Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty uzyskania przychodów w CIT - najważniejsze informacje

Koszty uzyskania przychodów w CIT to temat budzący wiele emocji – wydatki te sprawiają bowiem, że podatek do zapłaty jest niższy. Przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, jak odróżnić wydatek służbowy od prywatnego, wielu z nich ma problemy z ich odpowiednią kwalifikacją. Czym są koszty uzyskania przychodów? W jaki sposób ustalić, czy dany wydatek można zakwalifikować do kosztów podatkowych? Odpowiedź w niniejszym artykule.

Przedmiot opodatkowania w CIT

Podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych jest dochód stanowiący różnicę pomiędzy osiągniętym przychodem a kosztem jego uzyskania. W razie gdy podatnikowi nie przysługuje prawo rozliczenia kosztów podatkowych, przedmiotem opodatkowania jest wówczas przychód.

W jaki sposób ustalić koszty uzyskania przychodów w CIT?

W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, podobnie jak w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie znajdziemy zamkniętego katalogu wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów. Trzeba mieć na uwadze, że to, czy dany wydatek możemy zakwalifikować jako koszt podatkowy, zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonego biznesu. Może się zdarzyć, że poniesiony wydatek bezsprzecznie stanowi koszt w jednej firmie, a w innej jest zupełnie bezzasadny, wszystko zależy bowiem od profilu działalności.

Art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu”.
Aby dany wydatek został zakwalifikowany do kosztów podatkowych, musi spełniać łącznie następujące warunki:

  • wydatek został poniesiony – bez znaczenia jest, co do zasady, czy zapłaty dokonano – liczy się poniesienie kosztu, czyli zawarcie transakcji, wystawienie faktury, ujęcie w księgach;
  • koszt poniesiony został przez danego przedsiębiorcę/firmę;
  • celem poniesionego wydatku było uzyskanie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów;
  • wydatek nie został wymieniony w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zawierającym wyłączenia z kosztów podatkowych.

Wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów w CIT

Przykładowe wydatki, których nie możemy zaliczyć do kosztów podatkowych, to np.:

  • wydatki poniesione na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów;
  • odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
    a) 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym
    b) 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych;
  • naliczone, lecz niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów);
  • koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań;
  • grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar;
  • wierzytelności odpisane jako przedawnione.

W jaki sposób ustalić dzień poniesienia kosztu?

Za dzień poniesienia kosztu należy uznać dzień, w którym zaksięgowano dany wydatek (z wyjątkiem kosztów rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów). Podstawą ujęcia kosztu w księgach rachunkowych jest otrzymana od kontrahenta faktura lub rachunek, albo inny dowód księgowy w razie braku faktury (rachunku).
Trzeba mieć na uwadze, że w razie gdy wydatki odnoszą się bezpośrednio do określonych przychodów, stanowią koszt ich uzyskania dopiero w roku podatkowym, w którym podatnik uzyskał odpowiadające im przychody.
Koszty uzyskania przychodów, z wyłączeniem kosztów bezpośrednio związanych z danymi przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Może się zdarzyć, że koszty będą odnosić się do okresu przekraczającego rok podatkowy – o ile nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego – wydatki te stanowią wówczas koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Koszty uzyskania przychodów w CIT – podsumowanie

Przedsiębiorcy przed zaliczeniem danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów powinni w pierwszej kolejności zastanowić się, czy w razie ewentualnej kontroli będą w stanie wykazać związek poniesionego kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ujęcie określonego kosztu jako kosztu uzyskania przychodów powinno być rozpatrywane z punktu widzenia całości czynności wykonywanych w ramach działalności prowadzących do uzyskania przychodów. Następnie należy dokonać szczegółowej analizy przepisów – art. 16 ustawy o CIT zawiera wydatki, które wyłączone zostały z możliwości zakwalifikowania ich jako koszty podatkowe. W przypadku gdy dany wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, i nie został wymieniony w zamkniętym katalogu kosztów negatywnych, przedsiębiorca powinien zadbać już tylko o prawidłowe udokumentowanie poniesionego kosztu.