Pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego od 28 stycznia 2025 r. do 3 lutego 2025 r. Otrzymuje on wynagrodzenie zasadnicze wysokości 6000 zł brutto plus wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych na 30. dzień miesiąca. Czy podczas wyliczania wynagrodzenia urlopowego za styczeń muszę wziąć pod uwagę wynagrodzenie wypłacone w styczniu? Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe na przełomie miesięcy?
Karol, Kłodzko
Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego zawarte są w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Wynagrodzenie urlopowe
Zgodnie z przepisami, za czas przebywania na urlopie wypoczynkowym pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie, które będzie najbardziej zbliżone do wynagrodzenia za czas pracy.
Podczas wyliczania wynagrodzenia urlopowego w pierwszym kroku należy ustalić podstawę wynagrodzenia urlopowego. Do obliczenia podstawy bierze się pod uwagę płacę zasadniczą oraz m.in. takie składniki jak:
- dodatki do wynagrodzenia: dodatek stażowy, funkcyjny, motywacyjny, prowizje czy premie regulaminowe;
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych;
- dodatki za pracę w nocy;
- wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową (w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu).
Podczas wyliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego należy pamiętać także o wyłączeniu niektórych składników ze stosunku pracy. Zgodnie z rozporządzeniem, do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Kolejnym ważnym elementem jest ustalenie, które składniki wynagrodzenia określone są stawką miesięczną w stałej wysokości, a które są zmienne (np. zależą od ilości wykonanej pracy, liczby godzin w danym miesiącu).
Do stałych miesięcznych składników zwykle zalicza się wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy i za czas urlopu. Wypłacane są one w takiej wysokości, w jakiej przysługują w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu. To oznacza, że gdy pracownicy otrzymują wyłącznie stałe składniki, wówczas za czas korzystania z urlopu zostanie im naliczona cała miesięczna pensja.
Przykład 1.
Wynagrodzenie pani Ani składa się wyłącznie z wynagrodzenia zasadniczego – 7000 zł brutto. W styczniu była ona na dwutygodniowym urlopie wypoczynkowym. Niezależnie od długości urlopu otrzyma ona w styczniu wynagrodzenie w wysokości 7000 zł.
Jeśli wynagrodzenie składa się ze składników zmiennych, wówczas wylicza się podstawę jego wymiaru z elementów pensji, które przysługiwały za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uwzględniając je w podstawie urlopowej w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Natomiast gdy występują znaczne wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia, wówczas powinny one zostać uwzględnione w średniej kwocie wypłaconej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop.
Przykład 2.
Pan Damian wykorzystuje 5 dni (tj. 40 godzin) urlopu w styczniu. Jego wynagrodzenie wypłacane jest do 30. dnia każdego miesiąca. Do wyliczeń wynagrodzenia urlopowego bierze się pod uwagę wynagrodzenia z luty, marzec oraz kwiecień. Pan Damian otrzymuje stałe wynagrodzenie 6000 zł oraz zmienną premię, która wynosiła: w grudniu– 150 zł, w listopadzie – 200 zł, a w październiku – 250 zł. Wyliczenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze składników zmiennych przebiega następująco:
- sumujemy kwoty składników zmiennych: 150 zł + 200 zł + 250 zł = 600 zł,
- określamy liczbę godzin wykonywania pracy w okresie, stosownie do którego została ustalona podstawa: 160 godz. (grudzień) + 152 godz. (listopad) + 184 godz. (październik) = 496 godz.,
- obliczamy stawkę za jedną godzinę urlopu: 600 / 496 godz. = 1,21 zł/godz.,
- liczba godzin urlopu: 40 godzin,
- wynagrodzenie urlopowe: 1,21 zł x 40 godz. = 48,40 zł.
Pan Damian za styczeń otrzyma 6000 zł + 48,40 zł = 6048,40 zł.
Wynagrodzenie urlopowe na przełomie miesięcy
Przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia wprowadzają pojęcie „miesiąc rozpoczęcia urlopu”. W związku z tym można uznać, że w przypadku urlopu przypadającego na przełomie miesięcy, nie ma potrzeby odrębnego obliczania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla każdego z miesięcy.
Podsumowując, jeżeli urlop wypoczynkowy przypada na przełom miesięcy, czyli jest kontynuowany z poprzedniego miesiąca, wówczas nie ustala się podstawy urlopowej odrębnie dla każdego z tych miesięcy. Wynagrodzenie urlopowe na przełomie miesięcy jest obliczane na takich samych zasadach jak w przypadku urlopu zamykającego się w obrębie jednego miesiąca. Ustalona stawka za jedną godzinę urlopu w miesiącu rozpoczęcia wypoczynku powinna być również zastosowana w miesiącu kolejnym. W związku z tym, że urlop pracownika przypada na przełom miesięcy, wyliczona stawka za jedną godzinę urlopu będzie taka sama i dla sierpnia i września.
