Prawidłowe naliczanie wynagrodzenia urlopowego to jeden z fundamentalnych aspektów polityki wynagrodzeń, który bezpośrednio wpływa na poczucie sprawiedliwości i satysfakcji pracowników. Odpowiednie wynagrodzenie urlopowe stanowi gwarancję, że pracownik nie będzie finansowo stratny w okresie przysługującego mu odpoczynku. To szczególnie ważne w kontekście nadgodzin, które dla wielu osób stanowią znaczącą część miesięcznych dochodów.
Wynagrodzenie urlopowe powinno zatem odzwierciedlać pełne zarobki pracownika, co oznacza, że powinno obejmować nie tylko podstawową pensję, lecz także inne składniki wynagrodzenia, które pracownik regularnie otrzymuje w związku z wykonywaną pracą. Są to m.in. premie, prowizje, dodatki funkcyjne, a przede wszystkim wynagrodzenie za nadgodziny. W sytuacji, gdy praca w nadgodzinach stanowi regularny element zatrudnienia, pominięcie jej w kalkulacji wynagrodzenia urlopowego byłoby niezgodne z przepisami prawa i mogłoby prowadzić do znacznego zaniżenia dochodów pracownika w okresie urlopu.
Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.
Powyższy przepis ma na celu zapewnienie pracownikowi poczucia bezpieczeństwa finansowego i równości w traktowaniu niezależnie od tego, czy korzysta z urlopu, czy pracuje. Pracownik powinien mieć pewność, że jego wynagrodzenie za okres urlopu będzie równe wynagrodzeniu, jakie otrzymuje za zwykłą pracę, łącznie z dodatkowymi składnikami, które są stałym elementem jego zarobków.
Jak wyliczane jest wynagrodzenie urlopowe?
Zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. To w tym akcie prawnym opisane jest, jak należy ustalić wynagrodzenie za czas urlopu.
Przypomnijmy zatem kolejne etapy ustalenia wynagrodzenia urlopowego:
- Sumujemy liczbę godzin przepracowanych z okresu branego do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Co ważne, do wyliczeń uwzględnia się czas rzeczywiście przepracowany, a nie godziny nominalne.
- Sumujemy składniki zmienne wynagrodzenia, które zostały wypłacone w okresie uwzględnianym w podstawie wynagrodzenia urlopowego (najczęściej 3 miesiące).
- Następnie dzielimy kwotę z pkt 2 poprzez sumę godzin (z pkt 1) i tak otrzymujemy stawkę za 1 godzinę urlopu.
- Na koniec mnożymy wyliczoną stawkę przez liczbę godzin urlopu wypoczynkowego, który w danym miesiącu został wykorzystany przez pracownika.
Zobrazujmy powyższą instrukcję na przykładzie.
Przykład 1.
Pracownik wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego (80 godzin) w lipcu. Jego wynagrodzenie wypłacane jest w ostatnim dniu miesiąca. Liczba godzin i składniki zmienne w okresie 3 miesięcy przed urlopem przedstawiały się następująco:
- czerwiec: 168 godzin; 548 zł (składnik zmienny);
- maj: 160 godzin; 450 zł (składnik zmienny);
- kwiecień: 152 godziny; brak składników zmiennych.
- Suma godzin: 168 + 160 + 152 = 480 godzin;
- Suma składników zmiennych: 548 zł + 450 zł = 998 zł;
- Ustalenie stawki za jedną godzinę urlopu: 998 zł / 480 godzin = 2,08 zł;
- Ustalenie wynagrodzenia za urlop w lipcu: 80 godzin × 2,08 zł = 166,40 zł.
Pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego za lipiec otrzyma 166,40 zł wynagrodzenia urlopowego.
Ważna jest data wypłaty wynagrodzenia
W przykładzie 1. zostało zaznaczone, że wynagrodzenie pracownika jest wypłacane w ostatnim dniu miesiąca. Jest to istotna informacja, ponieważ w zależności od tego, czy wynagrodzenie jest wypłacane ostatniego dnia miesiąca, czy z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca, do wyliczeń będą brane inne miesiące. Wynika to z tego, że przepisy wskazują na wynagrodzenie wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopowy, bez względu na to, za jaki okres to wynagrodzenie przysługuje.
Przykład 2.
Jeśli wynagrodzenie wypłacane jest z przesunięciem do 10. dnia miesiąca, a urlop wystąpił w lipcu, to do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone za: maj (wypłacone w czerwcu), kwiecień (wypłacone w maju), marzec (wypłacone w kwietniu). Natomiast przy ustalaniu godzin przepracowanych należy uwzględnić godziny przepracowane w maju, kwietniu, marcu.
Nadgodziny jako składnik wynagrodzenia urlopowego
Jak już zostało wspomniane, do podstawy wynagrodzenia urlopowego wchodzą składniki zmienne wypłacone w okresie 3 (lub 12) miesięcy przed miesiącem urlopowym. Jednym ze składników zmiennych, który powinien być uwzględniony w wynagrodzeniu urlopowym, jest wynagrodzenie za nadgodziny.
Aby prawidłowo uwzględnić nadgodziny w wynagrodzeniu urlopowym, pracodawca powinien prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy. Tylko precyzyjna ewidencja umożliwia dokładne ustalenie liczby przepracowanych nadgodzin w okresie poprzedzającym urlop, co jest niezbędne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia.
