Zastanawiasz się, jak poprawnie rozliczyć świadczenia pracownicze po ustaniu stosunku pracy? Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi, który nie wykorzystał dni wolnych w całości lub w części przed rozwiązaniem albo wygaśnięciem umowy. W poniższym artykule wyjaśniamy, w którym momencie wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy ująć jako koszt podatkowy oraz w jaki sposób prawidłowo zaksięgować go w kosztach firmowych.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w świetle prawa pracy
Kwestie związane z ekwiwalentem reguluje Kodeks pracy, gdzie w art. 171 par. 1 możemy przeczytać, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
W myśl art. 171 par. 4 kp pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.
Wspomniany art. 85 kp podaje, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Jednocześnie jak podaje art. 171 par. 5 kp, przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w kosztach podatkowych
Odnosząc się do określenia momentu, w którym powstaje koszt z tytułu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wskazać należy, że zgodnie art. 15 ust. 4g ustawy o CIT należności ze źródła, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Ww. przepis wprost wskazuje, że do należności ze stosunku pracy należy zaliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
Oznacza to, że pracodawcy, którzy terminowo wypłacają ww. należności i składki, mogą je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, za który są należne (czyli na zasadzie memoriałowej). Dopiero w przypadku niedotrzymania terminu wypłaty wynagrodzenia oraz składek regulacja prawna odsyła do art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT.
W myśl art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułu stosunku pracy.
Z treści cytowanych przepisów wynika, że wynagrodzenia pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, jednak pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. Natomiast w przypadku niedochowania wyżej wymienionych terminów zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
W świetle powyższego w pierwszej kolejności wyjaśnić należy, co trzeba rozumieć przez pojęcie „w miesiącu, za który są należne”. Ustawa nie określiła tego terminu, więc posiłkując się wykładnią językową, można stwierdzić, że dla celów podatkowych dana należność (np. premia) staje się należna, gdy wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
Jak wskazał NSA w wyroku z 2 lipca 2019 roku (II FSK 2219/17), warunkiem koniecznym dla tego, aby pracodawca (zakład pracy) mógł, najogólniej rzecz ujmując, uwzględnić należności pracownicze w kosztach uzyskania przychodów, jest ich wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownika.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w księgach rachunkowych
Zgodnie z zasadą memoriału – wyrażoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w księgach zaliczany jest do kosztów działalności operacyjnej. Jest to należność pracownika w związku z łączącym go z pracodawcą stosunkiem pracy, którą należy ewidencjonować w zespole 4 na koncie 40-4 „Wynagrodzenia”.
Trzeba podkreślić, że od kwoty wypłaconego ekwiwalentu pracodawca zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek PIT. Jeśli wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop następuje po ustaniu zatrudnienia, to wyliczając kwotę zaliczki na podatek od ekwiwalentu, nie stosuje się kwoty wolnej od podatku (należy jednak potrącić koszty uzyskania przychodów).
Wypłatę ekwiwalentu można ująć zapisem:
- Wn konto 40-4 „Wynagrodzenia”,
- Ma konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
oraz równolegle
- Wn konto w zespole 5,
- Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Potrącenie z kwoty ekwiwalentu zaliczki na pdof oraz składek ZUS można księgować:
- Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.
Podsumowując powyższe, należy wskazać, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop trzeba ująć w księgach w okresie, za który jest należny niezależnie od tego, kiedy został faktycznie wypłacony. Warunek wypłaty ekwiwalentu jest również istotny w kontekście ujęcia wydatku jako kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych.
Polecamy:
