Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy poza osiąganiem przychodów, ponoszą również różnego rodzaju koszty związane z jej funkcjonowaniem. Warto jednak podkreślić, iż nie każdy wydatek może stanowić koszt w ujęciu podatkowym.
Jakie wydatki mogą stanowić koszt podatkowy?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Jednak definicja nie jest zbyt jasna i jednoznaczna bowiem nie każdy podatnik wie co należy rozumieć przez związek kosztów z przychodami oraz zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
… związek kosztów z przychodami
Po pierwsze wydatek, aby mógł stanowić koszt uzyskania przychodów poza tym, że nie może zostać zawarty w katalogu kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23), musi również posiadać związek przyczynowo- skutkowy pomiędzy osiągniętym przychodem. Koszt uzyskania przychodów musi cechować się celowością.
Na przedsiębiorcy ciąży także obowiązek należytego udokumentowania poniesionego wydatku, które przyczyni się do obiektywnego ustalenie przesłanek pozwalających na zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Nieposiadanie odpowiednich dokumentów przez podatnika, stanowi dla organu podatkowego podstawę do zakwestionowania zakwalifikowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodów. Dodatkowo przedsiębiorca, w takiej sytuacji musi liczyć się z wszelkiego rodzaju konsekwencjami, jak np. odsetki czy kary przewidziane w Kodeksie cywilnym.
Koszty uzyskania przychodów powinny być powiązane z odpowiednim źródłem przychodu. Niemożliwym bowiem jest rozliczenie kosztów działalności w ramach innego źródła przychodu, np. etatu.
Warto również wspomnieć, że kosztów podatkowych nie mogą stanowić także wydatki właściwie udokumentowane, ale faktycznie nieponiesione. Faktura, bądź inny dowód księgowy, nie dokumentuje wówczas zaistniałego zdarzenia gospodarczego.
… zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów
Niestety w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorcy nie odnajdą definicji zachowania oraz zabezpieczenia źródła przychodów. W związku z tym w celu zastosowania prawidłowej wykładni prawa warto odnieść się do definicji tych dwóch słów zawartej w słowniku języka polskiego:
- zachować - dochować coś w niezmienionym stanie;
- zabezpieczyć - zapewnić ochronę przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym;
Na podstawie powyższych definicji można stwierdzić, że wydatki poniesione w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów to takie, które zostały poniesione w celu zagwarantowania ciągłości funkcjonowania działalności gospodarczej, tak aby przynosiła przychody w przyszłości.
Rozróżnienie kosztów na pośrednie i bezpośrednie
Jak już wiadomo wydatek, aby mógł stanowić koszt podatkowy musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. W związku z tym należy wyróżnić dwie kategorie kosztów: pośrednio i bezpośrednio związanych z osiągniętymi przychodami.
Koszty bezpośrednie
Pod tym pojęciem kryją się wydatki, które miały bezpośredni wpływ na osiągnięty przez podatnika przychód. Co do zasady, można do nich zakwalifikować wydatki na zakup towarów handlowych itp.
Koszty pośrednie
Jak sama nazwa wskazuje są to wydatki pośrednio związane z przychodem wypracowanym przez firmę. Koszty takie nie są wprost powiązane z osiągniętymi przychodami, można zaliczyć do nich:
- abonament telefonu firmowego,
- raty leasingowe samochodu/ maszyn,
- wywóz odpadów,
- opłatę za energię itp.
