Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczać delegację krajową przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca nie może wyjechać w “delegację” - to pojęcie dotyczy pracowników, którzy na polecenie pracodawcy wyjeżdżają w celach służbowych, a zasady takiego wyjazdu opierają się na art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. W związku z tym nie dotyczy przedsiębiorcy. Właściciel firmy może się natomiast udać w podróż służbową, a poniesione na ten cel wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT - tzn. jeśli podróż ma wpływ na powstanie przychodu. Jak w takim razie rozliczyć podróż służbową przedsiębiorcy?

Delegacja krajowa a wyżywienie

Przedsiębiorca nie może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu wydatków, które poniósł na wyżywienie w trakcie swojej podróży. Ma natomiast prawo do ujęcia diety w kosztach jednakże występują tu ograniczenia. Jest to związane z art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o PIT, zgodnie z którym do kosztów można zaliczyć diety na wyżywienia w takiej wysokości, w jakiej przysługują one pracownikom w delegacjach. Aktualnie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dobowa wysokość takiej diety wynosi 30 zł.

Należy wziąć pod uwagę również długość podróży, ponieważ: dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:

  • od 8 do 12 godzin - połowa diety;
  • powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości;

oraz dla podróży dłuższej niż doba:

  • za każdą pełną dobę - dieta w pełnej wysokości;
  • za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości;
  • za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety.

Delegacja krajowa a koszty noclegów

Wydatki poniesione na hotel, motel itp., w których przedsiębiorca nocuje w czasie podróży służbowej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w całej kwocie. Nie ma także przeszkód, aby wybrać nocleg w kwaterze prywatnej - należy tylko zadbać o uzyskanie rachunku od osoby świadczącej takie usługi. Nie ma natomiast możliwości zaliczania do kosztów ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom. Dlatego, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się nocować u kontrahenta bądź też rodziny, znajomych itp., nie zaliczy w koszty podróży żadnych wydatków na zakwaterowanie.

Uwaga!

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT. W związku z tym kosztem przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto, którą zapłaci za nocleg.

Dojazdy i przejazdy podczas delegacji krajowej

Nie istnieją żadne ograniczenia co do wyboru środka transportu, jakim chce się poruszać przedsiębiorca. Może on skorzystać z:

Samochodu - środka trwałego firmy
Jeśli przedsiębiorca porusza się w trakcie podróży służbowej samochodem zaliczonym do środków trwałych firmy, może do kosztów zaliczyć wszystkie wydatki, związane z jego użytkowaniem w tym czasie - czyli zakup paliwa, opłaty za parkingi i przejazdy autostradą, naprawy i inne zakupy artykułów czy części do pojazdu. Istotne jest, aby wydatki były rzetelnie udokumentowane - za pomocą faktur bądź rachunków. Wyjątkiem są opłaty za bilety parkingowe i przejazdy autostradą:

  • bilety za parkingi - należy wystawić dowód wewnętrzny z opisanym na nim wydatkiem i dołączyć go do posiadanego biletu czy kuponu,
  • paragony za przejazd autostradą - jeśli posiadają wszystkie elementy by uznać je za fakturę VAT to podlegają bezpośredniemu wpisowi do ewidencji księgowych. Jeżeli paragon nie spełnia wymogów do uznania go fakturę, to należy zaksięgować go w KPiR za pomocą dowodu wewnętrznego.

Prywatnego samochodu
Odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym może być również zaliczone do kosztów, jednakże występuje tu pewne ograniczenie, jakie narzuca ewidencja przebiegu pojazdów. Przed zaksięgowaniem wydatków należy pamiętać o wyliczeniu limitu - pomnożeniu liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez wskaźnik, zawarty w odrębnych przepisach. Dopiero wtedy można zaliczyć wydatki na samochód prywatny do kosztów - w granicach wyliczonego limitu. W tym wypadku także należy pamiętać, aby szczególną uwagę zwrócić na rzetelne udokumentowanie wydatków za pomocą faktur, rachunków czy dowodów księgowych uzupełnionych biletami i inny dowodami.

Publicznych środków transportu
Do tej kategorii można zaliczyć środki transportu, za pomocą których przedsiębiorca przemieszcza się z miejsca zamieszkania do miejsca docelowego, np. pociągi czy autobusy, ale też takie, którymi porusza się w trakcie trwania podróży służbowej, np. taksówki. Wydatki poniesione na wszystkie publiczne środki transportu można bez ograniczeń - oczywiście, poza tym że muszą być poniesione dla celów działalności gospodarczej - zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pamiętać należy także o odpowiednim ich zaksięgowaniu - za pomocą faktur bądź rachunków. Wyjątkiem są przejazdy kolejami na odległość dłuższą niż 50 km, gdyż podstawą do księgowania może być bilet o ile zawiera obowiązkowe elementy, o czym więcej w artykule Jak zaksięgować bilet za przejazd PKP.

Inne wydatki podczas delegacji krajowej

Jeśli przedsiębiorca wybiera się w podróż w celu uczestniczenia np. w targach związanych z jego działalnością, może także zaliczyć do kosztów delegacji wydatki poniesione na ten cel, jeśli są one odpowiednio udokumentowane.

Działalność transportowa a delegacje krajowe

Aby podróż właściciela firmy mogła zostać uznana za podróż służbową, musi ona być nierozerwalnie związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, a jej celem powinno być wykonywanie zadania w miejscu innym niż miejsce pracy.

Czy w takim razie za podróż służbową można uznać podróż właściciela firmy transportowej, będącego jednocześnie kierowcą samochodu? W starszych interpretacjach podatkowych organy skarbowe jednoznacznie wykluczały możliwość zaliczenia diet za podróże służbowe do kosztów dla przedsiębiorców, których działalność związana była właśnie z transportem. Przykładem może być interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Rzeszowie z 24 sierpnia 2005 r. (nr IS. I/1-4150/3/05) - “(...) Aby jednak przedsiębiorcy przysługiwały diety, konieczne jest, by odbywana przez niego podróż nosiła cechy „podróży służbowej”. Nie każdy bowiem wyjazd poza siedzibę firmy jest podróżą służbową, a tym samym diety dotyczące tego wyjazdu stanowią automatycznie koszty uzyskania przychodu. Brak bowiem możliwości zaliczenia do kosztów działalności wartości diet z tytułu podróży służbowej w tego rodzaju pozarolniczej działalności gospodarczej, przy wykonywaniu której, z uwagi na jej specyfikę lub zawarte umowy, wyjazd poza siedzibę firmy związany jest z istotą świadczonych usług. (...) realizacja usług, których specyfika i prawidłowe wykonanie w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej nierozerwalnie wiąże się z wyjazdami poza siedzibę firmy, nie może być utożsamiana z odbywaniem podróży służbowej w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”.

Jednakże, w interpretacjach Ministra Finansów z 22 czerwca 2010 r. (nr DD2/033/132/PMN/10/453) oraz z 24 sierpnia 2011 r. (nr DD9/033/21/BRT/KZU/10/PK-492), czytamy, że “okoliczność, iż istotą prowadzonej działalności gospodarczej jest wykonywanie usług transportowych, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, tak na obszarze kraju, jak i poza jego granicami.”.

W związku z tym, możliwość zaliczenia diety do wydatków przez przedsiębiorcę zajmującego się transportem aktualnie wydaje się być uzasadniona i dozwolona.