Podpisanie umowy o pracę profilem zaufanym – czy to zgodne z prawem?

Umowa o pracę to podstawowy dokument regulujący stosunek pracy, który każda firma musi odpowiednio sformalizować. W dynamicznie zmieniającej się cyfrowej rzeczywistości coraz częściej pojawia się pytanie o możliwość zatwierdzenia tego dokumentu w inny sposób niż poprzez złożenie tradycyjnego, własnoręcznego podpisu. W tym wpisie dokładnie przyjrzymy się obowiązującym przepisom i sprawdzimy, czy podpisanie umowy o pracę profilem zaufanym jest legalne oraz dopuszczalne w świetle polskiego prawa.

Co musi zawierać umowa o pracę?

Umowa o pracę ma określone elementy, które musi zawierać. Zgodnie z art. 29 §1 Kodeksu pracy są nimi:

• określenie stron umowy;
• określenie adresu siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną niemającego siedziby adresu jego zamieszkania;
• określenie rodzaju umowy;
• data zawarcia umowy;
• warunki pracy i płacy.

Jeśli chodzi o warunki pracy i płacy określane w umowie o pracę, obejmują one w szczególności:

1. rodzaj pracy;
2. miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
3. wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
4. wymiar czasu pracy;
5. dzień rozpoczęcia pracy;
6. w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
• czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
• okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku zawierania umowy na okres próbny, a także postanowienie o wydłużeniu umowy o pracę na okres próbny nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy;
7. w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Forma umowy o pracę a podpisanie umowy o pracę profilem zaufanym

Umowę o pracę zawiera się na piśmie, a gdy nie została ona zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Zmiana warunków umowy o pracę również wymaga formy pisemnej.

Pisemna forma czynności prawnej wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, przy czym do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Elektroniczna forma czynności prawnej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Podpis elektroniczny

W Polsce powszechnie funkcjonują następujące rodzaje podpisów elektronicznych:

1. kwalifikowany podpis elektroniczny,
2. podpis zaufany w profilu zaufanym (ePUAP),
3. podpis osobisty (e-dowód).

Podpis zaufany w profilu zaufanym

Posiadanie podpisu zaufanego w profilu zaufanym jest bezpłatne. Profil zaufany można bezpłatnie założyć za pośrednictwem:

• bankowości elektronicznej, 
• e-dowodu, 
• podczas rozmowy wideo z urzędnikiem, 
• osobiście w określonych placówkach.

Definicję podpisu zaufanego zawiera art. 3 pkt 14a Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Podpis zaufany to w rozumieniu powoływanej ustawy podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający: 

• dane identyfikujące osobę ustalone na podstawie środka identyfikacji elektronicznej obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL;
• identyfikator środka identyfikacji elektronicznej, przy którego użyciu został złożony;
• czas jego złożenia.

Podpis zaufany ePUAP w profilu zaufanym pozwala na podpisywanie pism kierowanych do podmiotów publicznych w postaci elektronicznej. Zastępuje własnoręczny podpis tylko w kontaktach elektronicznych z podmiotami publicznymi, np. ZUS-em. 

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu 

Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis mający taką moc prawną jak podpis własnoręczny, który jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym umożliwiającym weryfikację podpisu osoby go składającej. Z tego rozwiązania korzystają jedynie wybrane podmioty, ponieważ jest to usługa płatna. 

Przy pomocy podpisu kwalifikowanego można m.in.:

• załatwiać sprawy urzędowe,
• zawierać umowy,
• brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu z zastrzeżeniem, że złożenie bezpiecznego podpisu elektronicznego w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia. Dane, które zostały opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. 

Przykład 1. 

Czy pani Krystyna może podpisać umowę o pracę podpisem zaufanym udostępnionym w posiadanym przez nią profilu zaufanym? O ile taka czynność pod względem technicznym jest możliwa do przeprowadzenia, to jednak przeszkodą w tym wypadku będą wymogi prawne. Podpis zaufany w profilu zaufanym nie będzie kwalifikowany jako prawnie dopuszczalny sposób podpisania umowy o pracę. 

Podpis osobisty

Ustawa o dowodach osobistych przewiduje możliwość umieszczenia w nowo wydawanych dowodach osobistych podpisu osobistego. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny. Jego certyfikat zawiera imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. Podpis osobisty znajdzie się w dowodzie osobistym, jeżeli przy składaniu wniosku o wydanie dowodu wnioskodawca wyrazi na to zgodę. Regulacje zawarte w ustawie o dowodach osobistych stanowią, że opatrzenie danych podpisem osobistym wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, jak też, że ten sam skutek wywołuje opatrzenie danych podpisem osobistym w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. 

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu w aplikacji mObywatel

Dodatkowo od niedawna dzięki nowemu rozwiązaniu w mObywatelu użytkownik może skorzystać z podpisu kwalifikowanego bezpłatnie za pomocą aplikacji w sprawach prywatnych. Użytkownik ma możliwość podpisania podpisem kwalifikowanym 5 dokumentów cyfrowych miesięcznie bez opłat. 

Postulowane zmiany w formie zawierania umowy o pracę

Postulowane są zmiany w zakresie dopuszczenia zawierania umowy o pracę także z wykorzystaniem podpisu zaufanego. Na uzasadnienie tych postulatów wskazuje się to, że profil zaufany jest narzędziem coraz powszechniejszym i wykorzystywanym przy wielu czynnościach życia codziennego w kontaktach z administracją publiczną, a posiadanie podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu bardzo rzadko dotyczy pracowników, raczej to pracodawcy dysponują tym narzędziem. Dodatkowo nie wszyscy posiadacze mObywatela mają nowe dokumenty pozwalające korzystać z tego rodzaju podpisu w aplikacji. 

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu – nowe rozwiązania

Warto jednak wspomnieć, że postępująca cyfryzacja przyniosła też zmiany w zakresie podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Wcześniej wymagana była potrzeba fizycznych czytników i kart do użytkowania takiego podpisu. 

Obecnie oferowane są rozwiązania, dzięki którym można podpisywać dokumenty przy pomocy podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu bez potrzeby stosowania fizycznych czytników i kart. Co więcej, spotyka się nawet możliwość wykupienia jednorazowej usługi takiego podpisu, co z pewnością wiąże się z niższym kosztem, a pozwala podpisać odpowiednie dokumenty w dowolnym miejscu. Rozwiązanie to może znaleźć zastosowanie w przypadku potrzeby podpisania umowy o pracę. 

Podpisanie umowy o pracę profilem zaufanym - podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że podpisanie umowy o pracę podpisem zaufanym poprzez profil zaufany, choć technicznie możliwe do przeprowadzenia, nie rodzi skutków prawnych w postaci zawarcia umowy o pracę na piśmie. Gdyby jednak zdarzyło się tak, że pracownik podpisał umowę o pracę podpisem z profilu zaufanego, to pracodawca przed dopuszczeniem go do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków lub powinien podpisać umowę o pracę we właściwej formie pisemnej.