Poradnik Przedsiębiorcy

Podwyższone KUP pracownika - kiedy można je stosować?

Naliczając pracownikowi wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, należy uwzględnić KUP, czyli koszty uzyskania przychodu. Z dniem 1 października 2019 roku weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która określa podstawowe koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł, ale w pewnych sytuacjach można stosować podwyższone KUP (300 zł). O tym, kiedy jakie KUP uwzględniać przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dowiesz się z artykułu.

Podstawowe a podwyższone KUP

Przychód, który osiąga pracownik ze stosunku pracy, podlega opodatkowaniu. Aby obliczyć wysokość zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, należy uwzględnić, w formie zryczałtowanej, koszty uzyskania przychodu. Jest to niezbędne do prawidłowego obliczenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. KUP mają zrekompensować pracownikom koszty, jakie ponoszą w związku z dojazdem do pracy i eksploatacją samochodu prywatnego.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o pracę mogą wynosić:

  • 250 zł miesięcznie (podstawowe KUP) lub

  • 300 zł miesięcznie (podwyższone KUP).

To, czy pracodawca powinien zastosować podstawowe, czy podwyższone KUP, zależy od miejsca zamieszkania pracownika. Jeżeli pracownik zamieszkuje w tej samej miejscowości, w której jest zakład pracy (miejsce świadczenia pracy, które zostało zapisane w umowie o pracę), to należy stosować podstawowe KUP (250 zł). Z kolei podwyższone KUP (300 zł) stosuje się wówczas, kiedy pracownik zamieszkuje w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy oraz nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Wysokość kosztów uzyskania przychodu zależy od miejsca zamieszkania pracownika i nie ma znaczenia, czy pracownik jest w danym miejscu zameldowany, czy tylko czasowo tam zamieszkuje.

Co ważne, aby zastosować podwyższone KUP, pracownik musi złożyć oświadczenie o zamieszkiwaniu w innej miejscowości niż ta, w której mieści się zakład pracy. Nie musi być stosowany do tego specjalny druk. Można skorzystać z gotowego wzoru.

Istotne jest również to, że pracodawca nie jest zobowiązany do informowania pracowników o tym uprawnieniu. To w interesie pracownika jest, aby złożyć takie oświadczenie. Dokument ten zazwyczaj przechowywany jest w aktach osobowych w części B.

Złożone przez pracownika oświadczenie zachowuje ważność do odwołania, a więc jeżeli zmieni się miejsce zamieszkania pracownika, ma on obowiązek powiadomić o tym fakcie pracodawcę.

Co istotne, podwyższone KUP można stosować, jeżeli pracownik nie otrzymuje zwrotów kosztów dojazdu do pracy, chyba że podlegają one opodatkowaniu (art. 22 ust. 13 ustawy o pdof). 

Przykład 1.

Pani Magdalena zamieszkuje we Wrocławiu. W tej samej miejscowości znajduje się firma, w której pracuje. Jej miesięczne wynagrodzenie wynosi 4210 zł brutto. Ile wynagrodzenia pani Małgorzata otrzymuje “na rękę”?

  • obliczenie składek na ubezpieczenie społeczne:

4210 zł x 9,76% = 410,90 zł

4210 zł x 1,5% = 63,15 zł

4210 zł x 2,45% = 103,15 zł

410,90 zł + 63,15 zł + 103,15 zł = 577,20 zł

  • obliczenie podstawy składki zdrowotnej: 4210 zł - 577,20 zł = 3632,80 zł

  • obliczenie składki zdrowotnej: 3632,80 zł x 9% = 326,95 zł

  3632,80 zł x 7,75% = 281,54 zł

  • obliczenie podstawy podatkowej: 3632,80 zł - 250 zł (KUP) = 3382,8 zł ~ 3383,00 zł

  • obliczenie zaliczki na podatek dochodowy: 3383,00 zł x 17% - 43,76 zł (kwota wolna od podatku) = 531,35 zł

        531,35 zł - 281,54 zł (składka zdrowotna do odliczenia od podatku) = 249,81 zł ~ 250,00 zł

  • obliczenie wynagrodzenia netto: 4210 zł - 577,20 zł - 326,95 zł - 250 zł = 3055,85 zł.

Przykład 2.

Pani Magdalena w listopadzie 2019 roku przeprowadziła się do Kobierzyc pod Wrocławiem, w związku z czym złożyła pracodawcy oświadczenie do stosowania podwyższonych KUP. Ile od listopada będzie zarabiała pani Magdalena netto?

  • obliczenie składek na ubezpieczenie społeczne:    

4210 zł x 9,76% = 410,90 zł

4210 zł x 1,5% = 63,15 zł

4210 zł x 2,45% = 103,15 zł

410,90 zł + 63,15 zł + 103,15 zł = 577,20 zł

  • obliczenie podstawy składki zdrowotnej: 4210 zł - 577,20 zł = 3632,80 zł

  • obliczenie składki zdrowotnej: 3632,80 zł x 9% = 326,95 zł

  3632,80 zł x 7,75% = 281,54 zł

  • obliczenie podstawy podatkowej: 3632,80 zł - 300 zł (KUP) = 3332,8 zł ~ 3333,00 zł

  • obliczenie zaliczki na podatek dochodowy: 3333,00 zł x 17% - 43,76 zł (kwota wolna od podatku) = 522,85 zł

        522,85 zł - 281,54 zł (składka zdrowotna do odliczenia od podatku): 241,31 zł ~ 241,00 zł

  • obliczenie wynagrodzenia netto: 4210 zł - 577,20 zł - 326,95 zł - 241 zł = 3064,85 zł.

Maksymalne koszty uzyskania przychodu

Istnieje ograniczenie roczne w stosowaniu kosztów uzyskania przychodu. Za rok podatkowy 2020 KUP nie mogą przekroczyć kwoty:

  • 3000 zł przy podstawowych KUP - jeżeli pracownik uzyskuje przychody z jednego stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy, stosunku służbowego lub pracy nakładczej;

  • 3600 zł przy podwyższonych KUP z tytułu jednej umowy;

  • 4500 zł przy podstawowych KUP - jeżeli pracownik jednocześnie uzyskuje przychody z więcej niż jednego stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy, stosunku służbowego lub pracy nakładczej;

  • 5400 zł przy podwyższonych KUP z tytułu wielu umów.

Kiedy należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu powinny zostać uwzględnione, jeżeli:

  • pracownik otrzymał jakikolwiek przychód ze stosunku pracy (może to być zarówno wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie chorobowe, delegacje czy ekwiwalent za urlop),

  • pracownik otrzymał przychód po ustaniu stosunku pracy.

Obliczając zaliczkę na podatek dochodowy pracownika po ustaniu stosunku pracy, należy stosować jedynie KUP, bez kwoty wolnej od podatku, bowiem pracodawca nie ma wiedzy, czy pracownik nie osiąga dochodów od innego pracodawcy.

Kiedy nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu?

Niekiedy pracodawca nie powinien stosować kosztów uzyskania przychodu. Nie są one uwzględniane jeśli:

  • pracownik cały miesiąc przebywał na urlopie bezpłatnym (wówczas w ogóle pracownikowi nie należy się wynagrodzenie, a więc nie ma przychodu, od którego pobierana jest zaliczka na podatek dochodowy),

  • pracownik cały miesiąc przebywał na zasiłku macierzyńskim,

  • pracownik za cały miesiąc otrzymał zasiłek chorobowy z ZUS-u (jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków),

  • pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dodatkową pracę (KUP mogą być uwzględniane tylko raz w miesiącu).