Już wkrótce będzie można podpisywać umowy o pracę cyfrowo. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej finalizuje zmiany w przepisach, które pozwolą na zawieranie umów o pracę całkowicie online. O tym, jak dokładnie ma wyglądać zawieranie umów o pracę i zleceń online, piszemy poniżej.
Zawieranie umów o pracę i zleceń online przez system rządowy
Obecnie elektroniczne podpisywanie umów o pracę jest możliwe jedynie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co bywa barierą dla wielu firm. Nowelizacja rozszerzy dostępne formy podpisu o:
- Podpis osobisty (z e-dowodu)
- Profil Zaufany
To oznacza większą elastyczność i wygodę. Umowy będą podpisywane w specjalnym systemie teleinformatycznym, co wyeliminuje potrzebę używania papierowych dokumentów.
Nowy system do elektronicznego zawierania umów będzie głównie wspierał zawieranie, zmianę i rozwiązywanie umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług na warunkach zlecenia. Dodatkowo, system umożliwi cyfrowe zawieranie umów uaktywniających z nianiami, pod warunkiem że jedną ze stron jest rodzic.
System do elektronicznego podpisywania umów ma w przyszłości zostać rozszerzony o możliwość obsługi kolejnych typów dokumentów. Planuje się, że obejmie on umowy o wolontariacie, a także takie dokumenty jak umowy o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowe czy umowy o współodpowiedzialności materialnej. Dodatkowo system zyska nowe funkcje dla pracodawców i pracowników, w tym potwierdzanie obecności pracownika oraz zgłaszanie rozpoczęcia pracy zdalnej. Te rozszerzenia mają jeszcze bardziej usprawnić i zautomatyzować procesy kadrowe.
Kiedy i gdzie?
Zmiany zostaną wprowadzone poprzez nowelizację ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (a nie bezpośrednio w Kodeksie pracy). Przepisy wejdą w życie najpóźniej w styczniu 2026 roku i będą dostępne na platformach administracji publicznej: praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl.
Korzyści dla firm i pracowników
Umożliwienie zawierania umów elektronicznie, z zachowaniem bezpieczeństwa, jest szczególnie korzystne dla firm działających zdalnie lub hybrydowo.
Dzięki nowym rozwiązaniom:
- Działy HR przyspieszą proces zatrudniania, usprawnią onboarding i bieżącą obsługę pracowników.
- Pracownicy łatwiej załatwią formalności, zwłaszcza przy rekrutacji zdalnej.
- Firmy zaoszczędzą czas i pieniądze, a także zwiększą transparentność i łatwiej zapewnią zgodność z przepisami (Kodeks pracy, RODO, regulacje podatkowe).
W efekcie cyfrowy obieg dokumentów zminimalizuje wiele problemów związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem. To istotne ułatwienie zarówno dla dużych organizacji, jak i małych firm. Tak jak wspomniano przepisy mają wejść w życie już w 2026 roku.
