Posiadanie dwóch umów o pracę z jednym pracodawcą to w praktyce kadrowej sytuacja budząca wiele wątpliwości i, jak się okazuje, obarczona bardzo wysokim ryzykiem. Choć intuicyjnie może się wydawać, że różne źródła finansowania lub odrębne zadania uzasadniają taki podział, prawo pracy stoi na stanowisku, że jeden rodzaj pracy to jeden stosunek pracy. Taka praktyka stanowi często próbę obejścia przepisów o czasie pracy. Wyjaśniamy, kiedy jest to błędem, jakie niesie realne konsekwencje i jak prawidłowo skonsolidować umowy, by odzyskać bezpieczeństwo prawne. Dowiedz się kiedy dwie umowy o pracę z jednym pracodawcą to błąd i ryzyko.
Dwie umowy o pracę z jednym pracodawcą – co stanowi prawo?
Podstawową regulacją definiującą ramy zatrudnienia jest art. 22 § 1 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Stanowi on, że: przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Kluczowe jest tu sformułowanie „praca określonego rodzaju”. Polskie prawo pracy opiera się na domniemaniu istnienia jednego stosunku pracy między tymi samymi stronami. Oznacza to, że jeśli ten sam pracodawca zatrudnia tę samą osobę, to domyślnie łączy ich jedna, całościowa relacja prawna, nawet jeśli sztucznie podzielono ją na kilka dokumentów. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że charakter zadań był na tyle odmienny, by uzasadnić dwie odrębne umowy.
Fundamentalna zasada Sądu Najwyższego
Orzecznictwo od lat konsekwentnie stoi na straży tej zasady. Fundamentalne znaczenie ma tu wyrok Sądu Najwyższego z 13 marca 1997 roku (sygn. I PKN 43/97), który jednoznacznie stwierdził, że: z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy.
Co to oznacza w praktyce? Pracodawca nie może „dzielić” jednego etatu na dwie umowy (np. dwie umowy na ½ etatu), żeby np. inaczej rozliczać czas pracy, uniknąć wypłaty za nadgodziny lub elastycznie zarządzać grafikiem. Jeśli pracownik wykonuje zadania o tym samym charakterze – nawet jeśli nazwy stanowisk są różne, a finansowanie pochodzi z innych źródeł (np. jedno z dotacji, drugie z budżetu firmy) – sąd lub Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) niemal na pewno uznają, że strony łączy jeden, skonsolidowany stosunek pracy.
Kiedy dwie umowy o pracę są wyjątkowo dopuszczalne?
Od zasady jednego stosunku pracy istnieje jeden, ściśle interpretowany wyjątek. Zatrudnienie tego samego pracownika na podstawie dwóch odrębnych umów o pracę jest dopuszczalne, o ile spełnione są łącznie następujące warunki:
tożsamość stron – ten sam pracodawca i ten sam pracownik,
całkowicie różny rodzaj pracy – obowiązki wykonywane w ramach obu umów muszą być na tyle odmienne rodzajowo, że nie można ich uznać za ten sam „rodzaj pracy”.
Co oznacza „całkowicie różny rodzaj pracy”? Praca musi być innego rodzaju pod względem jakościowym. Nie wystarczy inny zakres obowiązków, inne miejsce wykonywania pracy czy inna nazwa stanowiska. Prace te muszą wymagać innych kwalifikacji, mieć inny charakter i nie pokrywać się w codziennej praktyce, czyli być na tyle odrębne, że teoretycznie mogłyby je wykonywać dwie różne osoby o zupełnie innym profilu zawodowym.
Przykład 1.
Firma zatrudnia pana Jana na ½ etatu jako kierowcę. Jego obowiązki polegają na dostarczaniu towaru do klientów. Ma on również wysokie kwalifikacje jako grafik komputerowy i ukończone studia w tym kierunku. Firma postanawia zlecić mu dodatkowo tworzenie materiałów marketingowych na podstawie odrębnej umowy o pracę na ¼ etatu.
Jest to sytuacja dopuszczalna. Obowiązki kierowcy (kwalifikacje: prawo jazdy, praca fizyczno-logistyczna) i grafika (kwalifikacje: kreatywne, obsługa programów, praca biurowa) są rodzajowo zupełnie inne.
Przykład 2.
Pracownik jest zatrudniony na ½ etatu jako „specjalista ds. administracji” (zadania ogólne) i na ½ etatu jako „koordynator projektu” (zadania administracyjne w ramach grantu). W praktyce obie funkcje polegają na pracy biurowej, obsłudze komputera, przygotowywaniu pism i raportów.
To bardzo ryzykowna sytuacja. Widać tutaj klasyczny przykład próby obejścia przepisów. Obie umowy dotyczą pracy tego samego rodzaju (administracyjno-biurowej) i powinny stanowić jeden, pełny etat.
Przykład 3.
Pracownik jest zatrudniony jako „specjalista ds. marketingu” (½ etatu) i „specjalista ds. mediów społecznościowych” (½ etatu).
To sytuacja praktycznie niedopuszczalna. Choć nazwy są różne, obie prace należą do tej samej dziedziny (marketingu), wymagają podobnych kompetencji i w praktyce będą się przenikać. Sąd z dużym prawdopodobieństwem uzna to za jeden stosunek pracy.
Ryzyko prawne związane z posiadaniem dwóch błędnych umów
Utrzymywanie fikcyjnego podziału na dwie umowy w przypadku pracy jednego rodzaju generuje poważne, realne ryzyka dla pracodawcy. W razie kontroli PIP albo sporu sądowego z pracownikiem urząd lub sąd sumują oba stosunki pracy i potraktują je jako jeden – ze wszystkimi tego konsekwencjami, działającymi wstecz.
Najpoważniejsze konsekwencje to:
Roszczenia o nadgodziny – to najbardziej dotkliwe pod względem finansowym ryzyko. Jeśli pracownik na dwóch połówkach etatu (traktowanych przez pracodawcę jako dwie umowy po 4 godziny) pracuje łącznie 9 godzin dziennie, pracodawca uznaje, że wszystko jest w porządku (4 godziny na jednej umowie, 5 godzin na drugiej, gdzie 5. godzina jest „nadgodziną” na pół etatu). Jest to błędne założenie, ponieważ jeśli jest to jeden stosunek pracy (pełny etat, 8 godzin), dziewiąta godzina jest płatną godziną nadliczbową dobową.
Przykład finansowy: osoba pracująca 10 godzin dziennie (5 godzin + 5 godzin) przez rok generuje każdego dnia roszczenie dotyczące 2 nadliczbowych godzin. Przy 250 dniach pracy daje to 500 nadgodzin (plus dodatki), o które pracownik może walczyć 3 lata wstecz. Kwoty te mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych.
Naruszenie norm czasu pracy – nawet w przypadku braku nadgodzin praca świadczona w ramach drugiej umowy może zostać uznana za naruszenie norm odpoczynku. Jeśli pracownik kończy pracę z umowy A o 18:00 i zaczyna pracę z umowy B o 20:00, pracodawca myśli, że to dwie różne prace. Sąd uzna to za jedną pracę, w której pracownik nie miał zapewnionego obowiązkowego 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Kary finansowe i nakazy – PIP może nałożyć na pracodawcę grzywnę (od 1000 zł do 30 000 zł) za naruszenie przepisów o czasie pracy i wynagrodzeniach. Ponadto inspektor ma prawo wniesienia powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy w prawidłowym wymiarze, a także wydania nakazu wypłaty zaległych świadczeń i korygowania dokumentacji.
Problemy z ZUS i zaległości w składkach – choć składki są odprowadzane od obu umów, w przypadku ich zakwestionowania i sądowego naliczenia nadgodzin, okaże się, że podstawa wymiaru składek ZUS za poprzednie miesiące (a nawet lata) była zaniżona. Pracodawca będzie musiał zapłacić zaległe składki od zasądzonych kwot wraz z odsetkami.