Przepisy określają, że za czas pracy przepracowany ponad wymiar pracownik oprócz normalnego wynagrodzenia ma prawo do dodatku, który wynosi 50 lub 100% stawki godzinowej.
W wynagrodzeniu urlopowym uwzględniamy pełne wynagrodzenie za nadgodziny, tzn. zarówno wynagrodzenie podstawowe za czas przepracowany, jak i dodatek.
Przykład 3.
Pracownik otrzymuje 7200 zł wynagrodzenia i w lipcu przepracował 5 nadgodzin, z czego 2 godziny były wynagradzane stawką za nadgodziny 50%, a 3 godziny – z dodatkiem 100%. Wynagrodzenie za nadgodziny będzie ustalone następująco:
- 7200 zł / 184 godziny = 39,13 zł;
- 39,13 zł × 2 godziny = 78,26 zł – wynagrodzenie za czas przepracowany;
- 78,26 zł × 50% = 39,13 zł – dodatek za nadgodziny.
Do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić kwotę 117,39 zł (78,26 zł + 39,13 zł) oraz:
- 39,13 zł × 3 godziny = 117,39 zł – wynagrodzenie za czas przepracowany;
- 117,39 zł × 100% = 117,39 zł – dodatek za nadgodziny.
Do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić kwotę 234,78 (117,39 zł + 117,39 zł).
Sprawdźmy zatem, jak wynagrodzenie za nadgodziny wpłynie na wynagrodzenie urlopowe.
Przykład 3.
Pracownik korzystał z 9 dni (72 godzin) urlopu wypoczynkowego w sierpniu 2024 roku. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego w okresie 3 miesięcy przed urlopem otrzymywał wynagrodzenie za nadgodziny. Jego wynagrodzenie wypłacane jest w ostatnim dniu miesiąca.
Miesiąc | Liczba przepracowanych godzin | Wynagrodzenie za nadgodziny |
lipiec | 184 + 5 nadgodzin = 189 | 234,78 zł |
czerwiec | 160 + 15 nadgodzin = 175 | 678,59 zł |
maj | 160 | - |
suma | 524 | 913,37 zł |
Ustalenie wynagrodzenia za czas urlopu:
- 913,37 zł / 524 godziny = 1,74 zł;
- 1,74 zł × 72 godziny urlopu = 125,28 zł.
Pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzyma dodatkowo wynagrodzenie za czas urlopu w wysokości 125,28 zł.
Przeliczenie nadgodzin w przypadku podwyżki
Podczas ustalania wynagrodzenia za czas urlopu może dojść do sytuacji, w której pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w miesiącu, w którym zmieniło się jego wynagrodzenie. Przepisy wspomnianego już rozporządzenia urlopowego przewidują taką sytuację i wskazują odpowiednie postępowanie.
W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia, o których mowa w § 8, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.
W praktyce oznacza to, że jeśli w miesiącu, w którym wykorzystano urlop wypoczynkowy, zmieniła się wysokość tego wynagrodzenia, to składniki zmienne brane do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy przeliczyć na nowo według nowo obowiązującej stawki.
Przykład 4.
Pracownik w lipcu korzystał z 5 dni (40 godzin) urlopu wypoczynkowego. W tym też miesiącu otrzymał podwyżkę wynagrodzenia z kwoty 6200 zł na 6700 zł. W okresie 3 miesięcy przed urlopem tylko w maju miał 4 nadgodziny płatne 50% i z tego tytułu otrzymał dodatkowe wynagrodzenie.
Wynagrodzenie za nadgodziny w maju: 6200 zł / 160 godzin = 38,75 zł;
38,75 zł × 4 godziny = 155 zł + 50% = 232,50 zł.
Jednak w związku z podwyżką w lipcu, do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić kwotę za nadgodziny wyliczoną według wyższej stawki:
6700 zł / 160 godzin = 41,88 zł;
41,88 zł × 4 godziny = 167,52 zł + 50% = 251,28 zł.
Wynagrodzenie urlopowe:
- suma godzin przepracowanych z okresu kwiecień–czerwiec: 492;
- 251,28 zł / 492 godziny = 0,51 zł;
- 0,51 zł × 40 godzin = 20,40 zł.
Podsumowanie
Obliczanie wynagrodzenia urlopowego, szczególnie z uwzględnieniem nadgodzin, jest procesem wymagającym precyzji, rzetelności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Złożoność tego zadania sprawia, że pracodawcy muszą przywiązywać szczególną wagę do transparentności i dokładności w naliczaniu wynagrodzeń, co z kolei ma bezpośredni wpływ na relacje z pracownikami oraz na ogólną atmosferę w miejscu pracy.
Dbałość o prawidłowe naliczanie wynagrodzenia urlopowego jest kluczowa nie tylko z perspektywy przestrzegania prawa, ale także z punktu widzenia budowania długoterminowych, pozytywnych relacji w firmie. Pracodawcy, którzy dbają o transparentność i zgodność z prawem w tej kwestii, tworzą środowisko pracy, w którym pracownicy czują się doceniani i traktowani sprawiedliwie. Takie podejście sprzyja budowaniu zaufania i lojalności, co w długoterminowej perspektywie przekłada się na wyższą motywację do pracy oraz pozytywną atmosferę w zespole.
