Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczać delegację krajową przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca nie może wyjechać w “delegację” - to pojęcie dotyczy pracowników, którzy na polecenie pracodawcy wyjeżdżają w celach służbowych, a zasady takiego wyjazdu opierają się na art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. W związku z tym nie dotyczy przedsiębiorcy. Właściciel firmy może się natomiast udać w podróż służbową, a poniesione na ten cel wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT - tzn. jeśli podróż ma wpływ na powstanie przychodu. Jak w takim razie rozliczyć podróż służbową przedsiębiorcy?

Delegacja krajowa a wyżywienie

Przedsiębiorca nie może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu wydatków, które poniósł na wyżywienie w trakcie swojej podróży. Ma natomiast prawo do ujęcia diety w kosztach jednakże występują tu ograniczenia. Jest to związane z art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o PIT, zgodnie z którym do kosztów można zaliczyć diety na wyżywienia w takiej wysokości, w jakiej przysługują one pracownikom w delegacjach. Aktualnie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dobowa wysokość takiej diety wynosi 30 zł.

Należy wziąć pod uwagę również długość podróży, ponieważ: dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:

  • od 8 do 12 godzin - połowa diety;
  • powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości;

oraz dla podróży dłuższej niż doba:

  • za każdą pełną dobę - dieta w pełnej wysokości;
  • za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości;
  • za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety.

Delegacja krajowa a koszty noclegów

Wydatki poniesione na hotel, motel itp., w których przedsiębiorca nocuje w czasie podróży służbowej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w całej kwocie. Nie ma także przeszkód, aby wybrać nocleg w kwaterze prywatnej - należy tylko zadbać o uzyskanie rachunku od osoby świadczącej takie usługi. Nie ma natomiast możliwości zaliczania do kosztów ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom. Dlatego, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się nocować u kontrahenta bądź też rodziny, znajomych itp., nie zaliczy w koszty podróży żadnych wydatków na zakwaterowanie.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT. W związku z tym kosztem przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto, którą zapłaci za nocleg.

Dojazdy i przejazdy podczas delegacji krajowej

Nie istnieją żadne ograniczenia co do wyboru środka transportu, jakim chce się poruszać przedsiębiorca. Może on skorzystać z:

Samochodu - środka trwałego firmy
Jeśli przedsiębiorca porusza się w trakcie podróży służbowej samochodem zaliczonym do środków trwałych firmy, może do kosztów zaliczyć wszystkie wydatki, związane z jego użytkowaniem w tym czasie - czyli zakup paliwa, opłaty za parkingi i przejazdy autostradą, naprawy i inne zakupy artykułów czy części do pojazdu. Istotne jest, aby wydatki były rzetelnie udokumentowane - za pomocą faktur bądź rachunków. Wyjątkiem są opłaty za bilety parkingowe i przejazdy autostradą:

  • bilety za parkingi - należy wystawić dowód wewnętrzny z opisanym na nim wydatkiem i dołączyć go do posiadanego biletu czy kuponu,
  • paragony za przejazd autostradą - jeśli posiadają wszystkie elementy by uznać je za fakturę VAT to podlegają bezpośredniemu wpisowi do ewidencji księgowych. Jeżeli paragon nie spełnia wymogów do uznania go fakturę, to należy zaksięgować go w KPiR za pomocą dowodu wewnętrznego.

Prywatnego samochodu
Odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym może być również zaliczone do kosztów, jednakże występuje tu pewne ograniczenie a mianowicie limit odliczenia kosztu jest z góry nałożony przez ustawę i wynosi 20% ujęcia kosztu na podstawie dokumentu określającego poniesiony koszt.

Publicznych środków transportu
Do tej kategorii można zaliczyć środki transportu, za pomocą których przedsiębiorca przemieszcza się z miejsca zamieszkania do miejsca docelowego, np. pociągi czy autobusy, ale też takie, którymi porusza się w trakcie trwania podróży służbowej, np. taksówki. Wydatki poniesione na wszystkie publiczne środki transportu można bez ograniczeń - oczywiście, poza tym że muszą być poniesione dla celów działalności gospodarczej - zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pamiętać należy także o odpowiednim ich zaksięgowaniu - za pomocą faktur bądź rachunków. Wyjątkiem są przejazdy kolejami na odległość dłuższą niż 50 km, gdyż podstawą do księgowania może być bilet o ile zawiera obowiązkowe elementy, o czym więcej w artykule Jak zaksięgować bilet za przejazd PKP.

Inne wydatki podczas delegacji krajowej

Jeśli przedsiębiorca wybiera się w podróż w celu uczestniczenia np. w targach związanych z jego działalnością, może także zaliczyć do kosztów delegacji wydatki poniesione na ten cel, jeśli są one odpowiednio udokumentowane.

Działalność transportowa a delegacje krajowe

Aby podróż właściciela firmy mogła zostać uznana za podróż służbową, musi ona być nierozerwalnie związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, a jej celem powinno być wykonywanie zadania w miejscu innym niż miejsce pracy.

Czy w takim razie za podróż służbową można uznać podróż właściciela firmy transportowej, będącego jednocześnie kierowcą samochodu? W starszych interpretacjach podatkowych organy skarbowe jednoznacznie wykluczały możliwość zaliczenia diet za podróże służbowe do kosztów dla przedsiębiorców, których działalność związana była właśnie z transportem. Przykładem może być interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Rzeszowie z 24 sierpnia 2005 r. (nr IS. I/1-4150/3/05) - “(...) Aby jednak przedsiębiorcy przysługiwały diety, konieczne jest, by odbywana przez niego podróż nosiła cechy „podróży służbowej”. Nie każdy bowiem wyjazd poza siedzibę firmy jest podróżą służbową, a tym samym diety dotyczące tego wyjazdu stanowią automatycznie koszty uzyskania przychodu. Brak bowiem możliwości zaliczenia do kosztów działalności wartości diet z tytułu podróży służbowej w tego rodzaju pozarolniczej działalności gospodarczej, przy wykonywaniu której, z uwagi na jej specyfikę lub zawarte umowy, wyjazd poza siedzibę firmy związany jest z istotą świadczonych usług. (...) realizacja usług, których specyfika i prawidłowe wykonanie w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej nierozerwalnie wiąże się z wyjazdami poza siedzibę firmy, nie może być utożsamiana z odbywaniem podróży służbowej w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”.

Jednakże, w interpretacjach Ministra Finansów z 22 czerwca 2010 r. (nr DD2/033/132/PMN/10/453) oraz z 24 sierpnia 2011 r. (nr DD9/033/21/BRT/KZU/10/PK-492), czytamy, że “okoliczność, iż istotą prowadzonej działalności gospodarczej jest wykonywanie usług transportowych, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, tak na obszarze kraju, jak i poza jego granicami.”.

W związku z tym, możliwość zaliczenia diety do wydatków przez przedsiębiorcę zajmującego się transportem aktualnie wydaje się być uzasadniona i dozwolona.