Jak bezpiecznie zastąpić dwie umowy jedną? Procedura konsolidacji
Jeśli pracodawca po analizie stwierdzi, że utrzymywanie dwóch umów jest ryzykowne (a w 90% przypadków jest), powinien jak najszybciej je skonsolidować.
Jednocześnie należy się trzymać kluczowej zasady: konsolidacja musi odbyć się za porozumieniem stron. Nie można tego zrobić jednostronnie (np. wręczając pracownikowi pismo, że od jutra jego umowy są połączone). Teoretycznie można zastosować wypowiedzenie zmieniające, ale jest to droga skomplikowana, ponieważ mogą pojawić się wątpliwości, którą umowę wypowiedzieć, a także co zrobić w sytuacji, w której pracownik odmówi. W związku z tym porozumienie stanowi jedyną rekomendowaną i bezpieczną drogę.
Istnieją dwie główne metody na formalną zmianę dwóch umów o pracę w jedną.
Metoda 1: Aneks do jednej umowy i rozwiązanie drugiej
To najbardziej przejrzysta, bezpieczna i najprostsza administracyjnie metoda, która bezsprzecznie zachowuje ciągłość zatrudnienia i pełnię praw pracowniczych.
Krok 1: strony wspólnie wybierają jedną z umów (np. tę zawartą wcześniej, na czas nieokreślony lub na korzystniejszych warunkach) jako umowę „bazową”.
Krok 2: strony podpisują porozumienie zmieniające (aneks) do umowy bazowej. W aneksie należy obligatoryjnie zawrzeć:
Zwiększenie wymiaru czasu pracy (np. z połowy na cały etat).
Ustalenie nowego, łącznego wynagrodzenia (co najmniej suma dotychczasowych wynagrodzeń brutto).
Rozszerzenie zakresu obowiązków (stanowisko) o zadania wykonywane dotychczas w ramach drugiej umowy (np. „specjalista ds. kadr i płac” zamiast dwóch oddzielnych).
Klauzulę, że pozostałe warunki umowy bazowej pozostają bez zmian.
Krok 3: równocześnie z aneksem strony podpisują porozumienie o rozwiązaniu drugiej umowy na mocy porozumienia stron.
Krok 4: data wejścia w życie aneksu (zwiększającego wymiar etatu) i data rozwiązania drugiej umowy powinny być tożsame (np. obie operacje następują z dniem 1 grudnia).
Metoda 2: Rozwiązanie obu umów i zawarcie nowej
Ta metoda jest również możliwa, ale wymaga większej precyzji w dokumentach, aby nie zaszkodzić uprawnieniom pracownika.
Krok 1: strony podpisują dwa odrębne porozumienia o rozwiązaniu obu dotychczasowych umów (Umowy A i Umowy B) konkretnego dnia, np. 30 listopada.
Krok 2: strony podpisują nową, skonsolidowaną umowę o pracę, która wchodzi w życie następnego dnia, tj. 1 grudnia.
Przy stosowaniu tej metody kluczowe jest, aby w nowej umowie o pracę (np. w ustępie „data nawiązania stosunku pracy” lub w informacjach dodatkowych) wyraźnie zaznaczyć, że zatrudnienie u pracodawcy jest kontynuowane. Dodatkowo trzeba wskazać pierwotną datę zatrudnienia (datę zawarcia najwcześniejszej z rozwiązywanych umów). Ma to fundamentalne znaczenie do zachowania uprawnień pracowniczych. Brak takiego zapisu może być interpretowany jako nawiązanie zupełnie nowego stosunku pracy, co zeruje staż zakładowy.
Kluczowe aspekty konsolidacji – o czym trzeba bezwzględnie pamiętać?
Niezależnie od wybranej metody, proces konsolidacji musi chronić nabyte prawa pracownika. Pracownik nie może być stratny na tej operacji.
Ciągłość zatrudnienia i staż pracy: pracownik nie może stracić ciągłości zatrudnienia. Cały jego dotychczasowy staż pracy u danego pracodawcy (liczony od najwcześniejszej daty) musi być zachowany. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku wymiaru urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia oraz ewentualnych odpraw czy nagród jubileuszowych.
