Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa na zastępstwo - co powinna zawierać?

Umowa na zastępstwo może zostać zawarta w przydatku choroby, urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Dla pracodawcy jest to korzystne rozwiązanie, ponieważ dzięki zatrudnieniu pracownika na zastępstwo w przedsiębiorstwie zostanie zachowana ciągłość pracy. W lutym 2016 roku weszły w życie przepisy, zgodnie z którymi umowa na zastępstwo nie będzie wyodrębniona przepisami i będzie uznawana za podtyp umowy o pracę na czas określony.

Umowa na zastępstwo - elementy

Osoba zastępująca pracownika powinna być zatrudniona na takim samym stanowisku jak pracownik zastępowany oraz wykonywać taki sam rodzaj pracy. Zgodnie z  przepisami kodeksu pracy w treści umowy o pracę powinny znaleźć się co najmniej następujące elementy - oznaczenie stron umowy, jej rodzaj, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a także:

  • rodzaj pracy,

  • miejsce wykonywania pracy,

  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

  • wymiar czasu pracy,

  • termin rozpoczęcia pracy.

Pracodawca może określić termin trwania umowy na krótszy niż przewidywana nieobecność pracownika. Jeżeli zajdzie potrzeba dalszego zatrudniania zastępcy, można podpisać kolejną umowę o pracę na zastępstwo, gdyż od lutego 2016 przepisy dopuszczają możliwość zawarcia nielimitowanej liczby umów na zastępstwo na nielimitowany okres.

Ważne!

Od 22 lutego do umów o pracę na czas określony będzie trzeba stosować regułę trzech umów na czas określony i okresu 33 miesięcy, jednak umowa o pracę na zastępstwo nie będzie jej podlegać tym zasadom.

Wskazanie terminu końcowego

Przy zatrudnianiu pracownika na zastępstwo pracodawca powinien wskazać czas trwania tego stosunku pracy. Jednak biorąc pod uwagę różne okoliczności i przyczyny usprawiedliwionej nieobecności pracownika, wskazanie konkretnego dnia jego powrotu do pracy może być niemożliwe. W sytuacji, gdy nieobecność pracownika spowodowana jest urlopem wypoczynkowym, termin jego powrotu jest podany do wiadomości pracodawcy i można jasno określić termin trwania umowy na zastępstwo, lecz jeżeli zastępowany pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym, może się to okazać kłopotliwe. Najlepszym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika, bez określania konkretnej daty.

Ważne!

W umowie na zastępstwo można wprowadzić zapis, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika, bez określania konkretnej daty.

By wskazać termin zakończenia umowy można również zawrzeć w treści umowy zapis, że umowa obowiązuje do momentu powrotu do pracy zastępowanego pracownika wraz z podaniem imienia i nazwiska osoby zastępowanej. 

W opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych. Jednak pracodawca powinien móc wskazać konieczność/niezbędność takiego działania. Ustawę o ochronie danych osobowych stosuje się bowiem jedynie w zakresie nieuregulowanym w Kodeksie pracy.

Gdy pracownik zastępowany przebywa na zwolnieniu chorobowym długi czas, pracodawca, podpisując umowę na jego zastępstwo, może rozważyć możliwość rozwiązania z nim umowy o pracę zgodnie z art. 53 kodeksu pracy (rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niezawinionych) i zastrzec termin wynikający z przepisu w umowie na zastępstwo.

W przypadku śmierci pracownika zastępowanego umowa o pracę na zastępstwo wygasa z dniem śmierci pracownika (art. 63 [1] kodeksu pracy). 

Przykład 1.

Jan Kowalski pracował w firmie X przez 2 lata, jednak w związku z poważną chorobą przeszedł na zwolnienie chorobowe. Na jego miejsce pracodawca zatrudnił zastępcę - Piotra Nowaka. Niestety, po 3 miesiącach choroby, Jan Kowalski zmarł 14 stycznia 2018 roku. W związku z tym umowa na zastępstwo podpisana z Piotrem Nowakiem traci moc z dniem 14 stycznia 2018 roku, ponieważ Piotr Nowak nie może już zastępować Jana Kowalskiego. Może on zostać zatrudniony przez firmę X na umowę o pracę na czas określony lub nieokreślony, jednak niemożliwe jest kontynuowanie przez niego pracy w ramach umowy na zastępstwo.

Rozwiązanie umowy przed upływem terminu

Strony umowy mają możliwość rozwiązania umowy o pracę na zastępstwo przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika. Mogą tego dokonać:

  • za porozumieniem stron, przez cały okres trwania umowy,

  • bez wypowiedzenia z winy pracownika lub pracodawcy,

  • za wypowiedzeniem przed końcem umowy poprzez złożenie wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo od 22 lutego 2016 r. będzie trwać tyle samo, co w przypadku umów na czas nieokreślony i wynosi odpowiednio:

  • 2 tygodnie - przy zatrudnieniu krócej niż 6 miesięcy,

  • 1 miesiąc - dla osoby zatrudnionej co najmniej  przez 6 miesięcy,

  • 3 miesiące - gdy zatrudnienie wynosi co najmniej 3 lata.

Do tej pory okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wynosił 3 dni.

Umowa na zastępstwo - zalety i wady

Zaletą umowy o pracę na zastępstwo jest fakt jej automatycznego rozwiązania z dniem powrotu zastępowanego pracownika. Dodatkowo umowa o pracę zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika od lutego 2016 roku nie jest limitowana okresem 33 miesięcy lub 3 umów na czas określony.

Umowa na zastępstwo, jako że jest umową o pracę, pociąga za sobą konieczność skierowania pracownika na badania wstępne oraz przeprowadzenie szkolenia BHP. Są to dla pracodawcy koszty, a jeśli zatrudniana jest większa liczba pracowników na krótki czas, może się to okazać dość istotne. Pracodawcę i pracownika zatrudnionego na zastępstwo obowiązują także wszystkie obowiązki regulowane przepisami prawa pracy.