Obowiązują już zmiany wynikające z nowelizacji ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, których celem jest uproszczenie regulacji oraz zapewnienie lepszego ich dostosowania do potrzeb pracowników i pracodawców. Opublikowana 12 stycznia 2026 roku nowelizacja przewiduje m.in. rozszerzenie możliwości stosowania postaci elektronicznej w czynnościach z zakresu prawa pracy oraz zmiany w postępowaniu dotyczącym wypłaty ekwiwalentu urlopowego. Więcej zmian jakie wprowadza nowelizacja Kodeksu pracy i ustawy o ZFŚS w artykule.
Ogólna charakterystyka zmian oraz termin wejścia w życie
Wspomniane wyżej modyfikacje legislacyjne zostały zawarte w Ustawie z 4 grudnia 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: „nowelizacja”).
W ogólnym ujęciu nowelizacja zmierza do uproszczenia regulacji i zapewnienia lepszego ich dostosowania do potrzeb pracowników i pracodawców.
Nowelizacja przewiduje:
uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę oraz ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy,
mniejsze ryzyko naruszeń przepisów i sankcji dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy dzięki bardziej klarownej konstrukcji przepisów oraz przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy,
usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi poprzez rozszerzenie katalogu spraw, które będą mogły być realizowane także w postaci elektronicznej.
W nowelizacji nie przewidziano przepisów przejściowych – zmiany weszły w życie w jednolitym terminie przypadającym w dniu 27 stycznia 2026 roku.
Zmiany w zakresie postępowania dotyczącego wypłaty ekwiwalentu urlopowego
Dotychczas obowiązujące przepisy przewidywały konieczność wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop w dniu rozwiązania umowy o pracę. Było to związane z dodatkowymi obowiązkami (tworzenie ponadplanowych list płac i przelewów poza comiesięcznymi listami wynagrodzeń). Warto także dodać, że ww. procedura obliczeniowa mogła prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu z powodu konieczności jego ustalenia przed ustaniem stosunku pracy.
Nowelizacja ustala termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie.
W art. 171 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp) dodano § 4, zgodnie z którym pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego (przysługującego w przypadku niewykorzystania przez pracownika urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy), w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 kp.
Zasadne będzie przytoczenie unormowań, do których odwołuje się nowo wprowadzony przepis – stosownie zatem do brzmienia art. 85 kp:
wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie,
wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, niepóźniej jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego,
jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym,
składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.
W przypadku określonym w art. 171 § 5 kp wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w ciągu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się dzień wcześniej.
Wprowadzenie możliwości stosowania postaci elektronicznej w czynnościach z zakresu prawa pracy
Jednym z najbardziej istotnych celów nowelizacji była realizacja postulatu deregulacyjnego, polegająca na upowszechnieniu postaci elektronicznej w czynnościach z zakresu prawa pracy.
W drodze nowelizacji wprowadzono zatem możliwość stosowania – jako alternatywę postaci papierowej – formy elektronicznej w następujących przepisach:
przekazanie informacji o monitoringu – art. 222 § 8 kp,
przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 kp,
konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 kp,
sporządzenie rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 kp,
wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 kp,
wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 kp,
wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 kp,
wniosek o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 kp, czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 kp,
wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 kp,
wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 kp,
wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 kp,
wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 kp,
wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 kp,
instrukcja i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 kp.
Powyższa modyfikacja przepisów kp nie zagraża interesom pracowników, ma ona na celu wyłącznie zmniejszenie barier w komunikacji między pracownikiem a pracodawcą stanowiącej podstawę wykonywania czynności z zakresu prawa pracy.
Zmiany w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
W ramach nowelizacji dokonano także zmian w Ustawie z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS).
W dotychczasowym stanie prawnym ustawa o ZFŚS przewidywała udział jednego reprezentanta strony pracowniczej w procesie uzgodnień dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
U pracodawców zatrudniających – według stanu na 1 stycznia danego roku – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia dotyczące dowolnego kształtowania wysokości odpisu na Fundusz oraz w sprawie nietworzenia Funduszu może zawierać regulamin wynagradzania.
W poprzednim stanie prawnym postanowienia w powyższym zakresie wymagały uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Nowelizacja odnosi się ponadto do art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Przepis ten stanowi, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z określonymi regulacjami Ustawy z 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych.
Dotychczas, gdy u pracodawcy, u którego nie funkcjonowała zakładowa organizacja związkowa, uzgodnienie regulaminu następowało z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Po zmianach w takiej sytuacji stosuje się art. 4 ust. 3 ustawy o ZFŚS, czyli uzgodnienia są realizowane przez pracodawcę i pracowników wybranych przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Podsumowanie - nowelizacja Kodeksu pracy i ustawy o ZFŚS
Nowelizacja kp przewiduje modyfikację w zakresie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zmiana ta ma zmniejszyć ryzyko naruszeń przepisów dzięki przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu. Kolejnym elementem modyfikacji legislacyjnych jest upowszechnienie postaci elektronicznej w czynnościach z zakresu prawa pracy. Zmiany w ustawie o ZFŚS socjalnych oznaczają zwiększenie reprezentacji pracowników przed pracodawcą w uzgodnieniach dotyczących Funduszu.