Wymiar urlopu: po konsolidacji pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 20 lub 26 dni (w zależności od ogólnego stażu pracy) naliczany proporcjonalnie do nowego, skonsolidowanego wymiaru etatu (np. 1/1).
Okres wypowiedzenia: długość okresu wypowiedzenia nowej, skonsolidowanej umowy musi być liczona od pierwotnej daty zatrudnienia u pracodawcy. Jeśli pracownik pracował 5 lat, to po konsolidacji od razu przysługuje mu 3-miesięczny okres wypowiedzenia.
Rodzaj umowy: jeśli jedna z konsolidowanych umów była zawarta na czas nieokreślony, a druga na czas określony, pracodawca nie może pogorszyć sytuacji pracownika. Nowa, skonsolidowana umowa (lub aneksowana umowa bazowa) musi być umową na czas nieokreślony. Traktowanie jej jako nowej umowy na czas określony byłoby rażącym naruszeniem praw pracownika.
Lista kontrolna dla pracodawcy przed konsolidacją
Poniższa lista pomoże w zapewnieniu, że proces zastąpienia dwóch umów o pracę jedną przebiegnie prawidłowo:
Analiza obowiązków: Czy obowiązki wykonywane w ramach obu umów są rodzajowo różne? Czy te zadania mogłyby wykonywać dwie różne osoby o zupełnie innych kwalifikacjach, np. kierowca i księgowy?
Analiza ryzyka: Czy zadania z obu umów się przenikają? Czy pracownik wykonuje je w tym samym czasie i miejscu? Czy łącznie pracuje więcej niż 8 godzin dziennie? (Jeśli tak, ryzyko jest wysokie i konsolidacja jest konieczna).
Wybór metody: Czy lepszy będzie aneks do jednej z umów (bezpieczniejsze i rekomendowane) czy rozwiązanie obu i zawarcie nowej?
Konsultacja z pracownikiem: Czy pracownik został poinformowany o przyczynach zmian (porządkowanie dokumentacji, bezpieczeństwo prawne) i rozumie, że proces ten chroni również jego prawa (np. do nadgodzin)?
Weryfikacja dokumentów: Czy przygotowany aneks lub nowa umowa prawidłowo określa:
łączny wymiar etatu?
łączne wynagrodzenie (nie niższe niż suma poprzednich)?
skonsolidowaną nazwę stanowiska i pełny zakres obowiązków?
Ochrona uprawnień: Czy w dokumentacji (szczególnie w nowej umowie przy Metodzie 2) zapewniono ciągłość zatrudnienia i uwzględniono cały dotychczasowy staż pracy pracownika (wpisując datę pierwotnego zatrudnienia)?
Zgoda pracownika: Czy pracownik rozumie proces i wyraża pisemną zgodę na proponowane zmiany (podpisując aneks lub porozumienia)?
Dokumentacja ZUS: Czy zaplanowano prawidłowe wyrejestrowanie (ZUS ZWUA) z kodem rozwiązania drugiej umowy i ewentualną zmianę danych (ZUS ZUA) umowy bazowej (np. zmiana wymiaru etatu)?
Poinformowanie działu księgowości: Czy dział płac został poinformowany o zmianie, aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie i składki od jednej, skonsolidowanej podstawy?
Podsumowanie
Choć zatrudnienie pracownika na dwie umowy o pracę jest prawnie dopuszczalne, dotyczy to wyłącznie rzadkich sytuacji, gdy praca na podstawie tych umów jest całkowicie odmiennego rodzaju. W każdym innym przypadku – gdy zadania są podobne lub tożsame – pracodawca naraża się na poważne roszczenia finansowe z tytułu nadgodzin i kary od Państwowej Inspekcji Pracy.
Porządek w dokumentacji pracowniczej to nie tylko formalność, ale realne zabezpieczenie firmy przed kosztownymi sporami. Bezpieczna konsolidacja błędnie zdublowanych umów, przeprowadzona w pełnym porozumieniu z pracownikiem, jest niezbędnym krokiem w stronę zapewnienia bezpieczeństwa finansowego i zgodności z prawem.
