Uruchomiony od 23 października 2025 roku darmowy podpis kwalifikowany w mObywatel to rewolucja w polskiej cyfryzacji, która zwiastuje koniec ery drogich certyfikatów. Choć dla wielu przedsiębiorców jest to obietnica znaczących oszczędności, warto dokładnie przeanalizować, w jakich sytuacjach to rozwiązanie sprawdzi się idealnie, a gdzie jego ograniczenia, np. w księgowości, mogą stanowić poważne wyzwanie dla płynności procesów biznesowych.
Czym właściwie jest nowy podpis w aplikacji mObywatel?
Z prawnego punktu widzenia podpis złożony za pośrednictwem aplikacji mObywatel jest pełnoprawnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (dalej: rozporządzenie eIDAS) ma on dokładnie taką samą moc prawną jak podpis złożony własnoręcznie na papierze. Oznacza to, że dokument podpisany w ten sposób jest ważny we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej i stanowi niepodważalny dowód w sądzie.
Gwarantem bezpieczeństwa jest tu konstrukcja oparta na dowodzie osobistym z warstwą elektroniczną (wydawanym od 4 marca 2019 roku). To właśnie chip zaszyty w plastikowym dokumencie, w połączeniu z modułem NFC w smartfonie, służy do kryptograficznego potwierdzenia tożsamości. Aplikacja mObywatel pełni tu funkcję interfejsu, który łączy fizyczny dokument z usługą dostawcy certyfikatu.
Warto jednak zaznaczyć, że obecne wdrożenie ma charakter pilotażowy, który wyprzedza wymogi unijnego rozporządzenia eIDAS 2.0 o pełne 12 miesięcy. Z tego powodu nałożono na nie pewne ograniczenia, z których najważniejszym jest limit 5 darmowych podpisów miesięcznie. Jest to ukłon w stronę użytkowników prywatnych, dla których taka liczba jest wystarczająca przy sprzedaży samochodu czy wynajmie mieszkania. Dla przedsiębiorcy, który codziennie podpisuje dziesiątki faktur czy zamówień, limit ten wyczerpie się prawdopodobnie już pierwszego dnia.
Przełom w dziale kadr – tu zyskasz najwięcej
Analizując przydatność nowego rozwiązania dla biznesu, największym beneficjentem zmian wydają się działy HR oraz właściciele firm zatrudniający pracowników zdalnych. Ustawa z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy w wielu miejscach wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Do tej pory zdalne zatrudnienie pracownika wiązało się z koniecznością wysyłania papierowych umów kurierem lub wymuszaniem na pracowniku wizyty w biurze.
Dzięki darmowemu podpisowi w aplikacji mObywatel bariera ta znika niemal całkowicie. Nowo zatrudniana osoba, o ile ma e-dowód i smartfon (co jest standardem rynkowym), może podpisać umowę o pracę w kilka minut, bez potrzeby opuszczania domu. Nie musi kupować drogiego podpisu komercyjnego, co było dotychczas główną przeszkodą po stronie pracownika.
Nową metodą można podpisać:
umowę o pracę (szczególnie w trybie pracy zdalnej),
umowę o zakazie konkurencji (wymaga formy pisemnej),
umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
wnioski urlopowe (jeśli wewnętrzny regulamin nie przewiduje lżejszej formy),
wszelkie aneksy i porozumienia zmieniające warunki zatrudnienia.
Dla pracodawcy oznacza to ogromne oszczędności czasu i mniejsze koszty logistyki. Dokument podpisany w aplikacji mObywatel ma taką samą wagę, jak ten podpisany w sali konferencyjnej firmy, a proces archiwizacji cyfrowej jest znacznie tańszy niż utrzymywanie tradycyjnych teczek akt osobowych.
Kiedy podpis kwalifikowany w mObywatel to za mało? Ograniczenia biznesowe
Choć wizja darmowego podpisu jest kusząca, księgowi i dyrektorzy finansowi muszą zachować czujność. Rozwiązanie zaszyte w rządowej aplikacji zostało zaprojektowane z myślą o obywatelu, a nie o podmiocie gospodarczym. Rodzi to dwa fundamentalne ograniczenia, które mogą zablokować kluczowe procesy w firmie.
Problem pierwszy: format PAdES a sprawozdawczość
Największą pułapką techniczną jest format podpisywanego pliku. Usługa w aplikacji mObywatel obsługuje wyłącznie format PAdES (PDF Advanced Electronic Signature). W praktyce oznacza to, że możemy podpisać tylko pliki z rozszerzeniem .pdf. System „zaszywa” podpis wewnątrz pliku graficznego dokumentu.
Tymczasem polska administracja skarbowa i systemy księgowe w wielu kluczowych obszarach wymagają formatu XAdES (XML Advanced Electronic Signature). Jest to format techniczny, niezbędny do podpisywania plików XML. Nie będzie możliwości, aby podpisać roczne sprawozdanie finansowe, Jednolity Plik Kontrolny (JPK) czy dokumenty wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) darmowym podpisem z aplikacji mObywatel. Po prostu nie obsłuży tych plików lub wygenerowany podpis nie zostanie uznany przez bramkę Ministerstwa Finansów.
Dlatego też, w przypadku dokumentów XML komercyjny podpis kwalifikowany (oferujący format XAdES) nadal pozostaje niezbędnym narzędziem pracy.
