Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym nie może stracić na tym finansowo. Oznacza to, że pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe w takiej samej wysokości, jak gdyby w tym czasie pracował. Aby ustalić wynagrodzenie urlopowe niezbędne jest ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego wlicza się składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości i składniki zmienne zależne od ilości wykonanej pracy czy przepracowanej liczby godzin w danym miesiącu.
Wynagrodzenie urlopowe - jakie składniki wynagrodzenia uwzględnia?
Składniki wynagrodzenia takie jak premie kwartalne, półroczne, roczne powinny być wypłacane w przyjętych terminach ich wypłaty. Wszystkie składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, nie wliczają się do średniej urlopowej. Składniki stałe miesięczne to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, dodatek zmianowy, dodatek za warunki szkodliwe, premia regulaminowa. Stałe składniki za okresy miesięczne uwzględnia wynagrodzenie urlopowe w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym wykorzystuje urlop. Jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się tylko ze składników o charakterze stałym, to nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowemu. Pracownik w takiej sytuacji powinien po prostu otrzymać wynagrodzenie urlopowe w wysokości wyznaczonej przez umowę o pracę.
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc to przede wszystkim:
- wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową albo prowizyjnie,
- premia jako wartość procentowa od wynagrodzenia,
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych, za pełnione dyżury, godziny nadliczbowe,
- premia za oszczędność paliwa.
Składniki zmienne wlicza się do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub w okresie do 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, jeśli ich wysokość znacznie się waha. Do składnika wynagrodzenia o pracę i wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się premii uznaniowej, która nie ma charakteru roszczeniowego.
Może zaistnieć sytuacja, w której urlop wypoczynkowy wypadnie na przełomie dwóch miesięcy. W takim przypadku nie oblicza się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego osobno za każdy z nich. Należy ją ustalić z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Zwrot kosztów odwołania z urlopu
Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi poniesione koszty związane bezpośrednio z odwołaniem z urlopu wypoczynkowego. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy:
- pracownik dokonał niepodlegającej zwrotowi wpłaty za niewykorzystany pobyt w hotelu, ośrodku wczasowym, kwaterze prywatnej,
- pracownik nie skorzystał z wykupionych wycieczek fakultatywnych,
- pracownik zapłacił za podróż powrotną związaną z odwołaniem urlopu do miejsca pracy, niezależnie od środka lokomocji.
W przypadku, gdy w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, do przerwania urlopu była również zmuszona rodzina pracownika, pracodawca ma obowiązek zwrotu poniesionych kosztów za urlop oraz podróż powrotną. Należy pamiętać, że koszty pokrywane przez pracodawcę w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, muszą być udokumentowane, np. rachunkami, fakturami, biletami.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Jeżeli nastąpi rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Nie ma znaczenia tutaj rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia i powód ustania stosunku pracy. Wyjątkami są:
- skierowania pracownika do pracy za granicą,
- powołania do służby wojskowej,
- powołania do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące.
W tych przypadkach pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu. Inaczej postępuje się również, gdy pracownik jest objęty ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie pieniędzy za czas urlopu. Pracodawca wtedy nie wypłaca pracownikowi ekwiwalentu. Jeżeli jednak kwota z ubezpieczenia będzie niższa niż obliczony ekwiwalent za urlop, to pracodawca musi wypłacić powstałą różnicę. W sytuacji, gdy pracownik umrze, ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi prawa majątkowe należne małżonkowi i innym osobom, które posiadają uprawnienia do pobierania renty rodzinnej po pracowniku.
W przypadku obliczania ekwiwalentu za urlop, uwzględnia się składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc i uzupełnia się podstawę wymiaru, jeśli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu. Aby otrzymać kwotę ekwiwalentu za urlop, trzeba średnie wynagrodzenie za 1 dzień podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika. Należy również pamiętać, że ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop stanowi przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że należy od niego pobierać składki i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Świadczenie urlopowe
W sytuacji, gdy pracodawcy zatrudniają mniej niż 20 osób na pełne etaty, mają prawo wypłacać swoim pracownikom raz do roku świadczenie urlopowe. Warunkiem jest jednak, że pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni w całym roku. Jeżeli chodzi o wysokość świadczenia urlopowego, to nie zależy ona od stażu pracy, zajmowanego stanowiska, czy sytuacji materialnej pracownika. Wysokość świadczenia urlopowego nie może być wyższa od odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obowiązujący w danym roku i przypadającego na jednego pracownika. Wysokość świadczenia urlopowego dla osób pracujących na niepełny etat trzeba ustalać proporcjonalnie do ich czasu pracy.
Świadczenia urlopowe, bez względu na ich wysokość, muszą być opodatkowane. Nie ma jednak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli wysokość świadczenia urlopowego nie będzie wyższa od odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jeżeli wysokość świadczenia jest wyższa, nadwyżka stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia. Zasady te nie obowiązują sytuacji, w której pracodawca zatrudniający 20 i więcej osób na pełen etat wypłaca świadczenie urlopowe z własnych środków lub z funduszu na cele socjalno-bytowe utworzonego przez jednostki posiadające zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wtedy świadczenie urlopowe stanowi podstawę składek na ubezpieczenie i podatku.
Wyjątek stanowi grupa nauczycieli, którzy powinni otrzymywać do końca każdego roku wypłatę świadczenia urlopowego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w wysokości odpisu podstawowego. Do otrzymania świadczenia urlopowego są uprawnieni nauczyciele czynni, przebywających na urlopach wychowawczych, przebywających na płatnych urlopach dla poratowania zdrowia.
