 86 ust. 8 i 9 ustawy o VAT – m.in. eksport usług), to prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od takich zakupów nie przysługuje.

Aby odliczyć podatek VAT, należy posiadać również dokument, na podstawie którego możliwe jest odliczenie podatku VAT – dokumentem takim jest faktura VAT.
W sytuacji gdy paragon za autostradę zawiera wymienione w poprzednim akapicie dane, a zakup służy do działalności opodatkowanej, możliwe jest odliczenie podatku VAT. Taki paragon traktowany jest bowiem jak faktura. Przy czym w zależności od tego, czy pojazd jest używany:

  • prywatnie-firmowo –  przysługuje 50% odliczenia VAT;
  • firmowo –  przysługuje 100% odliczenia VAT.

W przypadku gdy paragon nie jest uznawany za fakturę, nie jest możliwe odliczenie podatku VAT. Nie może on również stanowić kosztu podatkowego, stąd paragon księgowany jest w kwocie netto.

Jak zaksięgować paragon bez NIP w systemie wFirma.pl?

W systemie wFirma.pl paragon bez NIP, który stanowi podstawę księgowania, księguje się schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » 

  • FAKTURA VAT –  jeśli przysługuje odliczenie VAT lub
  • FAKTURA (BEZ VAT) –  jeśli nie przysługuje odliczenie VAT.

Paragon bez NIP

Wybieramy właściwy rodzaj wydatku i uzupełniamy dane zgodnie z paragonem. Numer paragonu fiskalnego jest kolejnym elementem paragonu umieszczonym po łącznej wartości sprzedaży brutto, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.