Poradnik Przedsiębiorcy

Podwyższone KUP pracownika - kiedy można je stosować?

Naliczając pracownikowi wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, należy uwzględnić KUP, czyli koszty uzyskania przychodu. Z reguły wynoszą one 111,25 zł, ale w pewnych sytuacjach można stosować podwyższone KUP (139,06 zł). O tym, kiedy jakie KUP uwzględniać przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dowiesz się z artykułu.

Koszty uzyskania przychodu

Przychód, który osiąga pracownik ze stosunku pracy, podlega opodatkowaniu. Aby obliczyć wysokość zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, należy uwzględnić, w formie zryczałtowanej, koszty uzyskania przychodu (ustawa o pdof z dnia 16 lipca 1991 r.).  Jest to niezbędne do prawidłowego obliczenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. KUP mają zrekompensować pracownikom koszty, jakie ponoszą w związku z dojazdem do pracy i eksploatacją samochodu prywatnego.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o pracę mogą wynosić:

  • 111,25 zł miesięcznie (podstawowe KUP) lub

  • 139,06 zł miesięcznie (podwyższone KUP).

To, czy pracodawca powinien zastosować podstawowe, czy podwyższone KUP, zależy od miejsca zamieszkania pracownika. Jeżeli pracownik zamieszkuje w tej samej miejscowości, w której jest zakład pracy (miejsce świadczenia pracy, które zostało zapisane w umowie o pracę), to należy stosować podstawowe KUP (111,25 zł). Z kolei podwyższone KUP (139,06 zł) stosuje się wówczas, kiedy pracownik zamieszkuje w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy oraz nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Wysokość kosztów uzyskania przychodu zależy od miejsca zamieszkania pracownika i nie ma znaczenia, czy pracownik jest w danym miejscu zameldowany, czy tylko czasowo tam zamieszkuje.

Co ważne, aby zastosować podwyższone KUP, pracownik musi złożyć oświadczenie o zamieszkiwaniu w innej miejscowości niż ta, w której mieści się zakład pracy. Nie musi być stosowany do tego specjalny druk. Można skorzystać z gotowego wzoru.

Istotne jest również to, że pracodawca nie jest zobowiązany do informowania pracowników o tym uprawnieniu. To w interesie pracownika jest, aby złożyć takie oświadczenie. Dokument ten przechowywany jest w aktach osobowych w części B.

Złożone przez pracownika oświadczenie zachowuje ważność do odwołania, a więc jeżeli zmieni się miejsce zamieszkania pracownika, ma on obowiązek powiadomić o tym fakcie pracodawcę.

Co istotne, podwyższone KUP można stosować, jeżeli pracownik nie otrzymuje zwrotów kosztów dojazdu do pracy, chyba że podlegają one opodatkowaniu (art. 22 ust. 13 ustawy o pdof).

Przykład 1.

Pani Magdalena zamieszkuje we Wrocławiu. W tej samej miejscowości znajduje się firma, w której pracuje. Jej miesięczne wynagrodzenie wynosi 4210 zł brutto. Ile wynagrodzenia pani Małgorzata otrzymuje “na rękę”?

  • obliczenie składek na ubezpieczenie społeczne - 4210 zł x 9,76% = 410,90 zł

       4210 zł x 1,5% = 63,15 zł

       4210 zł x 2,45% = 103,15 zł

410,90 zł + 63,15 zł + 103,15 zł = 577,20 zł

  • obliczenie podstawy składki zdrowotnej - 4210 zł - 577,20 zł = 3632,80 zł

  • obliczenie składki zdrowotnej - 3632,80 zł x 9% = 326,95 zł

 3632,80 zł x 7,75% = 281,54 zł

  • obliczenie podstawy podatkowej - 3632,80 zł - 111,25 zł (KUP) = 3521,55 zł

  • obliczenie zaliczki na podatek dochodowy - 3521,55 zł x 18% - 46,33 zł (kwota wolna od podatku) = 587,55 zł

        587,55 zł - 281,54 zł (składka zdrowotna do odliczenia od podatku) = 306,01 zł ~ 306 zł

  • obliczenie wynagrodzenia netto - 4210 zł - 577,20 zł - 326,95 zł - 306 zł = 2999,85 zł.

Przykład 2.

Pani Magdalena w marcu 2018 roku przeprowadziła się do Kobierzyc pod Wrocławiem, w związku z czym złożyła pracodawcy oświadczenie do stosowania podwyższonych KUP. Ile od marca będzie zarabiała pani Magdalena netto?

  • obliczenie składek na ubezpieczenie społeczne - 4210 zł x 9,76% = 410,90 zł

       4210 zł x 1,5% = 63,15 zł

       4210 zł x 2,45% = 103,15 zł

410,90 zł + 63,15 zł + 103,15 zł = 577,20 zł

  • obliczenie podstawy składki zdrowotnej - 4210 zł - 577,20 zł = 3632,80 zł

  • obliczenie składki zdrowotnej - 3632,80 zł x 9% = 326,95 zł

 3632,80 zł x 7,75% = 281,54 zł

  • obliczenie podstawy podatkowej - 3632,80 zł - 139,06 zł (KUP) = 3493,74 zł

  • obliczenie zaliczki na podatek dochodowy - 3493,74 zł x 18% - 46,33 zł (kwota wolna od podatku) = 582,54 zł

        582,54 zł - 281,54 zł (składka zdrowotna do odliczenia od podatku) = 301 zł

  • obliczenie wynagrodzenia netto - 4210 zł - 577,20 zł - 326,95 zł - 301 zł = 3004,85 zł.

Maksymalne koszty uzyskania przychodu

Istnieje ograniczenie roczne w stosowaniu kosztów uzyskania przychodu. Za rok podatkowy KUP nie mogą przekroczyć kwoty:

  • 1335 zł przy podstawowych KUP - jeżeli pracownik uzyskuje przychody z jednego stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy, stosunku służbowego lub pracy nakładczej;

  • 1668,72 zł przy podwyższonych KUP z tytułu jednej umowy;

  • 2002,05 zł przy podstawowych KUP - jeżeli pracownik jednocześnie uzyskuje przychody z więcej niż jednego stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy, stosunku służbowego lub pracy nakładczej;

  • 2502,56 zł przy podwyższonych KUP z tytułu wielu umów.

Kiedy należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu powinny zostać uwzględnione, jeżeli:

  • pracownik otrzymał jakikolwiek przychód ze stosunku pracy (może to być zarówno wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie chorobowe, delegacje czy ekwiwalent za urlop),

  • pracownik otrzymał przychód po ustaniu stosunku pracy.

Obliczając zaliczkę na podatek dochodowy pracownika po ustaniu stosunku pracy, należy stosować jedynie KUP, bez kwoty wolnej od podatku, bowiem pracodawca nie ma wiedzy, czy pracownik nie osiąga dochodów od innego pracodawcy.

Kiedy nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu?

Niekiedy pracodawca nie powinien stosować kosztów uzyskania przychodu. Nie są one uwzględniane jeśli:

  • pracownik cały miesiąc przebywał na urlopie bezpłatnym (wówczas w ogóle pracownikowi nie należy się wynagrodzenie, a więc nie ma przychodu, od którego pobierana jest zaliczka na podatek dochodowy),

  • pracownik cały miesiąc przebywał na zasiłku macierzyńskim,

  • pracownik za cały miesiąc otrzymał zasiłek chorobowy z ZUS-u (jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków),

  • pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dodatkową pracę (KUP mogą być uwzględniane tylko raz w miesiącu).