Problem drugi: tożsamość prywatna a firmowa
Podpis składany przez aplikację mObywatel jest ściśle powiązany z tożsamością jako osoby fizycznej (PESEL, imię, nazwisko). W certyfikacie tym nie ma miejsca na dane firmowe, takie jak NIP, REGON czy nazwa przedsiębiorstwa.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) problem jest mniejszy, ponieważ właścicielem firmy i osobą fizyczną jest ten sam podmiot. Jednak w relacjach B2B, przetargach publicznych czy przy reprezentowaniu spółek kapitałowych kontrahenci często wymagają weryfikacji powiązania osoby podpisującej z konkretnym podmiotem gospodarczym. Komercyjne certyfikaty kwalifikowane pozwalają na zawarcie takich danych w strukturze podpisu, co uwiarygadnia dokument w obrocie profesjonalnym. Używając podpisu z aplikacji mObywatel, jednostka występuje jako „Jan Kowalski”, a nie „Prezes firmy X”. W wielu sytuacjach biznesowych może to wymagać dołączenia dodatkowych dokumentów potwierdzających reprezentację (np. odpis KRS), co komplikuje proces, zamiast go upraszczać.
Instrukcja obsługi: jak podpisać dokument krok po kroku?
Proces podpisywania jest intuicyjny, ale wymaga przygotowania. Potrzebny do tego jest fizyczny e-dowód, będący kluczem kryptograficznym. Sama aplikacja mObywatel nie wystarczy.
Aby podpisać dokument, należy wykonać następującą sekwencję czynności:
Przygotowanie: należy upewnić się, że dokument ma format PDF, a jego rozmiar nie przekracza 5 MB, aplikacja mObywatel jest zaktualizowana, a dodatkowo trzeba przygotować fizyczny e-dowód.
Inicjacja: w aplikacji należy wybrać sekcję „Usługi”, a następnie „Podpis kwalifikowany”. Można też skorzystać ze strony internetowej podpis.mObywatel.gov.pl w przypadku pracy na komputerze (wtedy telefon posłuży tylko do autoryzacji).
Wybór dostawcy: następnie trzeba wybrać jednego z czterech certyfikowanych dostawców (mSzafir, Sigillum, SimplySign, Cencert). Dla użytkownika końcowego wybór ten nie ma większego znaczenia technicznego – wszyscy oferują ten sam standard prawny.
Dodanie dokumentu: należy wczytać plik PDF, pod którym zostanie złożony podpis.
Autoryzacja: aplikacja poprosi o podanie numeru CAN. Jest to 6-cyfrowy kod widoczny na dowodzie osobistym (w prawym dolnym rogu awersu).
Zbliżenie dowodu: Po wpisaniu CAN, należy przyłożyć fizyczny dowód do tylnej części telefonu, gdzie znajduje się antena NFC (zazwyczaj górna część obudowy). Nie należy odsuwać dowodu, dopóki pasek postępu nie dojdzie do 100%. To w tym momencie następuje kryptograficzne podpisanie skrótu dokumentu.
Po poprawnym przejściu procedury, podpisany plik PDF zostanie zapisany na urządzeniu. Można go natychmiast wysłać e-mailem do kontrahenta czy urzędu.
Najczęstsze problemy techniczne – jak ich uniknąć?
Mimo prostoty procesu użytkownicy w fazie pilotażu zgłaszają pewne trudności. Warto mieć ich świadomość, by nie stracić czasu w krytycznym momencie negocjacji umowy.
Najczęstszą barierą jest zablokowany certyfikat w e-dowodzie. Wiele osób przy odbiorze dowodu w urzędzie nie nadało kodu PIN2 (służącego do podpisu) lub go zapomniało. Bez tego kodu, nawet z aplikacją mObywatel, nie ma możliwości złożenia podpisu. Jeśli certyfikat jest nieaktywny lub zablokowany (np. po 3 błędnych próbach), konieczna będzie wizyta w urzędzie gminy w celu odblokowania go za pomocą kodu PUK lub nadania nowych kodów.
Kolejnym wyzwaniem jest lokalizacja anteny NFC. Różne modele smartfonów mają moduły NFC umieszczone w rozmaitych miejscach – czasem przy aparacie, czasem na środku obudowy. Jeśli aplikacja nie wykrywa dowodu, warto spróbować powoli przesuwać dokument po tylnej ściance telefonu lub zdjąć etui ochronne, które może zakłócać sygnał.
Należy też pamiętać o limicie wielkości pliku. 5 MB to sporo jak na umowę tekstową, ale jeśli PDF zawiera skany wysokiej rozdzielczości lub rozbudowaną grafikę, system odrzuci plik. W takiej sytuacji konieczna będzie wcześniejsza kompresja dokumentu.
Podsumowanie
Wprowadzenie bezpłatnego podpisu kwalifikowanego w aplikacji mObywatel to doskonała wiadomość dla mikroprzedsiębiorców i osób fizycznych. Pozwala na błyskawiczne załatwianie spraw urzędowych, podpisywanie umów najmu, sprzedaży czy prostych kontraktów cywilnoprawnych bez wychodzenia z domu. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności i podpisywania 2–3 dokumentów miesięcznie w formacie PDF nowe rozwiązanie może w zupełności zastąpić płatne usługi.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku spółek i większych organizacji. Tutaj aplikacja mObywatel powinna być traktowana jako narzędzie wspierające, a nie zastępujące profesjonalne systemy. Idealnie sprawdzi się w dziale HR do masowego podpisywania dokumentów przez pracowników (którzy nie mają służbowych podpisów), ale nie zastąpi tradycyjnego podpisu kwalifikowanego w księgowości czy zarządzie, gdzie kluczowe są formaty XAdES, brak limitów ilościowych i identyfikacja firmowa.
Warto traktować to rozwiązanie jako użyteczny dodatek do cyfrowego przybornika przedsiębiorcy – świetny do szybkich akcji i spraw kadrowych, ale niewystarczający do pełnej obsługi korporacyjnej machiny.
