Świadczenie urlopowe może stanowić element polityki socjalnej przedsiębiorstwa. Jest wypłacane pracownikom w związku z korzystaniem przez nich z urlopu wypoczynkowego. Czy to świadczenie podlega składkom ZUS i jest opodatkowane PIT? W jaki sposób powinno zostać ujęte świadczenie urlopowe w ewidencji księgowej?
Podstawy prawne wypłaty świadczenia urlopowego
Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego określonego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.
Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników. Ponadto na mocy art. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Takie świadczenie nie podlega też składce na ubezpieczenie zdrowotne.
Gdyby pracodawca wypłacił świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż wysokość odpisu podstawowego, to wówczas od nadwyżki ponad tę kwotę odprowadzane są składki na ubezpieczenia ZUS. Jeżeli świadczenie urlopowe było wypłacane na podstawie innej niż przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, to składki ZUS od świadczenia urlopowego odprowadzane są wówczas na zasadach ogólnych.
Świadczenie urlopowe jest natomiast opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy. Ustawa o PIT nie przewiduje zwolnienia z podatku dochodowego dla świadczenia urlopowego, dlatego otrzymane przez pracownika świadczenie urlopowe należy opodatkować na zasadach ogólnych, tak samo jak wynagrodzenie uzyskane ze stosunku pracy.
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2”.
Świadczenie urlopowe w ewidencji księgowej
Świadczenie urlopowe w księgach rachunkowych odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki; do ewidencji świadczenia urlopowego można wykorzystać konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” w korespondencji z kontem 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Ewidencja księgowa naliczenia świadczenia urlopowego w kwocie brutto może przebiegać następująco:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”;
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Pobranie zaliczki na podatek dochodowy od świadczenia urlopowego:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”;
- Ma konto 224 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z US – PIT).
Natomiast wypłatę świadczenia urlopowego pracownikowi w kwocie netto ujmuje się zapisem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”;
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” lub konto 100 „Kasa”.
Przykład 1.
Pracodawca zatrudniający mniej niż pracowników nie tworzy ZFŚS, jednak wypłaca świadczenia urlopowe na podstawie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wypłacane świadczenia urlopowe nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne ani składce zdrowotnej. Są natomiast opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychody ze stosunku pracy. Świadczenia te wypłacane są raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, wypłata następuje przelewem nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. W jaki sposób ująć wypłacone świadczenie urlopowe w ewidencji księgowej?
Świadczenie urlopowe w ewidencji księgowej może wyglądać następująco:
Naliczanie świadczenia urlopowego:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”;
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Pobranie zaliczki na podatek dochodowy:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”;
- Ma konto 224 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z US – PIT).
Wypłata świadczenia urlopowego przelewem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”;
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
